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Datenschutz – Handlungssicher im Unterrichtsalltag

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Datenschutz – Handlungssicher im Unterrichtsalltag

Zielgruppe: Lehrkräfte in Baden-Württemberg Kurzbeschreibung: Datenschutzfragen aus dem täglichen Unterricht schnell und sicher einordnen.

Einleitung

Datenschutz im Schulalltag bedeutet nicht: „Nichts darf.“ Entscheidend ist, personenbezogene Daten nur mit passender Rechtsgrundlage, für einen klaren Zweck, auf einem geeigneten Weg und so sparsam wie möglich zu verarbeiten.

Für öffentliche Schulen in Baden-Württemberg liegt die datenschutzrechtliche Verantwortung bei der Schulleitung. Der behördliche Datenschutzbeauftragte unterstützt und berät. Die Verwaltungsvorschrift Datenschutz an öffentlichen Schulen und die Hinweise von IT.KULTUS-BW bilden hierfür wichtige landesspezifische Grundlagen.

Wichtig: Dieser Lernkurs ist eine Orientierung für typische Alltagssituationen. Bei Zweifeln, Sonderfällen oder schulindividuellen Vorgaben entscheidest Du nicht allein, sondern klärst die Situation mit Schulleitung und Datenschutzbeauftragten.

Die 5-Fragen-Routine

Bevor Du personenbezogene Daten nutzt, verschickst, fotografierst, hochlädst oder weitergibst, prüfe:

Zweck: Wofür brauche ich die Daten?
Rechtsgrundlage: Darf oder muss die Schule sie dafür verarbeiten?
Datenmenge: Brauche ich wirklich alle Angaben?
Empfänger und Technik: Wer erhält die Daten und ist der Übertragungsweg geeignet?
Freigabe: Ist das verwendete Gerät, die Plattform, der Messenger oder die KI-Anwendung schulisch freigegeben?

Merksatz: Notwendig, rechtmäßig, sparsam, geschützt, nachvollziehbar.

Die Datenschutz-Ampel

Die Ampel ist eine didaktische Entscheidungshilfe, keine eigene Rechtsnorm.

Ampel	Bedeutung	Deine nächste Handlung
🟢 Grün	Zweck, Rechtsgrundlage und sicherer Weg sind geklärt.	Nur die notwendigen Daten verarbeiten.
🟡 Gelb	Eine Voraussetzung ist unklar.	Stoppen, prüfen, Schulleitung oder Datenschutzbeauftragten einbeziehen.
🔴 Rot	Keine Rechtsgrundlage, kein geeigneter Schutz oder ein nicht freigegebener Dienst.	Nicht durchführen und datenschutzkonforme Alternative wählen.

Zehn typische Entscheidungsfälle

Schülerdaten

Fall: Du möchtest eine vollständige Klassenliste mit Namen, Anschriften und Telefonnummern an alle Eltern schicken.

Ampel: 🔴 Rot

Feedback: Daten, die die Schule für ihre Aufgabe verarbeiten darf, dürfen nicht automatisch an private Dritte weitergegeben werden. Prüfe Zweck, Empfängerkreis und Rechtsgrundlage. Teile nur Daten, deren Weitergabe tatsächlich zulässig und erforderlich ist.

Noten

Fall: Du liest die Namen und Einzelnoten der Klassenarbeit vor der ganzen Klasse vor.

Ampel: 🔴 Rot

Feedback: Nach der baden-württembergischen VwV dürfen individuelle Noten nicht vor der gesamten Klasse bekannt gegeben werden. Eine anonymisierte Notenverteilung ist möglich.

Besser: Einzeln mitteilen oder einen dafür vorgesehenen geschützten schulischen Weg nutzen.

E-Mail und Elternkommunikation

Fall: Ein Elternteil fragt per normaler E-Mail nach der Note und nach Verhaltensauffälligkeiten seines Kindes. Du möchtest ausführlich antworten.

