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Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen - Kaufmann für Büromanagement - LF 4

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Einleitung

Du arbeitest im ersten Ausbildungsjahr als angehende Kauffrau oder angehender Kaufmann für Büromanagement. Eine Fachabteilung benötigt Büroausstattung: Wer stellt fest, was wirklich gebraucht wird? Welche Angebote sind wirtschaftlich und nachhaltig? Wann entsteht ein Vertrag? Wie werden Lieferung und Rechnung überprüft? In diesem aiMOOC bearbeitest du den gesamten Beschaffungsprozess von der Bedarfsmeldung bis zur dokumentierten Zahlung und Nachbereitung.

Lernziel: Du kannst einen realitätsnahen Beschaffungsauftrag analysieren, planen, begründet bearbeiten, prüfen, dokumentieren und auswerten. Du unterscheidest betriebliche Handlungsvollmachten von deiner eigenen Ausbildungsrolle, führst Preis- und Nutzwertvergleiche durch, nutzt Tabellenkalkulation und Textverarbeitung, kennst die wichtigsten Vertragstypen und behandelst Liefer- und Qualitätsprobleme sachgerecht.

Einordnung: Das KMK-Lernfeld 4 des ersten Ausbildungsjahres sieht 120 Unterrichtsstunden vor. Maßgeblich sind der KMK-Rahmenlehrplan vom 20.03.2025, Seite 13, die BIBB-Berufsinformation mit Ausbildungsordnung 2025, der betriebliche Ausbildungsplan, der jeweilige Landeslehrplan und die Vorgaben der zuständigen Kammer. Dieser Kurs ist Lernmaterial und weder eine amtliche Anerkennung noch eine Prüfungszulassung. Alle Firmen, Personen, Preise und Belege des Praxisfalls sind erfunden.

Bedarf ermitteln, Bestellungen und Lagerung planen

Verantwortung und Beschaffungskette

Ein Sachgut ist ein körperlicher Gegenstand, etwa ein Aktenordner, eine Tastatur oder ein ergonomischer Bürostuhl. Eine Dienstleistung ist beispielsweise eine vereinbarte Wartung, Beratung oder regelmäßige Reinigung. Beschaffung soll das benötigte Gut in geeigneter Qualität und Menge am richtigen Ort und zur richtigen Zeit zu vertretbaren Gesamtkosten verfügbar machen. Bedarf erkennen, Bezugsquellen recherchieren, anfragen, Angebote vergleichen, freigeben lassen, bestellen, Lieferung prüfen, Rechnung kontrollieren, bezahlen und auswerten bilden eine zusammenhängende Prozesskette.

Trenne Bedarfsträger (meldet den Bedarf), Einkauf (vergleicht und beschafft), freigabeberechtigte Person (darf verbindlich bestellen), Wareneingang (prüft die Lieferung) und Rechnungswesen (prüft Zahlung und Buchung). Im kleinen Betrieb kann eine Person mehrere Schritte bearbeiten; dennoch sind Freigabe und Kontrollprinzip wichtig. Als auszubildende Person darfst du eine echte Bestellung nur innerhalb erteilter Befugnisse und unter Anleitung auslösen. Bei Unsicherheit: Entwurf an die zuständige Person geben, nicht heimlich bestellen.

Beispiel Bedarfsrechnung: Für ein Team werden 120 Ordner im nächsten Quartal erwartet. 25 verwendbare Ordner sind vorhanden, 10 bereits bestellt und fest zugesagt. Netto-Beschaffungsbedarf = Bruttobedarf 120 − verfügbarer Bestand 25 − offene sichere Bestellungen 10 = 85 Ordner. Prüfe stets, ob die vorhandenen Bestände tatsächlich nutzbar und die offenen Bestellungen rechtzeitig lieferbar sind. Typischer Fehler: bereits bestellte Artikel ein zweites Mal beschaffen.

Abbildung: Allgemeines Gantt-Diagramm als Anschauung für terminierte Arbeitsschritte. Plane darin selbst Anfrage, Angebotsfrist, Freigabe, Bestellung, Lieferung und Rechnungskontrolle. Es enthält keine Daten unseres fiktiven Falls.

Bestellzeitpunkt und Bestellmenge

Meldebestand ist der Bestand, bei dessen Erreichen die nächste Bestellung angestoßen wird. Eine einfache Modellformel lautet: Meldebestand = Tagesverbrauch × Wiederbeschaffungszeit + Sicherheitsbestand. Werden pro Arbeitstag 10 Ordner verbraucht, dauert die Beschaffung 6 Arbeitstage und beträgt die Sicherheitsreserve 20 Ordner, folgt: 10 × 6 + 20 = 80 Ordner. Sind nur 72 Ordner verfügbar, besteht Handlungsbedarf. Die Formel setzt hier gleichmäßigen Verbrauch voraus; bei Schwankungen oder unsicherer Lieferzeit muss die Reserve überprüft werden. Mindestbestand ist eine Sicherheitsreserve, Höchstbestand eine betriebliche Obergrenze; sie sind nicht mit dem Meldebestand identisch.

Die optimale Bestellmenge berücksichtigt einen Zielkonflikt: wenige große Bestellungen verringern Bestellkosten, erhöhen aber Lagerkosten und Kapitalbindung. Modell: Jahresbedarf 1.200 Stück; fixe Bestellkosten 12 € je Auftrag; Lagerhaltungskosten 0,60 € je durchschnittlich gelagertem Stück und Jahr. Bei gleichmäßigem Verbrauch und ohne Sicherheitsbestand ergeben sich für 100 Stück pro Bestellung: 12 Bestellungen × 12 € + 50 Stück × 0,60 € = 174 € pro Jahr. Bei 200 Stück: 6 × 12 € + 100 × 0,60 € = 132 €. Bei 300 Stück: 4 × 12 € + 150 × 0,60 € = 138 €. 200 Stück sind nur unter diesen drei Modellalternativen am günstigsten; Lagerkapazität, Preisstaffeln, Verderb, Nachhaltigkeit und reale Bedarfsschwankungen gehören zusätzlich in die Entscheidung.

