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Praxisauftrag und Kompetenzcheck - Kaufmann für Büromanagement - 2. Ausbildungsjahr

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Einleitung

Du lernst, einen berufstypischen Büroauftrag von der ersten Kundenanfrage bis zur abschließenden Qualitätskontrolle eigenständig und nachvollziehbar zu bearbeiten. Im zweiten Ausbildungsjahr verknüpfst du Kunden akquirieren und binden (Lernfeld 5), Werteströme erfassen und beurteilen (Lernfeld 6), Gesprächssituationen gestalten (Lernfeld 7) und Personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen (Lernfeld 8). Ziel ist nicht nur ein rechnerisch richtiges Ergebnis: Eine gute kaufmännische Entscheidung berücksichtigt den Kundenbedarf, Termine, Beschaffung, Mitarbeitendenkapazitäten, Wirtschaftlichkeit, Datenschutz und eine überprüfbare Dokumentation.

Als durchgängiges Jahresprojekt dient ein vollständig fiktiver Lernbetrieb, der Büroorganisations-Sets für eine ebenfalls fiktive Geschäftskundschaft vorbereitet. Alle Namen, Rollen, Kennziffern, Angebote und Preise sind erfunden. Die Materialien sind für Simulation und Unterricht bestimmt; du verschickst keine echten Werbenachrichten, Rechnungen oder personenbezogenen Daten. Der Ausbildungsbetrieb darf reale Aufgaben nur mit Freigabe und fachlicher Begleitung übertragen. Beziehe betrieblichen Ausbildungsplan, zuständige Kammer, den einschlägigen Landeslehrplan und mögliche Wahlqualifikationen ein. Dieser Lernkurs ersetzt weder betriebliche Unterweisung noch Prüfungszulassung oder amtliche Anerkennung.

Der Berufsbezug stützt sich auf das aktuelle BIBB-Berufsprofil und die Büromanagementkaufleute-Ausbildungsverordnung vom 25. Februar 2025, die seit 1. August 2025 gilt. Der Kurs erläutert die beruflichen Zusammenhänge eigenständig, ohne den amtlichen Regelungstext zu übernehmen.

Kundenbedarf erkennen, Kunden gewinnen und Aufträge klären

Vom Erstkontakt zur prüfbaren Auftragsbeschreibung

Ein Geschäftsprozess führt Eingaben wie eine Anfrage, Informationen und Materialien über abgestimmte Arbeitsschritte zu einem Ergebnis. Bei einer Kundenanfrage unterscheidest du Interessent, Anfrage, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferung und Reklamation. Eine Anfrage beschreibt zunächst einen Bedarf. Das Angebot nennt unter anderem die angebotene Leistung, Menge, Preis, Leistungsumfang und zeitliche Bedingungen. Erst die passende vertragliche Einigung und die betrieblich vorgesehene Freigabe erlauben verbindliches Handeln. Kläre insbesondere Menge, Liefertermin, Zahlungs- und Versandbedingungen, Qualitätsmerkmale und erreichbare Ansprechwege. Wenn etwas unklar ist, frage nach und protokolliere die vereinbarte Antwort.

Ein Anforderungsprofil für den Modellauftrag kann so aussehen: 40 vollständig bestückte Büro-Sets, gewünschte Übergabe in fünf Arbeitstagen, eindeutige Beschriftung, einheitliche Verpackung und ein schriftliches Angebot. Als Abnahmekriterium gilt beispielsweise: Alle 40 Sets enthalten dieselben drei festgelegten Komponenten und die Übergabe ist anhand einer anonymen Prüfliste dokumentiert. Verwechsle eine bloße Tätigkeit wie „Material bestellen“ nicht mit einem überprüfbaren Ergebnis wie „40 vollständige Sets liegen mit Lieferschein und Prüfprotokoll bereit“.

Beispielgrafik eines Ablaufs; übertrage das Prinzip auf Anfrage, Prüfung, Freigabe, Beschaffung und Übergabe. Bild: Abbas2024, CC0 1.0, Wikimedia Commons. Die Abbildung ist kein betriebsspezifischer Verfahrensplan.

Kundenakquise, Kundenbindung und Recht

Akquise bedeutet, berechtigte Geschäftschancen zu erschließen, etwa durch eine sachliche Informationsseite, eine veröffentlichte Leistungsbeschreibung oder die Reaktion auf eine eingegangene Anfrage. Kundenbindung entsteht durch verlässliche Zusagen, gute Erreichbarkeit, passende Lösungen und sorgfältige Nachbetreuung. Erstelle dazu eine einfache Kundenzufriedenheitsabfrage ohne Personenprofil. Der Erfolg lässt sich mit einer anonymen Kennzahl beurteilen: zum Beispiel 8 qualifizierte Anfragen, 4 abgegebene Angebote und 2 angenommene Aufträge ergeben eine Angebotsannahmequote von 2 / 4 × 100 = 50 %. Kleine Stichproben erlauben noch keine belastbare Aussage über den Markt.

Für Werbe-E-Mails gelten strenge Voraussetzungen; insbesondere ist die vorherige ausdrückliche Einwilligung nach § 7 UWG regelmäßig erforderlich, soweit keine eng begrenzte gesetzliche Ausnahme greift. Nutze im Kurs deshalb nur entworfene, nicht versendete Werbetexte und synthetische Datensätze. Auch bei rechtmäßig erhobenen Kontaktdaten gelten Zweckbindung, Datenminimierung, Berechtigungskontrolle und angemessene Löschregeln gemäß DSGVO und BDSG – BfDI-Information. Eine Kundennummer ist in einem realen System nicht automatisch anonym; die Beispieldatensätze hier sind vollständig erfunden.