Ampel: 🔴 Rot

Feedback: Die VwV sieht für unverschlüsselte E-Mail-Kommunikation zwischen Lehrkräften und Eltern grundsätzlich nur Terminabsprachen ohne weitere personenbezogene Inhalte vor. Für personenbezogene Informationen sind ein geeigneter geschützter Weg, Verschlüsselung oder gegebenenfalls der Briefweg zu nutzen.

Mini-Check E-Mail:

Dienstliche Adresse verwenden.
Empfänger vor dem Senden prüfen.
Bei Gruppenmails an externe Einzeladressen Empfängeradressen mit BCC schützen.
Personenbezogene Inhalte nur über einen geeigneten sicheren Übertragungsweg senden.

Fotos und Veröffentlichungen

Fall: Du fotografierst Schülerinnen und Schüler beim Schulfest und möchtest die Bilder auf die Schulhomepage stellen.

Ampel: 🟡 Gelb

Feedback: Für die Veröffentlichung identifizierbarer Schülerfotos ist regelmäßig eine vorherige Einwilligung erforderlich. Die Betroffenen müssen unter anderem über Zweck, Veröffentlichung und ihre Datenschutzrechte informiert werden. Bei Internetveröffentlichungen sind die besonderen Risiken zu bedenken.

Foto-Check:

Sind Personen identifizierbar?
Ist Aufnahme und Veröffentlichung wirklich erforderlich?
Liegt die erforderliche Einwilligung und Information vor?
Gilt die Einwilligung genau für diesen Veröffentlichungszweck?
Gibt es eine datensparsamere Alternative?

Lernplattformen

Fall: Eine neue Lernplattform gefällt Dir. Du legst ohne schulische Prüfung Konten für die ganze Klasse an.

Ampel: 🔴 Rot

Feedback: Bei externen Lernplattformen verarbeitet häufig ein Anbieter Daten im Auftrag der Schule. Die Schule muss vor dem Einsatz insbesondere Rechtsgrundlage, technische und organisatorische Maßnahmen sowie gegebenenfalls die Anforderungen an eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO klären.

Besser: Nutze schulisch bzw. landesseitig bereitgestellte oder ausdrücklich freigegebene Systeme.

Digitale Endgeräte

Fall: Du speicherst eine unverschlüsselte Datei mit Noten, Krankheitsangaben und Ordnungsmaßnahmen auf Deinem privaten Laptop.

Ampel: 🔴 Rot

Feedback: Die VwV Baden-Württemberg stellt für private Datenverarbeitungsgeräte besondere Anforderungen. Die Nutzung setzt unter anderem schulische Genehmigung und Schutzmaßnahmen voraus. Personenbezogene Daten sind zu verschlüsseln; besonders sensible Inhalte wie Krankheitsangaben oder Disziplinarmaßnahmen dürfen nicht auf privaten Geräten gespeichert werden.

Geräte-Check:

Gerät für diesen Zweck genehmigt?
Zugriff zuverlässig geschützt?
Personenbezogene Daten verschlüsselt?
Daten lokal wirklich notwendig?
Sensible Inhalte ausgeschlossen?

Messenger

Fall: Du eröffnest spontan eine private Messenger-Gruppe für Deine Klasse und verschickst dort Noten, Fehlzeiten und Hinweise zu einzelnen Schülerinnen und Schülern.

Ampel: 🔴 Rot

Feedback: Soziale Netzwerke oder Messenger dürfen für schulische personenbezogene Kommunikation nur eingesetzt werden, wenn die datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt sind. Nutze den von Schule oder Land bereitgestellten beziehungsweise freigegebenen Kommunikationsweg.

Baden-Württemberg: Über SCHULE@BW werden digitale Dienste bereitgestellt; die Digitale Bildungsplattform führt unter anderem einen sicheren Messenger auf. Prüfe immer, welche Dienste an Deiner Schule tatsächlich aktiviert und freigegeben sind.

Künstliche Intelligenz

Fall: Du kopierst Schüleraufsätze mit Namen und individuellen Förderinformationen in ein beliebiges öffentliches KI-Werkzeug.