Erstelle in einer Tabellenkalkulation aus Bestellmengen, Jahresbestellkosten und Lagerkosten ein Säulendiagramm. Beschrifte beide Achsen und überprüfe den Rechenweg. Lagere Material trocken, sicher und nach Entnahmehäufigkeit; prüfe Tragfähigkeit und Herstellerhinweise von Regalen. Schwere Kartons nicht aus unsicherer Höhe heben. Gefährliche Lager- oder Transporttätigkeiten sind nur nach Unterweisung und unter befugter Aufsicht zulässig; im Unterricht genügt eine Modellplanung mit leeren Kartons oder eine Simulation.

Abbildung: Ein großes Regallager veranschaulicht Lagerplätze und Wege; für ein Büro sind meist deutlich kleinere, ergonomisch erreichbare Lagerflächen sinnvoll.

Bezugsquellen recherchieren und Angebote vergleichen

Anfrage, Angebotsinhalt und Geschäftsbrief

Prüfe zunächst interne Rahmenverträge und zugelassene Lieferanten. Weitere Bezugsquellen können Fachhändler, Hersteller, elektronische Kataloge und geprüfte B2B-Plattformen sein. Recherchiere unabhängig: vollständige Anbieterangaben, passende technische oder ökologische Nachweise, Produktverfügbarkeit, Lieferzeiten, Reparatur- und Rücknahmeoptionen. Werbung ist kein unabhängiger Qualitätsbeleg. Die Anfrage soll Mengen, eindeutige Spezifikation, Lieferort, gewünschten Liefertermin, Angaben zu Verpackung und Transport, Liefer- und Zahlungsbedingungen sowie eine Angebotsfrist nennen. Anfrage und spätere Bestellung werden im Dokumentenmanagement versioniert.

Muster einer unverbindlichen Anfrage (nur Simulation): „Betreff: Anfrage zu 100 Ordnern aus Recyclingkarton. Bitte bieten Sie 100 Stück der beschriebenen Ausführung an. Geben Sie Nettoeinzelpreis, etwaige Rabatte, Frachtkosten, Skontobedingungen, Lieferzeit, Nachweis des Recyclinganteils und Gültigkeit Ihres Angebots an. Bitte senden Sie Ihr Angebot bis zum vereinbarten Modelltermin. Vielen Dank.“ Für Aufbau und gut lesbare Gestaltung kann die aktuell bei DIN Media als gültig geführte DIN 5008:2020-03 herangezogen werden. Die Norm ersetzt keine interne Korrespondenz- oder Zeichnungsregel; geschützte Normtexte werden nicht kopiert.

Quantitativer Angebotsvergleich: der Bezugspreis

Vergleiche stets gleiche Artikel, Mengen, Qualitätsanforderungen und Preisbasis. Bei einer üblichen Nettokalkulation für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen kann eine vereinfachte Bezugskalkulation so aufgebaut sein: Listeneinkaufspreis − Liefererrabatt = Zieleinkaufspreis; abzüglich bei tatsächlich erfüllter Zahlungsbedingung möglichem Liefererskonto = Bareinkaufspreis; zuzüglich zurechenbarer Bezugskosten = Bezugspreis. Ob Skonto auch auf Nebenleistungen gilt, hängt von den konkreten vereinbarten Bedingungen ab. Für die Liquidität sind zusätzlich zu zahlende Bruttobeträge maßgeblich. Die hier verwendeten 19 % Umsatzsteuer gelten bei den fiktiven Beispielen für unterstellte regelbesteuerte Lieferungen in Deutschland; für andere Umsätze sind Steuerbefreiungen oder andere Steuersätze möglich.

Mini-Beispiel: 20 Artikel zu je 15,00 € netto ergeben 300,00 €. Bei 10 % Rabatt verbleiben 270,00 €. Bei 2 % vereinbartem und genutztem Skonto auf diese Warenbasis sind 5,40 € abzuziehen. Zuzüglich 12,00 € Fracht beträgt der Bezugspreis 276,60 € netto. Rechnerisch 19 % Umsatzsteuer = 52,554 €, auf Cent gerundet 52,55 €; vereinfachter Gesamtzahlungsbetrag 329,15 € brutto. In der Praxis können Einzelpositions- und Belegrundungen abweichen; kontrolliere die Rechnung und den ausgewiesenen Steuersatz. Rabatt ist meist eine Preisnachlassvereinbarung; Skonto setzt pünktliche Zahlung nach der konkreten Klausel voraus. Ein häufiges Missverständnis ist, Skonto schon vom ungekürzten Listenpreis abzuziehen oder die Fracht doppelt zu addieren.

Abbildung: Prüfe Prozentrechnung, kaufmännische Rundung und Skonto zusätzlich zur Tabellenformel mit einer unabhängigen Rechnung.

Fachvideo zur Bezugskalkulation (deutsch, Mathe mit Frau Fromme):

Arbeitsimpuls: Pausiere vor dem letzten Rechenschritt und stelle eine eigene Netto-Bezugspreiskalkulation auf.

Nutzwertanalyse und digitale Tabellenkalkulation

Ein quantitativer Vergleich allein reicht bei Zeitdruck, Arbeitsplatzgesundheit oder Umweltrisiken häufig nicht aus. Bei der Nutzwertanalyse legst du vor der Bewertung transparente Kriterien mit Gewichten fest (Summe 100 %), vergibst begründete Bewertungspunkte, multiplizierst Gewicht × Punktwert und addierst. Die Skala 1 = schwach bis 5 = sehr gut muss für alle Lieferanten gleich angewendet werden. Mindestanforderungen wie Liefertermin, ausreichende Sicherheit oder rechtlich nachprüfbare Nachweise sind zuerst als Ausschlusskriterien zu klären; ein hoher Nutzwert macht ein unzulässiges oder unsicheres Angebot nicht zulässig.

Bewertungskriterium	Gewicht	Lieferant A	Lieferant B
Wirtschaftlicher Gesamtpreis	30 %	4	5
Nachgewiesene Umwelt- und Materialqualität	35 %	5	3
Lieferfähigkeit	20 %	3	5
Service und Reklamationsbearbeitung	15 %	5	3
Gewichtete Summe	100 %	4,30	4,00

Rechnung A: 0,30 × 4 + 0,35 × 5 + 0,20 × 3 + 0,15 × 5 = 4,30; B: 0,30 × 5 + 0,35 × 3 + 0,20 × 5 + 0,15 × 3 = 4,00. Die Punkte sind didaktische Modellannahmen, keine echten Lieferantenratings. Dokumentiere Belege und Unsicherheit. Ändert sich die Gewichtung, kann sich die Rangfolge ändern; führe daher eine Sensitivitätsprüfung durch.