Typische Fehler: Ein nicht bestätigtes Lieferdatum als verbindlich ausgeben; Zielgruppen ohne zulässige Kontaktgrundlage anschreiben; nur den Preis, nicht aber den konkreten Leistungsumfang vergleichen; echte Kundeninformationen in frei zugängliche Lernplattformen kopieren.

Informations- und Materialfluss sowie Personaleinsatz planen

Schnittstellen und Beschaffungsentscheidungen

Der Informationsfluss enthält Anfrage, Angebotsfreigabe, Liefertermin, Auftragsstatus, Prüfprotokoll und Rechnungsvorbereitung. Der Materialfluss umfasst Bedarfsermittlung, Bestellung, Wareneingang, Kommissionierung, Verpackung und Auslieferung. Beide Flüsse hängen zusammen: Ohne zuverlässigen Bestand kann niemand einen Termin sicher zusagen. Benenne pro Schritt eine verantwortliche Rolle, benötigte Eingaben und die Ausgabe für den nächsten Schritt. Ein digitaler Status wie „Bestellung bestätigt“ ersetzt nicht die tatsächliche Kontrolle von Menge und Zustand beim Wareneingang.

Für einen Angebotsvergleich zählen alle relevanten Einkaufskosten, Lieferfähigkeit und Qualitätsanforderungen. Bei zwei Lieferanten kann ein höherer Stückpreis durch geringere Versandkosten und eine kürzere Lieferzeit insgesamt die bessere Wahl sein. Eine günstige Beschaffung, die den zugesagten Termin verfehlt, ist fachlich nicht automatisch wirtschaftlich. Bei Nachhaltigkeit prüfst du sinnvollerweise auch Mehrwegverpackungen, gebündelte Lieferungen und tatsächlichen Bedarf; pauschale Umweltversprechen ohne Messgrundlage sind keine Qualitätsnachweise.

Arbeits- und Personalbedarf abstimmen

Personalbedarf meint hier die für den Auftrag erforderlichen Tätigkeitszeiten und Kompetenzen, nicht den Zugriff auf Personalakten. Schätze die Zeit je Tätigkeit, ordne sie verfügbaren Rollen zu und berücksichtige Qualifikation, Vertretung, Pausen und betriebliche Freigaben. Eine Kapazitätsplanung darf nicht bloß rechnerisch die gesamte Arbeitszeit verplanen: Halte Puffer für Rückfragen oder beschädigte Ware vor. Für personelle Entscheidungen gelten betriebliche Vereinbarungen und arbeitsrechtliche Vorgaben; Auszubildende entscheiden nicht eigenmächtig über Dienstpläne, Mehrarbeit oder personenbezogene Personalmaßnahmen.

Ein Gantt-Diagramm visualisiert zeitliche Abhängigkeiten und Meilensteine. Bild: Zorkow, CC BY-SA 4.0, Wikimedia Commons. Der dargestellte Fremdprojektplan ist lediglich ein Strukturbeispiel.

Mini-Arbeitsplan: Tag 1 Bedarf klären und Angebot abstimmen; Tag 2 geeigneten Lieferanten wählen, Bestellung nach Freigabe simulieren; Tag 3 bis 4 Materialeingang, Zusammenstellung und Stichproben; Tag 5 Übergabe, Qualitätskontrolle und Dokumentation. Risiken: unbestätigte Verfügbarkeit, Krankheitsvertretung und fehlerhafte Artikelkennzeichnung. Für jedes Risiko notierst du ein Frühsignal und eine zulässige Alternative, etwa die Rückfrage zum Termin statt einer ungedeckten Zusage.

Digitale Sicherheit: Bearbeite fiktive Auftragslisten in einer freigegebenen Übungsumgebung. Nutze rollenbezogene Zugriffsrechte, nachvollziehbare Versionsstände und gesicherte Ablage. Eine generative KI darf Entwürfe sprachlich unterstützen, aber keine echten personenbezogenen Daten aus Personal- oder Kundenakten ohne passende Freigabe erhalten; Angebote, Berechnungen und Quellen werden unabhängig geprüft.

Werteströme berechnen und kaufmännisch beurteilen

Umsatz, Rabatt und Umsatzsteuer

Der Listenverkaufspreis ist der Ausgangspreis vor einem vereinbarten Nachlass. Rabatt reduziert im Modell den Nettopreis. Bei einem Nettolistenwert von 2.080,00 € und 5 % Rabatt erhältst du 2.080,00 € × 0,05 = 104,00 € Nachlass. Der Nettoverkaufserlös beträgt 2.080,00 € − 104,00 € = 1.976,00 €. Für die ausdrücklich als inländische, regulär besteuerte Lieferung angenommene Übungsware rechnen wir mit 19 % Umsatzsteuer: 1.976,00 € × 0,19 = 375,44 €, also 2.351,44 € brutto. Die Besteuerung realer Umsätze ist vorab zu prüfen; nicht jede Ware und Leistung unterliegt demselben Satz. Rechtsquelle: § 12 UStG.

Eine Rechnung ist kein frei erfundenes Dokument: § 14 UStG regelt notwendige Rechnungsangaben und Anforderungen an elektronische Rechnungen. Unser Übungsblatt ist ausdrücklich keine reale oder versandfähige Rechnung und enthält keine echten Anschriften oder Steuernummern. Im Ausbildungsbetrieb ist für die konkrete Abrechnung die jeweils gültige rechtliche und technische Umsetzung zu prüfen.