Ampel: 🔴 Rot

Feedback: Das Kultusministerium Baden-Württemberg verlangt für schulische KI-Anwendungen einen datenschutzkonformen und technisch sicheren Einsatz. Prüfe zuerst, welche Anwendungen Deine Schule bereitstellt oder freigegeben hat. Gib keine unnötigen personenbezogenen Schülerdaten in KI-Systeme ein.

Baden-Württemberg aktuell: AIS.chat steht Schulen über SCHULE@BW als speziell für den schulischen Einsatz entwickelte KI-Anwendung zur Verfügung. Die Aktivierung erfolgt über die schulischen Strukturen.

KI-Check:

Ist die Anwendung schulisch freigegeben?
Braucht die Aufgabe überhaupt personenbezogene Daten?
Kannst Du Inhalte anonymisieren oder pseudonymisieren?
Verarbeitest Du keine unnötigen sensiblen Daten?
Prüfst Du KI-Ergebnisse selbst, bevor sie pädagogisch oder für Leistungsentscheidungen verwendet werden?

Wichtig bei Leistungsbewertung: Automatisierte oder adaptive Verfahren ersetzen nicht die verantwortliche Prüfung durch die Lehrkraft. Ergebnisse müssen vor einer Verwendung für die Leistungsbewertung menschlich überprüft werden.

Weitergabe von Informationen

Fall: Ein externer Verein bittet Dich um Kontaktdaten und Leistungsinformationen mehrerer Schülerinnen und Schüler.

Ampel: 🟡 Gelb

Feedback: Eine Weitergabe braucht eine Rechtsgrundlage und muss zum zulässigen Zweck passen. Bei privaten Empfängern ist eine Datenübermittlung ohne Einwilligung grundsätzlich besonders kritisch. Prüfe Erforderlichkeit, Empfänger, Umfang und sicheren Übertragungsweg und dokumentiere die Übermittlung, soweit vorgesehen.

Datenpanne

Fall: Du hast eine Datei mit Noten versehentlich an den falschen Empfänger geschickt.

Ampel: 🔴 Rot – sofort handeln

Feedback: Ein Fehlversand kann eine Datenschutzverletzung sein. Informiere unverzüglich die zuständige schulische Stelle nach dem vorgesehenen Verfahren. Die Schule prüft mit dem Datenschutzbeauftragten das Risiko, notwendige Maßnahmen und gegebenenfalls die Meldepflicht.

Nicht tun: Den Vorfall verschweigen oder allein „reparieren“ wollen.

Schnellcheck vor dem Klick auf „Senden“

Frage	Ja	Nein
Braucht der Empfänger diese Information wirklich?	Weiter prüfen	Nicht senden
Ist die Rechtsgrundlage geklärt?	Weiter prüfen	Klären
Ist die Datenmenge auf das Notwendige reduziert?	Weiter prüfen	Reduzieren
Ist der Kanal geeignet und freigegeben?	Weiter prüfen	Anderen Kanal wählen
Sind Empfängeradresse, Anhang und Sichtbarkeit der Adressen geprüft?	Senden	Korrigieren

Baden-Württemberg: aktuelle offizielle Orientierung

Quellenprüfung für diesen Kurs: 07.10.2026. Maßgeblich bleiben jeweils die aktuell veröffentlichten Fassungen sowie schul- und trägerspezifische Vorgaben.