In Excel oder kompatiblen Tabellenprogrammen brauchst du neben Grundrechenarten typische Funktionen aus Lernfeld 4: WENN entscheidet etwa mit =WENN(B2<=350;"Budget eingehalten";"Freigabe prüfen"), ZÄHLENWENN zählt freigegebene Anfragen mit =ZÄHLENWENN(D2:D12;"ja"), SUMMEWENN addiert freigegebene Nettowerte mit =SUMMEWENN(C2:C12;"freigegeben";E2:E12), und SVERWEIS sucht eine Artikelnummer in der ersten Spalte einer Tabelle mit =SVERWEIS(A2;$H$2:$J$12;3;FALSCH). Bei FALSCH wird die exakte Übereinstimmung gesucht. Spaltenbelegung und Trennzeichen hängen von deiner Datei und Spracheinstellung ab. Prüfe Datentypen, absolute Bezüge, Zahlenformate und fehlende Treffer. Veranschauliche Preisunterschiede und Gewichtungen in einem klar beschrifteten Diagramm; automatisierte KI-Vorschläge ersetzen keinen Angebots- oder Rechencheck.

Fachvideo zum qualitativen Angebotsvergleich (deutsch, Videokurs Lehmkuhl):

Arbeitsimpuls: Notiere drei Gründe, warum ein günstiger Preis nicht automatisch die beste Entscheidung bedeutet.

Verträge auswählen, prüfen und rechtssicher schließen

Vertragstypen und Zustandekommen

Ein Kaufvertrag verpflichtet nach § 433 BGB zur vertragsgemäßen Übertragung einer Sache und Kaufpreiszahlung. Ein Mietvertrag gewährt die Nutzung gegen Miete (§ 535 BGB). Ein Dienstvertrag schuldet vereinbarte Tätigkeit, nicht zwingend einen bestimmten Erfolg (§ 611 BGB); ein Werkvertrag zielt auf ein vereinbartes Werk bzw. einen Erfolg (§ 631 BGB). Ein Servicetermin zur fortlaufenden Beratung ist eher Dienstleistung; die Herstellung eines maßgefertigten Schranks spricht für einen Werkvertrag. Entscheidend ist der Vertragsinhalt, nicht bloß die Überschrift.

Ein Vertrag kommt grundsätzlich durch zueinander passende Willenserklärungen Antrag (Angebot) und Annahme zustande. Nach § 145 BGB ist ein Antrag im Grundsatz bindend, sofern die Bindung nicht ausgeschlossen ist. Ein freibleibendes Angebot muss daher besonders geprüft werden. Eine Bestellung kann Annahme eines bindenden Angebots sein oder selbst erst das Angebot des Käufers darstellen; der konkrete Wortlaut und die Reihenfolge entscheiden. Ein Online-Shop-Katalog ist oft nur Aufforderung zur Abgabe eines Angebots, nicht bereits der Vertragsschluss. Bei Preisänderungen nicht stillschweigend von einer unveränderten Annahme ausgehen. Prüfe auch die Vertretungsberechtigung: Ausbildungsaufträge geben dir nicht automatisch Vollmacht zum Vertragsabschluss.

Gültigkeit, Vertragsbedingungen, Besitz und Eigentum

Prüfe Vertragspartner, Menge, Eigenschaften, Entgelt, Liefer- oder Leistungszeit, AGB, Datenschutz und erforderliche Freigaben. AGB sind vorformulierte Vertragsbedingungen für eine Vielzahl von Verträgen; ihre Einbeziehung und Wirksamkeit hängen von gesetzlichen Voraussetzungen ab (Ausgangspunkt: § 305 BGB, insbesondere unterscheiden sich Verbraucher- und Unternehmerverträge). Nichtigkeit kann etwa bei Verstoß gegen ein gesetzliches Verbot vorliegen (§ 134 BGB); Anfechtung setzt einen gesetzlichen Grund voraus, etwa einen erheblichen Erklärungsirrtum (§ 119 BGB). Nicht jede falsche Erwartung berechtigt zur Anfechtung.

Besitz beschreibt die tatsächliche Sachherrschaft; Eigentum die rechtliche Zuordnung. Ein ausgeliehener Laptop kann in deinem Besitz bleiben, obwohl der Betrieb Eigentümer ist. Eigentumsübertragung bei beweglichen Sachen erfolgt im Regelfall durch Einigung und Übergabe (§ 929 BGB); mögliche Sicherungsrechte, insbesondere Eigentumsvorbehalt, sind gesondert zu prüfen.

Bestelltext als Simulationsmuster: „Wir bestellen nach schriftlicher Freigabe 100 Recyclingkarton-Ordner gemäß Ihrem Angebot A vom Modelltag, zum Warenpreis nach Rabatt 270,00 € netto, zuzüglich Fracht 12,00 € netto. Liefertermin spätestens sechs Arbeitstage nach bestätigter Beauftragung, Lieferadresse: Übungsbüro, Abnahme nach Wareneingangsprüfung. Zahlungsziel und Skonto gemäß beigefügten simulierten Bedingungen. Bitte senden Sie eine Auftragsbestätigung.“ Ein echter Vertrag benötigt die konkreten vereinbarten Anforderungen und die autorisierte Absendung; fiktive Mustersätze werden nicht an reale Anbieter geschickt.

Digitale Bestellung, Sicherheit und Datenschutz

Vor einer Online-Bestellung kontrollierst du Domain und Identität des Lieferanten, Zugangsberechtigung, verdächtige Anhänge, tatsächlichen Warenkorb, Zahlungsweg, Preise, Vertragsfassung und ggf. das Vier-Augen-Prinzip. Nutze beruflich zugelassene Systeme, rollenbasierte Freigaben und sichere Aufbewahrung. Übertrage nur notwendige Kontaktdaten und beachte die Datenminimierung gemäß Datenschutz-Grundverordnung, insbesondere Art. 5. Verzichte im Unterricht auf reale Namen, Kundendaten, Personallisten oder Passwörter. KI oder Tabellenautomatisierung dürfen öffentlich zugängliche Modellwerte verarbeiten, aber keine vertraulichen Lieferantenkonditionen ohne Freigabe an externe Dienste senden.