Bezugspreis und Deckungsbeitrag

Bei der Bezugskalkulation berücksichtigst du den Warenwert und die zurechenbaren Bezugskosten wie Transport; Zahlungs- und Rabattbedingungen können zusätzliche Unterschiede erzeugen. Der Deckungsbeitrag ist in einer vereinfachten einstufigen Rechnung der Nettoerlös abzüglich variabler Kosten. Er steht noch zur Deckung fixer Kosten zur Verfügung und ist nicht gleich Gewinn. Personalzeiten, die bereits durch feste Beschäftigungskosten abgedeckt sind, dürfen nicht kommentarlos als variable Kosten zusätzlich abgezogen werden. Kalkuliere immer mit konsistenten Netto- oder Bruttogrößen und kennzeichne Annahmen.

Deutschsprachiges Lernvideo „Die Bezugskalkulation (Angebotsvergleich) – einfach erklärt!“, Kanal x gleich 5 – Lernvideos Wirtschaftsschule Bayern, 2018. Videoquelle. Inhalte mit der hier vorgegebenen Datenlage abgleichen; keine freie Videolizenz behauptet.

Deutschsprachiges Lernvideo „Deckungsbeitrag einfach erklärt: So berechnest Du ihn richtig“, IU Internationale Hochschule, 2022. Videoquelle. Externer Videoinhalt; keine OER-Lizenz behauptet.

Häufige Rechenfehler: Prozentnachlass auf bereits rabattierten Betrag falsch anwenden; Nettowarenwert eines Lieferanten mit Bruttowert eines anderen vergleichen; Transportkosten vergessen; Umsatzsteuer fälschlich als Deckungsbeitrag betrachten; eine Marge mit einem Gewinn gleichsetzen; Zwischenschritte nicht mit Einheiten und Annahmen versehen.

Gespräche gestalten, Fehler klären und Qualität sichern

Professionelle Kunden- und Teamkommunikation

Ein erfolgreiches Auftragsklärungsgespräch folgt einem überprüfbaren Ablauf: Anliegen und Rolle nennen, offene Fragen stellen, Menge und Termin wiederholen, mögliche Einschränkungen sachlich erklären, die Vereinbarung zusammenfassen und den nächsten Kontakt festlegen. Bei einer Beschwerde trennst du Beobachtung, Auswirkung und Lösungsvorschlag. Beispiel: „In drei Sets stimmen die Etiketten nicht. Wir prüfen alle 40 Sets gegen die Freigabeliste und melden den neuen Übergabezeitpunkt.“ Vermeide Schuldzuweisungen. Halte eine schriftliche Gesprächsnotiz mit fiktiver Vorgangsnummer und bestätigtem Ergebnis fest.

Ein Soll-Ist-Vergleich macht Qualität messbar. Im Beispiel lautet Soll: 40 Sets mit korrekten Etiketten. Ist: 37 korrekt, 3 falsch. Die Fehlerquote beträgt 3 / 40 × 100 = 7,5 %. Diese Quote bezieht sich ausdrücklich auf die kontrollierten Sets in der Simulation. Eine Qualitätsreaktion besteht aus Sofortkorrektur, Ursachenanalyse und einer erneuten vollständigen Kontrolle vor Abnahme.

Fehleranalyse und kontinuierliche Verbesserung

Das Ursache-Wirkungs-Diagramm (Ishikawa) strukturiert mögliche Einflussfaktoren, beispielsweise Material, Mensch, Methode, Technik und Umgebung. Es beweist nicht automatisch die Ursache. Ein sinnvoller Prüfpfad lautet: Etikettenmuster vergleichen, Druckdatei prüfen, Freigabeprozess nachvollziehen, Abweichung dokumentieren. Erst dann legst du eine Maßnahme fest, etwa einen freigegebenen Musterbogen und die zweite Sichtkontrolle bei der ersten Serie.

Prinzip der Ursache-Wirkungs-Analyse: mögliche Einflussgrößen sammeln, nicht ungeprüft Schuldige suchen. Bild: Capi, CC BY-SA 3.0 / GFDL, Wikimedia Commons.

Der PDCA-Zyklus steht für Planen, Umsetzen, Prüfen und Verbessern. Für den Modellauftrag: Prüfregel festlegen, Etikettenprozess durchführen, Fehlerquote prüfen, verbindliche Verbesserungsmaßnahme in der Übungsdokumentation übernehmen. Kennzahlen ohne festgelegte Messmethode liefern keine sichere Qualitätsaussage.

PDCA-Kreislauf für die Prozessverbesserung. Bild: Christoph Roser / AllAboutLean.com, CC BY-SA 4.0, Wikimedia Commons.

Arbeits- und Gesundheitsschutz: Bei Bildschirmarbeit gehören geeignete Sitz- und Bildschirmposition, wechselnde Tätigkeiten, blendungsarme Beleuchtung und regelmäßige Entlastung zum sicheren Prozess. Berücksichtige die Arbeitsstättenverordnung, Anhang 6 und die DGUV Information 215-410. Das Bewegen schwerer Kartons, der Umgang mit elektrischen Geräten und Eingriffe an Einrichtungen sind keine eigenständigen Schülerversuche: Nur befugte, unterwiesene Personen handeln nach betrieblicher Gefährdungsbeurteilung und erforderlicher Aufsicht. Die sichere Alternative ist eine digitale Warenfluss-Simulation mit leeren Kartons aus Papier, Tabellen und frei erfundenen Dokumenten.