IT.KULTUS-BW – Datenschutz an Schulen: zentrale Seite mit Rechtsgrundlagen, VwV, Formularen, Hinweisen und FAQ. Dort sind 2026 aktualisierte Unterlagen veröffentlicht.
VwV Datenschutz an öffentlichen Schulen: landesspezifische Regeln unter anderem zu Verantwortlichkeit, E-Mail, Noten, privaten Geräten, Datenübermittlung und Veröffentlichungen.
FAQ Datenschutz an Schulen: Praxisfragen zu E-Mail, BCC, Fotos, Noten und sicherer Übermittlung.
Kultusministerium Baden-Württemberg – Digitaler Unterricht: aktuelle Vorgaben zu digitalen Medien, Plattformen und KI im Unterricht.
IBBW – Digitale Bildungsplattform: Informationen zu SCHULE@BW, Moodle, Messenger und weiteren landesseitigen Diensten.
IBBW – AIS.chat: Informationen zur schulischen KI-Anwendung in SCHULE@BW.
IT.KULTUS-BW – Soziale Netzwerke: Hinweise zur dienstlichen Kommunikation und zum Datenschutz.
IT.KULTUS-BW – Lernplattformen: Hinweise zu Datenschutz und Auftragsverarbeitung.
LfDI Baden-Württemberg – Datenschutz leicht erklärt: Erklärvideos und Unterrichtsmaterialien zur Datenschutzsensibilisierung.

Interaktive Aufgaben

Quiz: Teste Dein Wissen

Braucht eine öffentliche Schule für jede Verarbeitung von Schülerdaten eine Einwilligung? (Nein, eine Verarbeitung kann auch auf einer gesetzlichen Rechtsgrundlage beruhen) (!Ja, immer) (!Nur bei digitalen Daten) (!Nur bei minderjährigen Schülerinnen und Schülern)

Wie werden individuelle Noten datenschutzgerecht mitgeteilt? (Nur der betroffenen Schülerin oder dem betroffenen Schüler beziehungsweise über einen geschützten Weg) (!Durch Vorlesen vor der ganzen Klasse) (!Durch Aushang mit Namen) (!Im offenen Klassenchat)

Wofür soll unverschlüsselte E-Mail-Kommunikation zwischen Lehrkraft und Eltern nach der VwV grundsätzlich genutzt werden? (Für Terminabsprachen ohne weitere personenbezogene Inhalte) (!Für ausführliche Leistungsberichte) (!Für Krankheitsdiagnosen) (!Für Ordnungsmaßnahmen)

Was schützt bei einer Gruppenmail an externe Einzeladressen die Empfängeradressen voreinander? (BCC) (!CC) (!Betreffzeile) (!Lesebestätigung)

Was ist vor der Veröffentlichung eines identifizierbaren Schülerfotos auf der Schulhomepage regelmäßig erforderlich? (Eine passende Einwilligung und Information über die Datenverarbeitung) (!Nur die Zustimmung der fotografierenden Lehrkraft) (!Nur eine mündliche Ankündigung) (!Keine weitere Prüfung)

Was ist vor dem Einsatz einer neuen externen Lernplattform zu prüfen? (Rechtsgrundlage, Freigabe, Datenschutz und gegebenenfalls Auftragsverarbeitung) (!Nur das Design) (!Nur der Preis) (!Nur die Zahl der Funktionen)

Welche Aussage zu privaten Geräten ist richtig? (Personenbezogene Schuldaten dürfen nur unter den vorgesehenen Schutz- und Genehmigungsbedingungen verarbeitet werden) (!Private Geräte dürfen immer für alle Schuldaten genutzt werden) (!Verschlüsselung ist bei Noten unnötig) (!Krankheitsdaten dürfen beliebig lokal gespeichert werden)

Wann ist ein Messenger für personenbezogene schulische Kommunikation geeignet? (Wenn er für den Zweck datenschutzkonform und schulisch freigegeben ist) (!Wenn viele Schülerinnen und Schüler ihn privat nutzen) (!Wenn die App kostenlos ist) (!Wenn die Lehrkraft ein privates Konto besitzt)

Was ist beim Einsatz von KI mit Schülerdaten die sichere Grundentscheidung? (Nur freigegebene Anwendungen nutzen und personenbezogene Daten auf das Notwendige reduzieren) (!Namen und Förderdiagnosen immer vollständig eingeben) (!Jede öffentliche KI automatisch als schulgeeignet ansehen) (!KI-Ausgaben ungeprüft als Note übernehmen)

