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Fachübungen 4 – Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen - Kaufmann für Büromanagement

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Einleitung

Du lernst im 1. Ausbildungsjahr des Berufs Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, wie du Sachgüter und Dienstleistungen bedarfsgerecht, wirtschaftlich, rechtssicher und nachhaltig beschaffst. Die sechs Fachkapitel bilden den Weg von der Bedarfsanalyse bis zum Umgang mit Vertragsstörungen ab. Du übst Fachrechnen, Tabellenkalkulation, Geschäftsbriefe und begründete Entscheidungen. Grundlage ist Lernfeld 4 des KMK-Rahmenlehrplans mit einem Zeitrichtwert von 120 Stunden. Die Ausbildungsordnung vom 25. Februar 2025 gilt seit 1. August 2025; der Beruf dauert regulär 36 Monate und hat Wahlqualifikationen statt Fachrichtungen. Die Abschlussprüfung ist gestreckt; hier werden keine ungeprüften Prüfungszeiten oder Originalaufgaben verwendet.

Lernziele: Du kannst einen Bedarf bestimmen, Angebote quantitativ und qualitativ bewerten, Bestellungen und Verträge einordnen, die Warenannahme und Rechnungsprüfung dokumentieren, Skonto berechnen und bei Störungen angemessen kommunizieren. Sämtliche Firmen, Preise, Briefe und Belege in den Übungen sind frei erfunden. Erteile keine echten Bestellungen und nimm keine rechtsverbindlichen Erklärungen im Namen eines Betriebs ohne Freigabe vor.

Fachkapitel 1: Bedarf, Lager und Bestellplanung

Beschaffungsbedarf systematisch ermitteln

Eine Beschaffung beginnt mit einer Bedarfsmeldung: Was wird in welcher Menge, Qualität, Zeit und an welchem Ort benötigt? Sachgüter sind körperliche Gegenstände wie Recyclingpapier; Dienstleistungen sind etwa Wartung, Reinigung oder Cloud-Support. Prüfe zuerst Lagerbestände, interne Alternativen, freigegebene Budgets, Rahmenverträge und Beschaffungsrichtlinien. Der Nettobedarf kann vereinfacht als Bruttobedarf minus verfügbarer Lagerbestand minus fest zugesagte Zugänge berechnet werden; ein erforderlicher Sicherheitsbestand erhöht den disponierbaren Bedarf. Verwechsle erwartete Lieferung nicht mit tatsächlich verfügbarer Ware.

Meldebestand und optimale Bestellmenge

Bei gleichmäßigem Verbrauch lautet die vereinfachte Formel: Meldebestand = durchschnittlicher Tagesverbrauch × Wiederbeschaffungszeit in Arbeitstagen + Sicherheitsbestand. Beispiel: vier Packungen täglich, sechs Arbeitstage Lieferzeit und zwölf Packungen Sicherheitsbestand ergeben 4 × 6 + 12 = 36 Packungen. Wenn der verfügbare Bestand auf 36 fällt, ist eine neue Bestellung auszulösen. Bei schwankendem Bedarf brauchst du zusätzliche Prognosen und Reserven.

Bestellkosten fallen pro Bestellung an, Lagerhaltungskosten bei aufbewahrten Beständen. Eine optimale Bestellmenge minimiert unter vereinfachten Annahmen die Summe dieser Kosten. Die folgende eigene Datentabelle gilt für 960 Packungen Jahresbedarf, 20 Euro Bestellkosten je Vorgang und 1,50 Euro Lagerhaltungskosten je Packung und Jahr; Einkaufspreise bleiben bei allen drei Mengen gleich.

Menge je Bestellung	Bestellungen im Jahr	Bestellkosten	Durchschnittsbestand	Lagerkosten	Summe
80 Packungen	12	240,00 €	40	60,00 €	300,00 €
120 Packungen	8	160,00 €	60	90,00 €	250,00 €
240 Packungen	4	80,00 €	120	180,00 €	260,00 €

Auswertung und Diagrammauftrag: Trage die drei Mengen auf die waagerechte Achse und die jährlichen Gesamtkosten auf die senkrechte Achse eines Säulendiagramms in der Tabellenkalkulation ein. Die beste der drei geprüften Varianten sind 120 Packungen. Das ist nur ein Vergleich diskreter Alternativen, kein Beweis für ein globales Optimum. Prüfe zusätzlich Lagerplatz, Haltbarkeit, Lieferfristen und Nachhaltigkeit.

Schematischer Ausschnitt eines Purchase-to-Pay-Prozesses; JanVajsejtl, CC BY-SA 4.0.

Videohinweis: Bensch erklärt's, „Alles rund um die Optimale Bestellmenge“ (2022); prüfe im Video den Zusammenhang zwischen Bestellhäufigkeit und Lagerkosten. Das Video ist fremdsprachlich nicht nötig, gehört aber zum freiwilligen Vertiefungsangebot.