Wareneingang, Lagerhaltung, Rechnung und Störungen

Lieferung kontrollieren und Dienstleistungen abnehmen

Beim Wareneingang vergleichst du Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und gelieferte Ware. Prüfe Identität, Menge, sichtbare Schäden, Produktmerkmale, gegebenenfalls Sicherheits- und Umweltbelege und Lieferzeit. Notiere Abweichungen mit Datum und neutraler Beschreibung; vermeide Fotos mit personenbezogenen Daten. Bei Handelskäufen, wenn der Kauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft ist, gelten die besonderen Untersuchungs- und Rügeobliegenheiten des § 377 HGB: Untersuchung und Mängelanzeige müssen unter den dort genannten Voraussetzungen unverzüglich erfolgen. Diese Regel gilt nicht pauschal für jeden beliebigen Einkauf oder jede Verbraucherbestellung.

Bei Dienstleistungen dokumentierst du Tätigkeit und Leistungszeitraum; bei werkvertraglichen Leistungen prüfst du vor einer Abnahme den vereinbarten Erfolg. Mängel oder fehlende Leistungen dokumentierst du, bevor du eine Abnahme bestätigst. Lagerbuchung, Lagerort und Verantwortlichkeit müssen auffindbar sein. Scannen erleichtert Identifikation, ersetzt aber keine Prüfung beschädigter Kartons.

Abbildung: Ein Barcodescanner kann den elektronischen Wareneingang unterstützen; eine korrekte Artikelnummer beweist noch keine fehlerfreie Lieferung.

Rechnung prüfen und Skonto nutzen

Sachliche Rechnungsprüfung bedeutet: Stimmt der Inhalt mit Bestellung, Lieferung oder Leistungsnachweis überein? Rechnerische Prüfung bedeutet: Mengen × Preise, Rabatt, Nebenkosten, Umsatzsteuer, Rechnungssumme, Zahlungsziel und Skonto sind richtig erfasst. Kontrolliere Pflichtangaben und die im Betrieb geltenden Regeln für elektronische Rechnungen; Rechnungsdaten dürfen nur in freigegebenen Anwendungen verarbeitet werden. Der allgemeine Umsatzsteuersatz von 19 % und ermäßigte Tatbestände ergeben sich aus § 12 UStG. Nicht jede Rechnung enthält automatisch 19 % Umsatzsteuer.

Skontobeispiel: Auf einen skontofähigen Nettowarenwert von 270,00 € entfallen bei 2 % Skonto 5,40 € Nettominderung. Bei im Modell 19 % Umsatzsteuer reduziert sich die Bruttozahlung entsprechend um rund 6,43 €, wenn die Fracht laut Bedingungen nicht skontofähig ist. Der Rechnungseingang, Beginn der Skontofrist und rechtzeitige Ausführung müssen tatsächlich geprüft werden. Eine verspätete Zahlung führt nicht automatisch zu einem Skontoanspruch. Elektronische Überweisung nur nach berechtigter Freigabe; geänderte IBAN auf Rechnungen besonders sorgfältig über einen unabhängigen, bekannten Kontaktweg überprüfen.

Nicht-Rechtzeitig-Lieferung, Schlechtleistung und Konfliktlösung

Bei verspäteter Lieferung prüfst du zunächst Vertragsinhalt, Fälligkeit, Liefertermin, Gründe, Beweise und mögliche Mahnung bzw. Verzugsvoraussetzungen (§ 286 BGB). Je nach Sachverhalt kommen Fristsetzung, Erfüllung, Rücktritt oder Schadensersatz unter zusätzlichen Voraussetzungen in Betracht (§ 280 BGB, § 323 BGB). Bei mangelhafter Kaufsache sieht § 437 BGB insbesondere Nacherfüllung sowie nach den jeweiligen Voraussetzungen Minderung, Rücktritt oder Schadensersatz vor. Nicht ohne Prüfung sofort die Rechnung kürzen oder eine Vertragsstrafe behaupten. Bei individuellen oder rechtlich schwierigen Fällen wird die zuständige Fachperson hinzugezogen.

Sachliches Muster einer Mängelanzeige: „Bei der Prüfung unserer Musterlieferung stellten wir fest, dass fünf der vereinbarten 100 Ordner andere Rückenbreiten aufweisen. Wir dokumentieren die Abweichung und bitten um Rückmeldung zur vertragsgemäßen Ersatzlieferung bis zum abgestimmten Termin. Belege liegen unserer zuständigen Beschaffungsstelle vor.“ Das ist ein Lernmuster; die angemessene rechtliche Reaktion hängt vom Einzelfall ab. Eine konstruktive Lösung erhält möglichst die Geschäftsbeziehung, ohne berechtigte Ansprüche aufzugeben.

Gesundheit, Umwelt und nachhaltige Beschaffung

Prüfe neben Kaufpreis und Transport auch Nutzungsdauer, Reparierbarkeit, Ergonomie, Verpackungsmenge, Rücknahme, Recyclinganteil und die Glaubwürdigkeit von Nachweisen. Das Umweltbundesamt empfiehlt für die Beschaffung geeignete produktbezogene Kriterien und anerkannte Umweltzeichen wie den Blauen Engel; ein aufgedrucktes Recyclingsymbol allein ist kein belastbarer Umweltzertifizierungsnachweis. Dokumentiere Annahmen und mögliche Zielkonflikte mit Lieferterminen und Preisen.

Abbildung: Allgemeines Recyclingsymbol als Gesprächsanlass: Es ersetzt nicht die Prüfung konkreter Umwelt- und Materialnachweise.

Beim Auspacken bewegst du Kartons standsicher und nach Unterweisung; halte Fluchtwege frei. Bei Bildschirm-, Schreib- und Büroarbeitsplätzen berücksichtige Ergonomie und Gefährdungsbeurteilung, etwa nach DGUV Information 215-410 und DGUV Regel 115-401. Produktbezogene Herstellerhinweise, geltende Betriebsanweisungen und aktuelle betriebliche Regeln gehen einer pauschalen Musteranleitung vor. Keine Elektroinstallation, Regalmontage oder Bedienung von Flurförderzeugen durch Auszubildende ohne dazu erforderliche Befugnis, Unterweisung und Aufsicht; in diesem Kurs werden stattdessen Checklisten, Rollenspiele und Simulationen genutzt.