Durchgerechneter Praxisauftrag und Jahreskompetenzcheck

Ausgangslage und vollständige Handlung

Der fiktive Lernbetrieb BüroPlan Lernservice erhält von einer fiktiven Geschäftskundschaft eine konkrete Anfrage zu 40 Büroorganisations-Sets innerhalb von fünf Arbeitstagen. Je Set sind drei definierte Bestandteile und eine einheitliche Kennzeichnung vorgesehen. Die Kundschaft fragt nach einem nachvollziehbaren Angebot und einer dokumentierten Qualitätssicherung. Der bisherige Nettolistenpreis beträgt 52,00 € je Set; bei 40 Sets soll ein Nachlass von 5 % gelten. Zwei mögliche Lieferanten liefern die benötigten Rohsets. Die innerbetriebliche Verpackung kostet vereinfachend 2,00 € je Set; diese Kosten sind im Fall als variable auftragsbezogene Kosten gesetzt. Sonstige fixe Betriebskosten sind nicht mitgerechnet.

Lieferant	Rohset pro Stück netto	Lieferung gesamt netto	Lieferzeit	Ausgangsbewertung
A	24,00 €	70,00 €	6 Arbeitstage	Termin gefährdet
B	25,00 €	20,00 €	4 Arbeitstage	Termin erreichbar

1. Informieren und analysieren: Erfasse die Anfrage als fiktiven Vorgang V-204. Prüfe Menge, Bestandteile, Termin, Lieferbedingung und Qualitätsmaßstab. Rückfragen werden als Gesprächssimulation festgehalten. Datengrundlage und Entscheidungsannahmen sind im Vorgangsblatt notiert.

2. Planen: Lege Freigaben und Verantwortlichkeiten fest. Setze Tag 1 für Bedarfs- und Angebotsprüfung, Tag 2 für Vergleich und simulierte Bestellung, Tag 3 bis 4 für Wareneingangs- und Setkontrolle sowie Tag 5 für die Übergabe an. Plane für Rolle A insgesamt 2,5 Stunden Kommunikation und Dokumentation, für Rolle B 1,5 Stunden Einkauf und Disposition und für Rolle C 3 Stunden Vorbereitung und Kontrolle: 2,5 + 1,5 + 3 = 7 Stunden. Diese 7 Stunden sind der geschätzte Tätigkeitsbedarf, keine rechtlich zulässige Aussage über einzelne Dienstpläne. Zusätzliche Pufferzeit ist betrieblich zu organisieren.

3. Entscheiden und begründen: Vergleiche den Gesamtbezugspreis. Lieferant A: 40 × 24,00 € + 70,00 € = 1.030,00 € netto, Lieferzeit 6 Arbeitstage. Lieferant B: 40 × 25,00 € + 20,00 € = 1.020,00 € netto, Lieferzeit 4 Arbeitstage. Entscheidung: B, weil die gesamten Bezugskosten um 10,00 € niedriger liegen und die vorgegebene Frist grundsätzlich erreichbar bleibt. Vor realer Beauftragung wären Verfügbarkeit und Konditionen verbindlich zu prüfen.

4. Durchführen: Bereite das freizugebende Kundenangebot und eine rein interne Bestellsimulation vor. Rechnungsgang in klaren Stufen: 40 × 52,00 € = 2.080,00 € Nettolistenwert; Rabatt = 2.080,00 € × 5 / 100 = 104,00 €; Nettoerlös = 1.976,00 €; Umsatzsteuer als angenommener Regelsteuersatz = 1.976,00 € × 0,19 = 375,44 €; Bruttogesamtbetrag = 2.351,44 €. Vermerke ausdrücklich „ÜBUNG – keine Rechnung, keine Bestellung, keine externe Übermittlung“.

5. Kontrollieren: Lieferant B: 1.020,00 € Bezugskosten; 40 × 2,00 € = 80,00 € Verpackung; zusammen 1.100,00 € variable Kosten. Der vereinfachte Auftragsdeckungsbeitrag ist 1.976,00 € − 1.100,00 € = 876,00 €. Die Umsatzsteuer ist kein zusätzlicher Erlös. Mit dem Deckungsbeitrag allein ist weder der Unternehmensgewinn noch die Kostendeckung aller Fixkosten belegt. Vergleiche Setanzahl, Sollbestandteile, Etiketten und vereinbarten Termin. Bei drei fehlerhaften Etiketten ist die Fehlerquote 3 / 40 = 7,5 %; korrigiere sie und prüfe danach erneut. Personelle Nacharbeitszeit ist gesondert zu erfassen, soweit sie anfällt.

6. Bewerten und reflektieren: Halte fest, warum B wirtschaftlich und zeitlich vorzuziehen ist, welchen Anteil die Kommunikation an der Kundenzufriedenheit hat, welche Fehlerursache bestätigt wurde und welche vorbeugende Kontrolle wiederholbar ist. Werte Abweichungen anhand von Daten aus, statt nachträglich nur Erfolge zu behaupten.