Typische Fehler: Kalendertage statt Arbeitstage einsetzen; Sicherheitsbestand vergessen; die günstigste Stückmenge ohne Gesamtkostenanalyse bestellen; Lieferbarkeit nicht prüfen.

Fachkapitel 2: Bezugsquellen, Angebote und Kalkulation

Anfrage und Angebotsvergleich

Ermittle interne oder externe Bezugsquellen und formuliere eine unverbindliche Anfrage mit Artikelbeschreibung, Menge, Qualitätsanforderungen, Lieferort, Termin und gewünschten Zahlungsbedingungen. Ein konkretes, verbindliches Angebot kann hingegen durch rechtzeitige Annahme zum Vertrag führen; erkenne Zusätze wie „freibleibend“. Ein quantitativer Angebotsvergleich bewertet insbesondere den vergleichbaren Bezugspreis. Beim qualitativen Vergleich zählen unter anderem termingerechte Lieferung, nachgewiesene Produktqualität, Ressourcenschonung und Service.

Rechenschritt	Bedeutung	Beispiel mit fiktiven Daten
Listeneinkaufspreis	Menge × Listenpreis	120 × 12,50 € = 1.500,00 €
Zieleinkaufspreis	Listenpreis minus Liefererrabatt	1.500,00 € − 150,00 € = 1.350,00 €
Bareinkaufspreis	Zieleinkaufspreis minus vertragliches Skonto	1.350,00 € − 27,00 € = 1.323,00 €
Bezugspreis	Bareinkaufspreis plus Bezugskosten	1.323,00 € + 48,00 € = 1.371,00 €

Rechenregel: Rabatt und Skonto werden nacheinander auf ihre jeweils festgelegte Basis berechnet, nicht als Prozentsätze einfach addiert. Skonto ist an Zahlungsfrist und vereinbarte Voraussetzungen gebunden. Rechne die Umsatzsteuer bei Nettopreisvergleichen nicht willkürlich hinzu; bei nicht vorsteuerabzugsberechtigten Auftraggebenden kann die Bruttobelastung maßgeblich sein. Vergleiche immer dieselben Leistungsumfänge, Mengen und Lieferbedingungen.

Videohinweis: Mathe mit Frau Fromme, „Bezugskalkulation“ (2021); stoppe vor der Musterrechnung und rechne jeden Schritt selbst.

Nutzwertanalyse und Tabellenkalkulation

Für eine Nutzwertanalyse vergibst du jedem begründeten Kriterium ein Gewicht mit insgesamt 100 Prozent sowie vergleichbare Punktwerte, zum Beispiel von eins bis fünf. Die gewichteten Punktwerte werden addiert. Dokumentiere Belege für qualitative Angaben und vermeide doppelt gezählte Kriterien. Eine bessere Punktzahl ersetzt keine zwingende Mindestanforderung oder rechtliche Beschaffungsregel.

In einer Tabelle hilft WENN bei einer Schwellenentscheidung, etwa =WENN(C2<=D2;"rechtzeitig";"kritisch"). ZÄHLENWENN zählt Datensätze mit einer Bedingung, SUMMEWENN addiert passende Werte, SVERWEIS sucht einen Schlüssel in der ersten Spalte einer Tabelle. Prüfe bei SVERWEIS die exakte Suche mit FALSCH; je nach Programm ist XVERWEIS eine modernere Alternative. Teste alle Formeln mit künstlichen Beispieldaten und achte auf richtige Zellbezüge, Rundungen und Dezimaltrennzeichen.

Typische Fehler: Nur den Listenpreis vergleichen; Transportkosten auslassen; Rabatt auf den falschen Ausgangswert anwenden; Gewichte nicht zu 100 Prozent addieren; Ergebnisse einer Tabellenformel ohne Plausibilitätsprüfung übernehmen.

Fachkapitel 3: Bestellen und Verträge wirksam schließen

Rechtsgeschäft und Vertragstypen

Ein Vertrag entsteht grundsätzlich durch übereinstimmende Willenserklärungen, Angebot und Annahme. Ob eine Bestellung bereits die Annahme eines verbindlichen Angebots oder zunächst ein neues Angebot darstellt, hängt vom bisherigen Schriftwechsel ab. Unterscheide Besitz (tatsächliche Sachherrschaft) von Eigentum (rechtliche Zuordnung). Achte auf Vertretungsbefugnis, Dokumentation und die rechtlichen Wirkungen von Nichtigkeit oder Anfechtung; nicht jeder Fehler lässt einen wirksamen Vertrag automatisch entfallen.