Vollständiger Praxisauftrag: 100 nachhaltige Büroordner beschaffen

Ausgangssituation und Arbeitsplan

Fiktiver Auftrag: Das Übungsbüro „BüroForum“ benötigt in acht Arbeitstagen 100 robuste Ordner aus Recyclingkarton. Es stehen höchstens 350,00 € einschließlich Umsatzsteuer zur Verfügung; der Einkauf muss genehmigt werden. Nachweise zum Recyclinganteil, eine erkennbare Lieferfrist und bearbeitbare Reklamationen werden verlangt. Beide erfundenen Lieferanten können rechtzeitig liefern. Die folgenden Zahlen sind ausschließlich Modellangebote und keine aktuellen Marktpreise.

Arbeitsplan mit Verantwortlichkeiten und prüfbaren Produkten:

Bedarfsträger: Aus vorhandener Bestandsliste den Netto-Bedarf und die Spezifikation „100 Stück, einheitliche Rückenbreite, Recyclingkarton“ bestätigen; Ergebnis: unterschriebene Modell-Bedarfsmeldung.
Einkauf in Ausbildung: Zwei simulierte Angebote und ihren Nachweisstand in einer Tabelle erfassen; Ergebnis: Datenblatt und Fristenspiegel.
Einkauf in Ausbildung: Bezugspreise und Nutzwertanalyse berechnen und die Empfehlung begründen; Ergebnis: prüfbare Kalkulation und Lieferantenentscheidung.
Freigabeberechtigte Person: Budget, Termin, Vertragsbedingungen und Lieferant im Rollenspiel freigeben; Ergebnis: dokumentierter Freigabevermerk.
Einkauf in Ausbildung: Eine Bestellung als Textentwurf verfassen, Versand nur simulieren; Ergebnis: bestellfähiger Mustertext.
Wareneingang und Rechnungsprüfung: Modell-Lieferschein, Musterrechnung und gegebenenfalls Mängelmeldung prüfen; Ergebnis: Prüfvermerk, rechnerische Zahlungsfreigabe und Reflexion.

Rechendaten und nachvollziehbarer Angebotsvergleich

Kondition	Lieferant A (fiktiv)	Lieferant B (fiktiv)
Menge und Netto-Listenpreis je Stück	100 × 3,00 €	100 × 2,80 €
Rabatt auf Listenwarenwert	10 %	5 %
Skonto auf rabattierten Warenwert bei fristgerechter Zahlung	2 %	2 %
Nicht skontofähige Nettofracht	12,00 €	8,00 €
Lieferzeit	6 Arbeitstage	2 Arbeitstage
Bewerteter Recyclingnachweis im Modell	vollständiger Modellnachweis	schwächerer Modellnachweis
Modell-Servicebewertung	5 von 5	3 von 5

Lieferant A: 100 × 3,00 € = 300,00 € Listenwarenwert. Rabatt 10 % von 300,00 € = 30,00 €; Zieleinkaufspreis = 270,00 €. Skonto 2 % von 270,00 € = 5,40 €; Bareinkaufspreis = 264,60 €. Plus 12,00 € Fracht = 276,60 € netto Bezugspreis. Umsatzsteuer 19 % = 52,55 € nach Rundung; kalkulatorische Gesamtzahlung = 329,15 € brutto.

Lieferant B: 100 × 2,80 € = 280,00 € Listenwarenwert. Rabatt 5 % von 280,00 € = 14,00 €; Zieleinkaufspreis = 266,00 €. Skonto 2 % von 266,00 € = 5,32 €; Bareinkaufspreis = 260,68 €. Plus 8,00 € Fracht = 268,68 € netto Bezugspreis. Umsatzsteuer 19 % = 51,05 € nach Rundung; kalkulatorische Gesamtzahlung = 319,73 € brutto. B wäre damit bei gewährtem und genutztem Skonto um 9,42 € günstiger.

Budget- und Nutzenentscheidung: Beide Angebote bleiben unter 350,00 € und innerhalb der acht Arbeitstage. Bei den oben erläuterten und vorab festgelegten Modellgewichten erzielt A 4,30 und B 4,00 Punkte. Die dokumentierte Empfehlung lautet A, weil der im Modell besser belegte Recyclinganteil und der bessere Service das um 9,42 € höhere Entgelt aus Sicht des Übungsbüros rechtfertigen. Vor einer echten Entscheidung müssten Nachweise, Bewertungsmaßstab, Freigabe und aktuelle Preise geprüft werden. Wenn ein Nachweis fehlt oder der Termin kürzer wird, kann sich die Entscheidung ändern.

Rechnerischer Gegencheck: Bei A beträgt der Bruttorechnungsbetrag ohne Skonto (270,00 € + 12,00 €) × 1,19 = 335,58 €. Bei nach den Modellbedingungen rechtzeitig gezahltem Skonto mindert sich die Zahlung um brutto rund 6,43 € auf 329,15 €. So erkennst du, warum die Rechnungsprüfung zunächst den tatsächlichen Rechnungsbetrag und anschließend eine bedingte Skontozahlung unterscheidet. Für den echten Zahlungsauftrag gelten die konkreten Rechnungsposten und Rundungsregeln.

Muster-Arbeitsergebnis und Kontrolle

Abgabedokument (Simulation): „Bedarf: 100 Ordner innerhalb von acht Arbeitstagen. Anbieter A: 276,60 € netto unter Skontobedingung beziehungsweise 329,15 € brutto; Anbieter B: 268,68 € netto beziehungsweise 319,73 € brutto. Nutzwert nach vorgegebenen Kriterien: A 4,30 Punkte, B 4,00 Punkte. Empfehlung: Anbieter A vorbehaltlich Freigabe und belastbarer Nachweise. Bestelltext und Prüfungsliste an die freigabeberechtigte Person weitergeleitet. Keine echte Bestellung ausgelöst.“

Wareneingangs-Simulation: Von 100 bestellten A-Ordnern werden 100 geliefert, fünf haben jedoch eine abweichende Rückenbreite. Der Wareneingang dokumentiert 95 vertragsgemäße und 5 zu klärende Artikel, trennt die betroffenen Ware gegebenenfalls ab und meldet den Mangel zügig. Die zuständige Person prüft die Voraussetzungen und die Form der Mängelanzeige, bevor Zahlung oder Abnahme freigegeben werden. Kein eigenmächtiges Zurückhalten oder Ändern einer Rechnung. Dokumentiere die Rückmeldung des fiktiven Lieferanten als Rollenspiel.