Muster eines prüfbaren Arbeitsergebnisses

Nachweis	Auszufüllendes oder erreichtes Ergebnis	Prüfung
Vorgangsblatt	V-204; 40 Sets; Frist 5 Arbeitstage; definierte Bestandteile	Anforderungen vollständig und ohne echte Daten
Angebotsvergleich	A 1.030,00 €; B 1.020,00 €; B wird begründet gewählt	Einheitlich netto gerechnet; Termin berücksichtigt
Übungsangebot	1.976,00 € netto; 375,44 € USt; 2.351,44 € brutto	Rabattbasis und Rechenweg nachvollziehbar
Rollen- und Zeitplan	A 2,5 h; B 1,5 h; C 3 h; Summe 7 h	Zuständigkeiten, Vertretung, Freigabe und Puffer geklärt
Qualitätsprotokoll	40 geprüft, zunächst 3 Etikettenfehler, nach Korrektur 40 korrekt	Soll-Ist-Prüfung, erneute Kontrolle dokumentiert
Reflexion	eine belegte Ursachenhypothese, eine Vorbeugungsmaßnahme, ein Kundenfeedbackkonzept	Wirksamkeit bei nächstem Simulationsdurchlauf überprüfbar

Plausibilitätskontrolle: Rechne den Gesamtrabatt aus dem Nettolistenwert, addiere die Umsatzsteuer erst nach dem Rabatt, vergleiche die Lieferanten inklusive Lieferkosten und prüfe die 40 Positionen anhand einer identischen Checkliste. Schreibe auf, ob eine Annahme in der Realität erst durch den Betrieb bestätigt werden müsste. Ein überzeugender Bericht nennt begründete Entscheidungen und offene Risiken statt bloß Zahlen.

Bewertungsraster für den Kompetenzcheck

Kompetenzbereich	Maximalpunkte	Beobachtbares Kriterium
Auftrag analysieren	15	Bedarf, Mengen, Frist und Qualitätsanforderungen nachvollziehbar erfasst
Arbeitsplan und Personaleinsatz	15	Reihenfolge, Rollen, Zeitansatz, Puffer und Freigaben plausibel
Fachrechnen und Werteströme	20	Angebotsvergleich, Rabatt, Steuer und Deckungsbeitrag fehlerfrei begründet
Kunden- und Teamkommunikation	15	sachliche Rückfragen, verständliches Angebot und dokumentierte Abstimmung
Informations- und Materialfluss	15	eindeutige Schnittstellen und prüfbare Belege in korrekter Reihenfolge
Qualität, Sicherheit und Datenschutz	10	dokumentierte Kontrolle, Korrektur, Schutzmaßnahmen und nur fiktive Daten
Reflexion und Verbesserung	10	Abweichung ursachengerecht ausgewertet, wirksame Maßnahme vorgeschlagen
Gesamt	100	Punkte pro Kriterium mit kurzer Belegbegründung dokumentieren

Bewertungsanker: Volle Punkte bei vollständiger, fachlich korrekter und belegbarer Umsetzung; etwa drei Viertel bei kleinen, begrenzten Lücken; etwa die Hälfte bei einer teilweise tragfähigen Bearbeitung; wenige oder keine Punkte bei unbrauchbaren oder fehlenden Nachweisen. Eine bloße Präsentation ohne kalkulatorische Belege erhält im Rechenteil keine vollen Punkte. Sicherheits- und Datenschutzverstöße dürfen nicht als akzeptables Übungsrisiko gewertet werden; reale Tätigkeiten werden bei Unsicherheit gestoppt und mit zuständiger Fachkraft abgestimmt.

Jahresprojekt mit sicherer Praxisalternative

Über das zweite Ausbildungsjahr baust du den Modellauftrag zu einer vollständigen Handlung aus. Die folgenden sechs Etappen sind ein anpassbarer Unterrichtsvorschlag, kein amtlich verbindlicher Monatsplan:

Monate 1–2 – Kundenbedarf und Akquise: Erstelle eine sachliche Leistungsbeschreibung, zwei synthetische Anfragevarianten und einen nicht versendeten Entwurf für die Kundenreaktion; beachte § 7 UWG.
Monate 3–4 – Werteströme: Kalkuliere drei Angebotsmengen, führe einen Bezugspreisvergleich und dokumentiere eine beispielhafte Zahlungs- und Belegkette ohne reale Buchung.
Monate 5–6 – Gespräche: Trainiere Beratung, interne Übergabe und Reklamationsklärung in Rollenspielen; protokolliere ausschließlich erfundene Fälle.
Monate 7–8 – Personalwirtschaft: Plane Rollen, Qualifikationen und Vertretung für ein kleines Projekt; nutze keine echten Abwesenheits- oder Beschäftigtendaten.
Monate 9–10 – Durchführung und Kontrolle: Simuliere den Materialfluss mit digitalen Bestandskarten, Papiermodellen oder ungefährlichen leeren Schachteln; führe Prüflisten.
Monate 11–12 – Evaluation und Transfer: Vergleiche Kosten, Zeiten und Fehlerquoten, verbessere den Prozess und präsentiere die vollständige anonymisierte Projektakte.

Sichere Alternative: Wenn der Betrieb keine reale Durchführung gestattet, bearbeite denselben Auftrag vollständig mit Tabellenkalkulation, digitalen Statuskarten, Musteretiketten und fiktiven Gesprächsrollen. Drucker, elektrische Geräte, schwere Lasten und betriebliche Systeme dürfen nur nach Unterweisung, Freigabe und erforderlicher Aufsicht verwendet werden. Diese Simulationsvariante erfüllt die vorgesehenen Lernprodukte, behauptet aber keine betriebliche Prüfungsleistung.