Was ist vor der Weitergabe von Schülerdaten an externe Stellen entscheidend? (Rechtsgrundlage, Zweck, Erforderlichkeit, Empfänger und sicherer Übertragungsweg prüfen) (!Nur die Schnelligkeit der Anfrage) (!Nur die technische Dateigröße) (!Nur die persönliche Bekanntschaft mit dem Empfänger)

Memory

Datenminimierung	Nur notwendige Daten verarbeiten
Einwilligung	Informierte und widerrufliche Zustimmung
BCC	Empfängeradressen voreinander verbergen
Verschlüsselung	Daten bei Speicherung oder Übertragung schützen
Auftragsverarbeitung	Verarbeitung durch einen Dienstleister nach festgelegtem Auftrag
Pseudonymisierung	Direkte Identifikatoren ersetzen
Datenschutzbeauftragter	Berät und unterstützt bei Datenschutzfragen

Drag and Drop

Ordne die richtigen Begriffe zu.	Ampelentscheidung
Unverschlüsselte E-Mail mit einer Note	Rot
Reine Terminabstimmung per unverschlüsselter E-Mail	Grün
Neue noch ungeprüfte Lernplattform	Gelb
Schülerfoto auf Homepage ohne erforderliche Einwilligung	Rot
Schulisch freigegebener sicherer Kommunikationsweg	Grün
Beliebige öffentliche KI mit Klarnamen und Förderdiagnose	Rot
Unklare Weitergabe an einen externen Verein	Gelb
Anonymisierte Notenverteilung ohne Namensbezug	Grün

Kreuzworträtsel

Datenschutz	Schutz personenbezogener Daten und der Rechte betroffener Personen
Einwilligung	Welche freiwillige Zustimmung kann eine Rechtsgrundlage für eine Verarbeitung sein?
Verschlüsselung	Welche technische Maßnahme schützt Daten vor unbefugtem Mitlesen?
Datenminimierung	Welcher Grundsatz verlangt die Beschränkung auf erforderliche Daten?
Pseudonymisierung	Wie heißt das Ersetzen direkter Identifikatoren durch Kennzeichen?
Schulleitung	Wer trägt an der öffentlichen Schule die datenschutzrechtliche Verantwortung?

LearningApps

Lückentext

Personenbezogene Daten dürfen nur mit einer passenden

verarbeitet werden.

Die Schule soll nur die für den Zweck

Daten verwenden.

Individuelle Noten werden nicht vor der gesamten

bekannt gegeben.

Bei Gruppenmails an externe Einzeladressen schützt

die sichtbaren Empfängeradressen.

Für sensible Inhalte ist ein geeigneter und möglichst

Übertragungsweg zu wählen.

Die Veröffentlichung identifizierbarer Schülerfotos benötigt regelmäßig eine

.

Eine externe Lernplattform kann eine

erfordern.

Personenbezogene Daten auf zugelassenen privaten Geräten müssen

werden.

Bei KI-Anwendungen ist die schulische

zu prüfen.

Vor einer Datenweitergabe muss der zulässige

geklärt sein.

Bei einem Fehlversand kann eine

vorliegen.

Bei Unsicherheit hilft der schulische

bei der Einordnung.

Offene Aufgaben

Leicht

Datenschutz-Ampel: Sammle fünf typische Situationen aus Deinem Unterricht und ordne sie Grün, Gelb oder Rot zu. Begründe jede Entscheidung mit einem Satz.
E-Mail-Check: Prüfe drei fiktive E-Mails an Eltern auf Empfänger, Inhalt, BCC und Übertragungsweg und verbessere sie.
Fotoregeln: Gestalte eine kompakte Checkkarte „Foto im Schulalltag: erst prüfen, dann veröffentlichen“.
Datenminimierung: Nimm ein fiktives Klassenformular und streiche alle Angaben, die für den genannten Zweck nicht erforderlich sind.