Bewertungsraster für den Lernnachweis (100 Punkte):

Kriterium	Maximalpunkte	Nachprüfbares Merkmal
Auftrag, Rollen, Bedarf und Termine	15	Bedarf korrekt, Verantwortung und Freigabe dokumentiert
Quantitativer Angebotsvergleich	20	Rechenweg A/B einschließlich Rabatt, Skonto, Fracht, Steuer, Rundung richtig
Nutzwertanalyse und Entscheidung	20	Gewichte summieren sich zu 100 %, Rechnungen und Nachweise begründet
Vertrags- und Bestellentwurf	15	eindeutiger Inhalt, passende Vertragsart, Genehmigung und Datenschutz
Liefer-, Rechnungs- und Störungsprüfung	15	Abweichung, Zahlungsbedingung und rechtlich vorsichtige Reaktion
Nachhaltigkeit, Sicherheit, Reflexion	15	belegte Umweltkriterien, sichere Organisation, Verbesserungsmaßnahme
Summe	100	Kalkulation und Dateien müssen reproduzierbar sein

Leistungsrückmeldung: Ab 90 Punkten sehr sicher, 75–89 Punkte weitgehend sicher, 60–74 Punkte grundlegende Kompetenz mit Verbesserungsbedarf, darunter erneute Bearbeitung mit gestuften Hilfen. Für jede Rückmeldung konkrete Rechen-, Rechts- oder Dokumentationsfehler benennen. Das Raster ist ein Lerninstrument, keine amtliche Prüfungsbewertung.

Reflexion: War die Umweltbewertung belegt? Wäre ein Rahmenvertrag mit größerer Abnahmemenge sinnvoll? Wie ändern eine verspätete Lieferung oder fehlende Skontoberechtigung die Entscheidung? Wie schützt eine rollenbasierte digitale Akte vertrauliche Vertragsinformationen? Stelle einen konkreten Verbesserungsvorschlag für den nächsten Auftrag auf.

Interaktive Aufgaben

Multiple-Choice-Quiz: Wissen und Anwendung

Welche Angabe gehört in eine genaue Bedarfsermittlung? (Der tatsächliche verfügbare Bestand und bereits fest zugesagte Zugänge) (!Nur die Werbung des günstigsten Online-Händlers) (!Nur der letzte Bestellpreis unabhängig von der Menge) (!Nur die voraussichtliche Zahl der Lieferfahrzeuge)

Wozu dient der Meldebestand im einfachen Lagermodell? (Er gibt den Bestand an, bei dem die Wiederbeschaffung angestoßen werden soll) (!Er ist immer identisch mit der maximalen Lagerkapazität) (!Er gibt den Jahresumsatz des Lieferanten an) (!Er ist die Summe aller bereits bezahlten Rechnungen)

Wie wird ein vereinbarter Warenrabatt in einer üblichen Bezugskalkulation behandelt? (Er wird vom passenden Listenwarenwert abgezogen) (!Er wird erst nach der Umsatzsteuer hinzuaddiert) (!Er wird unabhängig vom Vertrag von den Frachtkosten abgezogen) (!Er wird immer als fixe Lagergebühr verbucht)

Welches Vorgehen macht eine Nutzwertanalyse nachvollziehbar? (Kriterien und Gewichte vorher festlegen und Punktwerte begründen) (!Erst den gewünschten Gewinner wählen und danach die Gewichte anpassen) (!Unbelegte Werbeaussagen stets mit Höchstpunkten bewerten) (!Alle Kriterien unabhängig von der Zielsetzung zufällig gewichten)

Welche Aussage beschreibt einen Werkvertrag am besten? (Ein vereinbarter herzustellender Erfolg ist geschuldet) (!Nur die Nutzung einer Sache gegen regelmäßige Miete wird geschuldet) (!Die Übertragung beliebiger fertiger Waren ist immer ein Werkvertrag) (!Ein Werkvertrag enthält grundsätzlich kein Entgelt)

Wann kann eine Bestellung einen bindenden Kaufvertrag abschließen? (Wenn sie ein hinreichend bestimmtes bindendes Angebot wirksam und unverändert annimmt) (!Immer bereits beim Öffnen eines Warenkorbs) (!Nur dann, wenn ein Auszubildender den Vorgang allein bearbeitet) (!Erst nach jeder späteren Rechnungskorrektur)

Was ist bei der Kontrolle einer geschäftlichen Warenlieferung besonders wichtig? (Bestellung, Lieferschein, tatsächliche Ware und sichtbare Mängel vergleichen) (!Den Lieferschein ungelesen archivieren) (!Die Rechnung vor jeder Sichtprüfung endgültig freigeben) (!Nur die Farbe des Lieferfahrzeugs protokollieren)

Welche Voraussetzung ist für die geplante Skontonutzung maßgeblich? (Die vereinbarte Skontobedingung muss bei der Zahlung erfüllt sein) (!Skonto ist bei jedem Kaufvertrag automatisch gesetzlich garantiert) (!Skonto kann beliebig auf alle Beträge aufgeschlagen werden) (!Skonto entfällt nur bei Zahlung mit digitalem Beleg)

Wie sollte ein festgestellter Sachmangel im betrieblichen Einkauf behandelt werden? (Abweichung sachlich dokumentieren und die zuständige Stelle unverzüglich informieren) (!Sofort ohne Prüfung alle Zahlungen im Unternehmen stoppen) (!Den Mangel verschweigen und Ware als vollständig mangelfrei buchen) (!Die Lieferfirma öffentlich mit echten Kundendaten beschuldigen)

Welcher Ansatz unterstützt nachhaltige und datensparsame Beschaffung? (Produktnachweise prüfen und nur notwendige Kontaktdaten weitergeben) (!Jedes Recyclingzeichen ohne weitere Prüfung als Gütesiegel anerkennen) (!Lieferantenlisten mit Personaldaten öffentlich veröffentlichen) (!Alle Angebote ungeprüft an frei zugängliche KI-Webseiten übertragen)

Rückmeldung für das eigenständige Üben: Wenn ein Versuch nicht gelingt, schlage im betreffenden Fachkapitel die Bedeutung von Bedarf, Preisbasis, Vertragsart, Frist oder Nachweis nach und erläutere vor einem neuen Versuch deine Begründung. Die Aufgaben zeigen keine vorangestellte separate Lösungsliste.