Interaktive Aufgaben

Quiz: Fachwissen zum Praxisauftrag

Welche Information muss vor einer belastbaren Lieferzusage geklärt werden? (Verfügbarkeit und bestätigte Lieferfrist) (!Die Lieblingsfarbe der Sachbearbeitung) (!Die private Anschrift der Auszubildenden) (!Die spätere Rechnungsnummer)

Welche Form der Kundenakquise ist für den Übungsfall rechtlich und datenschutzbezogen sicher? (Eine sachliche Informationsseite und nur simulierte Reaktionen auf Anfragen) (!Ungefragte Werbe-E-Mails an private Adressen) (!Weitergabe echter Kundendaten an eine öffentliche KI) (!Kopieren fremder Kontaktlisten ohne Rechtsgrundlage)

Was unterscheidet beim Lieferantenvergleich den Bezugspreis vom reinen Warenwert? (Zurechenbare Bezugskosten wie Fracht werden einbezogen) (!Es wird nur der höchste Einzelpreis betrachtet) (!Umsatzsteuer wird immer doppelt addiert) (!Lieferkosten werden grundsätzlich ignoriert)

Wie groß ist der Nettoerlös bei 2.080 Euro Nettolistenwert und 5 Prozent Rabatt? (1.976,00 Euro) (!1.872,00 Euro) (!2.184,00 Euro) (!2.080,05 Euro)

Welche Umsatzsteuer ergibt sich im Modell bei 1.976 Euro netto und 19 Prozent Regelsteuersatz? (375,44 Euro) (!395,20 Euro) (!197,60 Euro) (!2.351,44 Euro)

Welcher Lieferant erfüllt im Praxisfall Kosten- und Terminanforderung besser? (Lieferant B mit 1.020 Euro Bezugskosten und vier Arbeitstagen) (!Lieferant A wegen seines niedrigeren Stückpreises ohne Fracht) (!Lieferant A mit sechs Arbeitstagen bei einer Fünftagesfrist) (!Beide sind unabhängig von Frist und Versandkosten gleichwertig)

Wie hoch ist der vereinfachte Auftragsdeckungsbeitrag bei 1.976 Euro Nettoerlös und 1.100 Euro variablen Kosten? (876,00 Euro) (!1.100,00 Euro) (!2.351,44 Euro) (!375,44 Euro)

Was zeigt die Addition von 2,5 Stunden, 1,5 Stunden und 3 Stunden im Personalplan? (Einen geschätzten Tätigkeitsbedarf von sieben Stunden) (!Die gesetzlich vorgeschriebene Wochenarbeitszeit) (!Die Lohnsteuer des Teams) (!Die Zahl der Kundinnen im Auftrag)

Welche Reaktion ist bei drei falsch beschrifteten Sets fachlich angemessen? (Abweichung dokumentieren, Etiketten korrigieren und erneut prüfen) (!Fehlerquote ohne Kontrolle auf null setzen) (!Den Fehler dem Kunden verschweigen und trotzdem abnehmen) (!Ungeprüft alle Materialien entsorgen)

Welche Aussage zum Deckungsbeitrag ist richtig? (Er dient nach Abzug variabler Kosten zur Deckung fixer Kosten) (!Er entspricht immer dem fertigen Unternehmensgewinn) (!Er enthält die Umsatzsteuer als zusätzlichen Ertrag) (!Er ergibt sich ausschließlich aus der Zahl der Bestellungen)

Memory

Finde die sechs fachlich passenden Begriff-Erklärung-Paare und erläutere anschließend ein selbst gewähltes Paar an unserem Modellauftrag.

Anfrage	Mitteilung eines konkreten Kundenbedarfs vor der Angebotsentscheidung
Bezugspreis	Warenwert einschließlich zurechenbarer Beschaffungskosten
Deckungsbeitrag	Differenz zwischen Nettoerlös und variablen Kosten
Gesprächsnotiz	Kurze dokumentierte Vereinbarung mit offenen Punkten
Kapazitätsplanung	Zuordnung erforderlicher Tätigkeitszeiten zu verfügbaren Rollen
Abnahmekriterium	Vorab bestimmtes nachprüfbares Merkmal der fertigen Leistung

Drag-and-drop

Ordne die fünf Tätigkeiten den dazugehörigen prüfbaren Arbeitsergebnissen zu.

Passende Tätigkeit	Arbeitsergebnis
Bedarf klären	Bestätigte Mengen und Qualitätsmerkmale
Angebote vergleichen	Dokumentierter Bezugspreis und Lieferzeitvergleich
Rollen verteilen	Abgestimmte Kapazitäts- und Vertretungsübersicht
Material vorbereiten	Vollständige Sets gemäß Prüfliste
Abnahme dokumentieren	Freigegebenes Prüfprotokoll mit Restpunkten

Kreuzwort

Trage sechs Fachbegriffe ein. Jede Lösung besteht aus genau einem Wort.

Anfrage	Wie heißt die Mitteilung eines gewünschten Bedarfs vor der Angebotserstellung?
Rabatt	Wie heißt der prozentuale Preisnachlass vom vereinbarten Ausgangspreis?
Fracht	Wie heißt ein typischer Kostenbestandteil des Warentransports?
Umsatz	Welcher Begriff bezeichnet die Erlöse aus Verkäufen vor Abzug der Kosten?
Termin	Was muss für eine pünktliche Übergabe abgestimmt werden?
Reklamation	Wie heißt die Mitteilung einer Kundschaft über einen beanstandeten Fehler?