Standard

Lernplattform: Vergleiche zwei fiktive Plattformangebote anhand von Freigabe, Zweck, Datenmenge, Empfängern und Auftragsverarbeitung.
Elternkommunikation: Entwickle für Deine Schule einen Entscheidungsbaum für Terminabsprachen, Leistungsinformationen und sensible Beratungsgespräche.
Messenger: Entwirf ein Kommunikationskonzept, das festlegt, welcher schulisch freigegebene Kanal für welche Nachricht geeignet ist.
Digitale Endgeräte: Erstelle eine Arbeitsplatz-Checkliste für dienstliche und private Geräte und gleiche sie mit den aktuellen Vorgaben Deiner Schule ab.

Schwer

KI im Unterricht: Entwickle drei Unterrichtsszenarien mit KI und begründe jeweils, welche Daten eingegeben werden dürfen, welche anonymisiert werden sollten und wann Du die Schulleitung einbeziehst.
Datenschutz-Folgenabschätzung: Untersuche einen fiktiven digitalen Dienst mit hohem Risiko und formuliere, welche Fragen vor dem Einsatz geklärt werden müssten.
Datenpanne: Simuliere im Kollegium einen Fehlversand mit Noten. Entwickelt eine zeitliche Reaktionskette vom Erkennen bis zur internen Meldung und Nachbereitung.
Schulinterne Datenschutzpraxis: Führe ein Interview mit Schulleitung oder Datenschutzbeauftragtem über typische Unsicherheiten und leite daraus drei konkrete Verbesserungen für den Schulalltag ab.

Lernkontrolle

Fallanalyse Schülerdaten: Eine Lehrkraft möchte eine Liste mit Namen, Telefonnummern und Förderhinweisen an mehrere außerschulische Beteiligte senden. Analysiere Zweck, Rechtsgrundlage, Datenminimierung, Empfänger und Übertragungsweg und entwickle eine datenschutzärmere Lösung.
Kommunikationsentscheidung: Ein Elternteil verlangt per unverschlüsselter E-Mail eine ausführliche Erklärung zu Note, Verhalten und Fehlzeiten. Formuliere eine datenschutzgerechte Reaktion und begründe den gewählten Kommunikationsweg.
Plattformentscheidung: Eine Fachschaft möchte kurzfristig einen neuen Webdienst einführen. Entwickle ein Prüfverfahren, bevor Schülerkonten angelegt werden.
KI-Transfer: Eine Lehrkraft möchte 25 benotete Aufsätze durch eine KI vorbewerten lassen. Entwickle eine datenschutzgerechte Alternative und erkläre, welche Verantwortung bei der Lehrkraft verbleibt.
Fotoentscheidung: Eine Schule möchte Bilder eines Projekttags gleichzeitig im Jahrbuch, auf der Homepage und in sozialen Medien nutzen. Zeige, warum die Zwecke getrennt betrachtet werden müssen, und entwickle ein geeignetes Vorgehen.
Fehlerkultur: Ein USB-Stick mit Schuldaten geht verloren. Entwickle die ersten fünf sinnvollen Schritte und erkläre, warum schnelles internes Melden wichtiger ist als eigenständiges Vertuschen oder Abwarten.

Lernnachweis

Für einen Lernnachweis zu diesem Thema ist wichtig, dass Du:

personenbezogene und besonders schutzbedürftige Informationen in typischen Schulsituationen erkennst,
Zweck, Rechtsgrundlage und Datenminimierung in einer Fallentscheidung begründen kannst,
sichere und ungeeignete Kommunikationswege unterscheiden kannst,
den Umgang mit Noten, Fotos, Lernplattformen, Endgeräten, Messengern und KI auf konkrete Situationen übertragen kannst,
bei einer Datenweitergabe Empfänger, Erforderlichkeit und Schutzmaßnahmen prüfst,
bei Unsicherheit oder Datenschutzverletzungen die richtigen schulischen Ansprechstellen einbeziehst,
Deine Entscheidung nicht nur mit „erlaubt“ oder „verboten“, sondern nachvollziehbar begründest.