Memory: Fachbegriffe zuordnen

Bedarfsträger	Meldet benötigte Sachgüter oder Leistungen aus einer Fachabteilung
Zieleinkaufspreis	Preis nach Abzug eines vereinbarten Liefererrabatts
Meldebestand	Lagerbestand, bei dessen Erreichen eine Nachbestellung angestoßen wird
Werkvertrag	Vereinbarung, bei der ein bestimmter herzustellender Erfolg geschuldet wird
Nacherfüllung	Gesetzlicher Ansatz zur Beseitigung eines Mangels oder Ersatzlieferung bei erfüllten Voraussetzungen
Datenminimierung	Verarbeitung nur der für einen festgelegten Zweck erforderlichen personenbezogenen Daten

Drag-and-drop: Beschaffungsschritte zuordnen

Ordne die passende Tätigkeit zu.	Beschreibung
Bezugsquellen recherchieren	Geeignete Lieferanten und überprüfbare Produktinformationen ermitteln
Angebote auswerten	Preise, Fristen, Qualität und Umweltkriterien vergleichen
Bestellung freigeben	Vor verbindlicher Beauftragung Zuständigkeit und Budget prüfen
Wareneingang kontrollieren	Tatsächliche Lieferung mit Belegen und Bestellung abgleichen
Rechnung prüfen	Sachliche und rechnerische Richtigkeit vor Zahlungsfreigabe kontrollieren

Kreuzworträtsel: zentrale Fachsprache

Bedarf	Bezeichnung für benötigte Waren und Leistungen eines Betriebs
Skonto	Vereinbarter Nachlass bei rechtzeitiger Zahlung unter bestimmten Bedingungen
Lagerung	Sachgerechtes Aufbewahren von Vorräten bis zur Verwendung
Lieferant	Unternehmen, das dem Betrieb bestellte Güter bereitstellt
Anfechtung	Rechtliche Möglichkeit, eine Willenserklärung wegen eines anerkannten Grundes zu beseitigen
Rechnung	Beleg mit Angaben zu abgerechneten Lieferungen oder Leistungen

LearningApps: zusätzliche Suchübungen

Suche nach geeigneten vorhandenen Lernanwendungen zur Beschaffung. Externe Aufgaben können fachlich oder rechtlich veraltet sein: Prüfe Datum und Inhalte vor der Verwendung. Die Suchseite ist keine Behauptung über eine bestimmte fertige Übung.

Lückentext: den Prozess nachvollziehen

Die Fachabteilung meldet ihren betrieblichen

.

Bei der Bestellplanung berücksichtigt der Einkauf die

.

Ein unverbindliches Schreiben an mögliche Anbieter heißt

.

Der Preisnachlass auf einen Listenpreis heißt

.

Der Nachlass bei erfüllten Zahlungsbedingungen heißt

.

Die kriterienbezogene Bewertung mehrerer Angebote nennt man

.

Eine Vereinbarung über die Gebrauchsüberlassung gegen Entgelt ist ein

.

Bei einer mangelhaften Lieferung kann unter gesetzlichen Voraussetzungen zunächst

verlangt werden.

Beim Eingang von Waren ist der

mit der tatsächlichen Lieferung zu vergleichen.

Die Verarbeitung personenbezogener Informationen ist auf das erforderliche Maß zu beschränken und folgt dem Grundsatz der

.

Offene Aufgaben

Leicht

Bedarfsermittlung: Erstelle aus fiktiven Lagerzahlen eine Bedarfsmeldung; markiere verfügbare Bestände und schon fest bestellte Mengen.
Geschäftsbrief: Formuliere eine sachliche Anfrage über 25 Bürostühle als Übungsdokument mit Termin, ergonomischen Mindestanforderungen und Angebotsfrist.
Kaufvertrag: Vergleiche in einer selbst gestalteten Übersicht Kauf-, Miet-, Werk- und Dienstvertrag jeweils mit einem berufstypischen Beispiel.
Wareneingang: Erstelle eine Checkliste mit mindestens acht Prüfpunkten zur Annahme fiktiver Büroartikel ohne personenbezogene Daten.

Standard

Bezugskalkulation: Berechne zwei fiktive Angebote mit unterschiedlichen Rabatten, Skontobedingungen und Frachtkosten und kontrolliere alle Rundungen.
Nutzwertanalyse: Setze eine digitale Bewertungsmatrix mit Gewichten, Punktwerten und einer begründeten Lieferantenempfehlung auf.
Lagerhaltung: Untersuche drei mögliche Bestellmengen mit einer Tabellenkalkulation und erstelle ein Diagramm zu Bestell- und Lagerkosten.
Geschäftskommunikation: Entwirf eine bestellfähige, jedoch unversendete E-Mail inklusive Freigabevermerk, Dateiname und datensparsamem Dokumentationsplan.

Schwer

Vertragsstörung: Entwickle in einem Rollenspiel mit erfundenen Parteien einen rechtlich vorsichtigen Handlungsplan bei verspäteter Teillieferung und protokolliere die Entscheidung.
Nachhaltige Beschaffung: Prüfe widersprüchliche Umweltversprechen zweier Modellangebote und begründe, welche Nachweise vor einer Vergabe benötigt werden.
Prozessoptimierung: Zeichne einen vollständigen digitalen Beschaffungsprozess mit Freigabe, Zugriffsrechten, Dokumentenprüfung und Fehlerpfaden.
Projektmanagement: Produziere ein dreiminütiges Erklärvideo oder eine Bildschirmpräsentation zum Praxisfall mit Budgetkontrolle, Rechenwegen, Vertrag und Reflexion, ausschließlich mit synthetischen Daten.