LearningApps

Vertiefe Prozessschritte, Kostenbegriffe und Qualitätsprüfung mit der passenden thematischen Suche. Extern angebotene Inhalte müssen vor dem Einsatz auf Fachrichtigkeit, Datenschutz und Altersangemessenheit geprüft werden; ein konkretes Fremdspiel wird hier nicht als redaktionell geprüft ausgegeben.

Lückentext

Ergänze die kaufmännischen Kernbegriffe. Die Aussagen beziehen sich auf die erklärten Abläufe und nicht auf eine ungesicherte externe Datenquelle.

Vor der Angebotserstellung wird der konkrete Kunden-

ermittelt.

Ein Angebot sollte den zugesagten

klar ausweisen.

Beim Lieferantenvergleich gehört die zusätzliche

zu den Bezugskosten.

Ein vereinbarter prozentualer Preisnachlass heißt

.

Der Unterschied zwischen Nettoerlös und variablen Kosten ist der

.

Die zeitliche Zuordnung von Tätigkeiten ist Teil der

.

Ein protokollierter Soll-Ist-Vergleich dient der

.

Die strukturierte Untersuchung möglicher Fehlerursachen nennt man

.

Offene Aufgaben

Bearbeite die folgenden zwölf Fachaufgaben in der Reihenfolge ihres Schwierigkeitsniveaus. Verwende ausschließlich synthetische Daten und nenne für jede Abgabe ein konkretes Arbeitsergebnis und ein Prüfkriterium.

Leicht

Kundenanfrage: Übertrage die fiktive Anfrage V-204 in ein Vorgangsblatt mit Menge, Termin, drei Qualitätsmerkmalen und zwei fachlichen Rückfragen.
Angebotsvergleich: Erstelle eine Tabelle für Lieferant A und B mit Stückwarenwert, Gesamtfracht, Gesamtbezugspreis und Lieferzeit; begründe deine Entscheidung in drei Sätzen.
Rabatt: Berechne für 40 Sets zu 52,00 € netto den Rabatt von 5 %, den Nettoerlös und den Bruttobetrag mit dem im Fall angenommenen Steuersatz; zeige alle Rechenschritte.
Gesprächsführung: Verfasse eine sachliche simulierte Telefonnotiz zur Terminbestätigung mit Anliegen, offenem Punkt, vereinbartem nächsten Schritt und fiktiver Vorgangsnummer.

Standard

Ablauforganisation: Zeichne einen Prozess mit mindestens sieben Stationen von Anfrage bis Abnahme und markiere an jeder Schnittstelle das übergebene Dokument.
Personalbedarf: Plane 7 Stunden Tätigkeitsbedarf auf drei Rollen, weise eine Vertretung für den Ausfall von Rolle C aus und erläutere, welche Entscheidung eine befugte Fachkraft treffen muss.
Kundenbindung: Entwickle eine nicht versendete, datensparsame Rückmeldemöglichkeit für den Modellkunden und zwei Kennzahlen mit eindeutigem Zähler und Nenner.
Qualitätssicherung: Entwirf eine Prüfliste für die 40 Sets, berechne die Quote bei drei fehlerhaften Etiketten und beschreibe Korrektur plus Nachkontrolle.

Schwer

Auftragskalkulation: Untersuche eine Mengenänderung auf 50 Sets bei gleicher 5-Prozent-Rabattvereinbarung; lege eine neue, ausdrücklich angenommene Frachtgebühr fest und prüfe Deckungsbeitrag sowie Terminrisiko.
Reklamationsmanagement: Spiele einen sachlichen Reklamationsdialog über fehlerhafte Kennzeichnungen, halte zugesagte Schritte fest und dokumentiere eine plausible Ursachenprüfung mit Fehlervermeidung.
Prozessoptimierung: Entwickle zwei Alternativen für den Materialfluss mit unterschiedlichen Verpackungs- und Transportannahmen; vergleiche nach Kosten, Termintreue und ökologisch nachvollziehbaren Indikatoren.
Kompetenznachweis: Präsentiere eine vollständige fiktive Projektakte mit Arbeitsplan, prüfbaren Arbeitsergebnissen, Fachrechnung, Gesprächsprotokoll, Rollenplanung, Qualitätsprotokoll und begründeter Reflexion.

Lernkontrolle

Auftragsprüfung: Eine Anfrage über 40 Sets nennt keinen verbindlichen Termin; formuliere fachlich zwei Rückfragen, ein vorläufiges Angebot und begründe, warum noch keine feste Zusage erfolgt.
Kostenvergleich: Lieferant A senkt im Modell seine Fracht auf 40,00 €; berechne den neuen Bezugspreis und beurteile anhand von Kosten und Sechstagefrist, ob sich die Entscheidung ändert.
Rechenkontrolle: Eine Kollegin multipliziert 2.080,00 € unmittelbar mit 1,19 und zieht erst danach 5 % ab; beurteile ihr Vorgehen anhand der vereinbarten Rabattbasis und stelle einen für die Prüfung nachvollziehbaren Rechenweg dar.
Vertretungsplanung: Rolle C fällt in der Simulation aus; entwirf zwei zulässige Handlungsoptionen und benenne, welche Verfügbarkeiten, Freigaben und Kundeninformationen zu prüfen sind.
Fehlerursache: Bei drei falschen Etiketten wird der Drucker sofort als Ursache benannt; beschreibe, welche Nachweise diesen Verdacht stützen oder widerlegen und wie eine wirksame Korrektur kontrolliert werden kann.
Datenschutz und Kommunikation: Ein Teammitglied schlägt vor, reale Kunden- und Personaldaten in einem frei zugänglichen Lernchat hochzuladen; bewerte den Vorschlag, erläutere mindestens zwei Schutzprinzipien und ersetze ihn durch eine sichere Übung.

Lernnachweis

Dein Leistungsnachweis ist eine vollständig synthetische, nachvollziehbar versionierte Projektakte zum Vorgang V-204. Abzugeben sind Auftragsanalyse mit Rückfragen, strukturierter Arbeits- und Rollenplan, dokumentierter Angebotsvergleich, prüfbarer Netto-Brutto-Rechenweg, Berechnung des vereinfachten Deckungsbeitrags, simulierte Kundenkommunikation, Material-/Informationsfluss, Qualitätsprotokoll mit Korrektur, Datenschutz- und Sicherheitscheck sowie eine Reflexion mit Verbesserungsmaßnahme. Markiere bei jeder Berechnung die Annahme und die Einheit, bei jeder Freigabe die zuständige Rolle und bei jedem Abweichungsfall die korrigierte Version.

Die lernende Person kann den Auftrag analysieren, planen, begründet bearbeiten, prüfen und dokumentieren, wenn sie das Arbeitsergebnis am Bewertungsraster mit maximal 100 Punkten belegt und im Fachgespräch erläutert, welche Abweichung eine andere betriebliche Entscheidung erfordern würde. Mögliche Transferprobe: neuer Liefertermin oder neue Frachtkosten; keine Wiederholung mit realen Personendaten. Lehrkräfte und Ausbildende stimmen ihre Bewertung auf Lehrplan und betrieblichen Ausbildungsplan ab.

OER und Wikipedia

Aktuelle Ausbildungs- und Rechtsquellen, geprüft für den Kursstand Oktober 2026:

BIBB: Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement – Berufsprofil, Ausbildungsdauer, berufliche Kompetenzen und Rahmenlehrplan.
BüroMKfAusbV vom 25.02.2025 – derzeitige Ausbildungsordnung; maßgebliche betriebliche Planungsgrundlage in Verbindung mit Ausbildungsrahmenplan und Landeslehrplan.
BIBB: Umsetzungshilfe 2025 – Umsetzungshinweise; Publikation unter CC BY-NC-ND 4.0, daher nicht als frei bearbeitbarer Normtext übernehmen.
§ 12 UStG und § 14 UStG – Steuersatz und Rechnungsanforderungen einschließlich elektronischer Rechnung.
§ 7 UWG – unerbetene Werbekontakte und Einwilligungsvoraussetzungen.
BfDI: DSGVO/BDSG – Grundsätze der rechtmäßigen Datenverarbeitung, Zweckbindung und Datenminimierung.
ArbStättV Anhang 6 und DGUV Fachbereich Verwaltung: Büro – Ergonomie, Arbeitsschutz sowie DGUV Information 215-410 und Regel 115-401.

Freie ergänzende Fachinformationen:

Wikipedia: Geschäftsprozess – Einstieg in Prozesse, Schnittstellen und Auftragsfluss.
Wikipedia: Deckungsbeitrag – weiterführende Erklärungen zur Kosten- und Leistungsrechnung.

Nachweise der tatsächlich recherchierten Medien, Urheber und angegebenen Lizenzen:

Eingebundene Datei oder Video	Geprüfter Quellnachweis	Urheber/Kanal	Lizenz beziehungsweise Nutzungsgrenze
File:FlowChart.svg	Commons-Dateiseite	Abbas2024	CC0 1.0
File:Wikimedia Foundation project gantt chart.png	Commons-Dateiseite	Zorkow	CC BY-SA 4.0
File:Ursache Wirkung Diagramm allgemein.svg	Commons-Dateiseite	Capi	CC BY-SA 3.0 / GFDL laut Dateiseite
File:PDCA-Loop.png	Commons-Dateiseite	Christoph Roser / AllAboutLean.com	CC BY-SA 4.0
https://www.youtube.com/watch?v=URqXjPs8Il0	Video „Bezugskalkulation“	x gleich 5 – Lernvideos Wirtschaftsschule Bayern	Rechte beim Kanal; nur Videoeinbettung, keine freie Nachnutzung behauptet
https://www.youtube.com/watch?v=vrTWBQABO_g	Video „Deckungsbeitrag“	IU Internationale Hochschule	Rechte beim Kanal; nur Videoeinbettung, keine freie Nachnutzung behauptet

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Verknüpfte Lernbereiche

Praxisauftrag und Kompetenzcheck

Die Lernbereiche werden im Projekt gemeinsam geprüft: Ein unvollständig geklärter Kundenwunsch verschlechtert die Planung, ein fehlerhafter Angebotsvergleich beeinflusst die Beschaffung, eine unklare Rollenverteilung erhöht Verzögerungsrisiken und eine fehlende Qualitätskontrolle gefährdet die Kundenbindung.

aiMOOC Projekte

Bearbeite als Abschlussprojekt den vollständigen fiktiven Vorgang V-204 oder eine fachlich vergleichbare, vollständig synthetische Variante. Vereinbare dazu mit Lehrkraft beziehungsweise Ausbildungsbegleitung eindeutig prüfbare Produkte, sichere Simulationsbedingungen, Arbeitsteilung und Bewertungsmaßstab. Vergleiche das Gesamtergebnis mit dem Ausbildungsrahmenplan und reflektiere verantwortliches wirtschaftliches und nachhaltiges Handeln.