Lernkontrolle

Beschaffungsprozess: Erläutere, wie ein übersehener offener Bestellauftrag zu Überbestand führt, und plane zwei wirksame Gegenkontrollen.
Kostenrechnung: Rechne den Praxisfall erneut, wenn A die Fracht um 4,00 € netto erhöht und die Skontofrist nicht genutzt wird; prüfe die Budgetgrenze.
Nutzwertanalyse: Erkläre an einer veränderten Gewichtung, wann ein preisgünstigerer Lieferant trotz schwächerer Umweltkriterien ausgewählt würde.
Vertragsrecht: Unterscheide an drei konkreten Bestelltexten, ob eine Anfrage, ein bindendes Angebot oder eine Annahme vorliegt; kennzeichne offene Tatsachenfragen.
Handelskauf: Analysiere einen Wareneingang mit erkennbar beschädigten Gütern bei zwei kaufmännischen Parteien und leite aus § 377 HGB eine geeignete Prüf- und Kommunikationsfolge ab.
Datenschutz: Entwirf einen Nachweis, wie Bestell-, Liefer- und Rechnungsdaten mit Rollenrechten und ohne unnötige personenbezogene Informationen gespeichert werden.

Bewerte die Ergebnisse entlang des Praxisrasters. Bei Rechenfehlern helfen Formelkontrolle und Cent-Rundung; bei Rechtsunsicherheit eine erneute Fallprüfung mit den aktuellen gesetzlichen Grundlagen und der zuständigen Fachperson.

Lernnachweis

Abzugeben ist eine vollständig nachvollziehbare digitale Modell-Beschaffungsakte: Bedarfsmeldung, Termin- und Verantwortlichkeitsplan, zwei Angebotsdatensätze, Tabellenkalkulation mit Bezugspreis- und Nutzwertberechnung, Diagramm, begründete Beschaffungsempfehlung, Freigabevermerk, nicht versendeter Bestellentwurf, Wareneingangscheckliste, simulierte Rechnungs- und Zahlungsprüfung, Reklamationsentwurf sowie eine einseitige Reflexion zu Sicherheit, Nachhaltigkeit und Datenschutz.

Prüfbarkeit: Jedes Dokument hat eine verständliche Versionsbezeichnung und einen Bearbeitungsvermerk; Formeln bleiben sichtbar, Quellannahmen sind ausgewiesen, Ergebnissummen stimmen mit den Einzelschritten überein und die Entscheidung ist anhand des 100-Punkte-Rasters im Praxisauftrag reproduzierbar. Der Lernnachweis umfasst Fachwissen, digitale Arbeitsfertigkeiten, begründetes Entscheiden, Teamkommunikation und den Transfer auf einen zweiten fiktiven Fall. Verwende nur Modellfirmen und erfundene Belege. Freigabe für einen echten Einkauf ist nicht Bestandteil der Aufgabe.

OER und Wikipedia

Quellen und weiterführende Materialien (Abruf/Prüfung: Oktober 2026):

KMK-Rahmenlehrplan, Lernfeld 4, Seite 13 – Kompetenzgrundlage, 120 Stunden.
BIBB-Berufsprofil und Ausbildungsordnung 2025 – Berufsbild, Ausbildungsrahmen.
Landesbildungsserver Baden-Württemberg, Lernfeld 4 – landesbezogene Umsetzung und Lehrmaterial; Lizenzhinweise je Material beachten.
§ 433 BGB, § 437 BGB, § 377 HGB, § 12 UStG – Rechtsgrundlagen; vor praktischer Anwendung aktuelle Fassung und Fallkontext prüfen.
DIN Media, DIN 5008:2020-03 – Herstellerangabe zum derzeit als aktuell gelisteten Textverarbeitungsstandard, Normtext selbst kostenpflichtig.
DGUV, Büro-Publikationen – aktuelle Verweise zu DGUV Regel 115-401 und DGUV Information 215-410.
Umweltbundesamt, umweltfreundliche Beschaffung – Nachweise und Nachhaltigkeitskriterien.
Wikipedia: Beschaffung und Wikipedia: Nutzwertanalyse – offene Einstiegsartikel, Details mit offiziellen Quellen gegenprüfen.
Bezugskalkulation – Mathe mit Frau Fromme und Beschaffung Folge 7 – Videokurs Lehmkuhl – deutschsprachige, geprüfte Videotitel und Quellen; Videoinhalte sind nicht automatisch frei nachnutzbare OER.

Geprüfte Abbildungen und ihre Bildnachweise:

Commons-Datei	Herkunft und Beschreibung	Urheber	Lizenz
File:Gantt.png	Projektzeitplan-Diagramm	The LMOE	Gemeinfrei, laut Dateiseite
File:Modern warehouse with pallet rack storage system.jpg	Palettenregallager	Axisadman	CC BY-SA 3.0
File:Pocket calculator.jpg	Taschenrechner	Dimljacic	CC BY-SA 4.0
File:ESYPOS Barcode Scanner.jpg	Warenscanner	Deepakesy	CC BY-SA 4.0
File:Recycling symbol.svg	Allgemeines Recyclingsymbol	Krdan	Gemeinfrei, laut Dateiseite

Die Abbildungen illustrieren Prozesse und Arbeitsmittel; sie belegen keine Eigenschaften erfundener Anbieter. Bei Weiterverwendung die Namensnennung und Lizenzpflichten der einzelnen Dateien beachten; Videos nur über zulässige Einbettung nutzen.

Wikipedia-Lektüre als Zusatzressource:

Verknüpfte Lernbereiche

Betriebliche Beschaffung und Einkauf

Wirtschaftsrecht und betriebliche Kommunikation

Digitale Büroprozesse und Verantwortung

Projektideen für Unterricht und Ausbildungsbetrieb: (1) Lieferantenbewertung mit Nachweisampel und transparenten Gewichten, (2) sichere E-Procurement-Simulation mit Rollenrechten, (3) nachhaltiger Bürobedarfskatalog mit nachweisbaren Produkteigenschaften, (4) Wareneingangskontrolle als Rollenspiel ohne echte Ware, Daten oder rechtlich bindende Handlungen. Ergebnisse jeweils mit dem betrieblichen Ausbildungsplan und der zuständigen Lehrkraft abstimmen.