Vertrag	Kennzeichen	Berufstypisches Beispiel
Kaufvertrag	Übergabe und Übereignung gegen Kaufpreis	Büropapier kaufen
Mietvertrag	Gebrauch auf Zeit gegen Miete	Kopierer mieten
Dienstvertrag	Geschuldete Tätigkeit, nicht bestimmter Erfolg	laufende Büroassistenz vereinbaren
Werkvertrag	Vereinbarter Erfolg bzw. Werk geschuldet	zugeschnittenes Regalsystem montieren lassen

Bestellschreiben, AGB und Datenschutz

Eine präzise Bestellung nennt Besteller, Empfänger, Artikel oder Leistung, Menge, Einzel- und Gesamtpreis, Liefertermin, Lieferadresse, Leistungsbeschreibung, Zahlungsbedingung, Vorgangsnummer und zuständige Kontaktstelle. Prüfe AGB auf wirksame Einbeziehung und mögliche Unwirksamkeit einzelner Klauseln; pauschale Annahmen sind rechtlich riskant. E-Mails und elektronische Bestellplattformen können Vertragswirkungen auslösen. Verwende nur freigegebene Accounts, verarbeite personenbezogene Daten sparsam und dokumentiere die interne Genehmigung. Im öffentlichen Einkauf können zusätzliche Vergabe- und Haushaltsvorgaben gelten.

Mustertext einer fiktiven Bestellung: „Sehr geehrte Damen und Herren, auf Grundlage Ihres Angebots A-204 bestellen wir nach interner Freigabe 120 Packungen Recyclingpapier A4 zu den vereinbarten Konditionen mit Anlieferung innerhalb von vier Arbeitstagen an unseren fiktiven Standort. Bitte bestätigen Sie Artikel, Liefertermin, Fracht und Skontoregelung schriftlich.“ Dieser Mustertext darf nicht als echte Bestellung versendet werden.

Typische Fehler: Eine unverbindliche Anfrage als Vertrag behandeln; Vertragsart verwechseln; widersprüchliche Liefertermine übersehen; ohne Zeichnungsbefugnis bestellen; AGB oder Datenschutzanforderungen ignorieren.

Fachkapitel 4: Wareneingang, Rechnung und Zahlung

Prüfkette mit drei Belegen

Nach einer Warenlieferung vergleichst du Bestellung, Lieferschein und tatsächlichen Wareneingang. Kontrolliere Identität, Menge, sichtbaren Zustand und dokumentierte Lieferabweichungen; bei Dienstleistungen prüfst du, ob die vereinbarte Leistung erbracht wurde. Erfasse Abweichungen nachvollziehbar und informiere die zuständige Stelle. Bei verderblichen, elektrischen, chemischen oder maschinenbezogenen Produkten dürfen Prüfungen und Inbetriebnahmen nur durch dafür qualifizierte Personen nach den geltenden betrieblichen Sicherheitsregeln erfolgen. In diesen Lernübungen werden ausschließlich Papierbelege und synthetische Daten geprüft.

Rechnungsprüfung und Skontonutzung

Vergleiche Rechnungssteller, Adressat, Belegnummer, Menge, Einzelpreise, Rabatte, Fracht, Umsatzsteuer, Zahlungsziel und Verweis auf den Auftrag. Bei einer echten Rechnung sind zudem die gesetzlich erforderlichen Pflichtangaben und gegebenenfalls die geltenden Regeln für elektronische Rechnungen zu prüfen. Die sachliche Prüfung fragt nach tatsächlich bestellter und erbrachter Leistung; die rechnerische Prüfung kontrolliert Beträge, Prozentsätze und Steuer. Erst danach erfolgt eine autorisierte Zahlungsfreigabe.

Beispiel: Die fiktive Ware kostet nach Rabatt 1.350,00 € netto, die vereinbarte Fracht 48,00 € netto. Ohne Skonto sind das 1.398,00 € netto und bei beispielhaft 19 Prozent Umsatzsteuer 1.663,62 € brutto. Gelten zwei Prozent Skonto nur auf den Warenwert, vermindert sich dieser um 27,00 € netto und die darauf entfallende Umsatzsteuer um 5,13 €. Der Zahlbetrag beträgt bei fristgerechter Zahlung 1.631,49 € brutto. Prüfe stets die tatsächlich vereinbarte Skontobasis und aktualisiere bei Bedarf die steuerliche Buchung.

Typische Fehler: Nur die Rechnung und nicht die Lieferung prüfen; 2 Prozent Skonto auch auf ausgeschlossene Fracht anwenden; Brutto und Netto mischen; eine zweifelhafte Rechnung ungeprüft bezahlen; Zahlungstermin auslösen, bevor eine berechtigte Freigabe erteilt wurde.

Fachkapitel 5: Vertragsstörungen und nachhaltige Beschaffung

Nicht rechtzeitige Lieferung und Schlechtleistung

Bei Nicht-Rechtzeitig-Lieferung stellst du zuerst fest, welcher Termin vereinbart wurde und ob rechtlich relevante Voraussetzungen eines Schuldnerverzugs erfüllt sind. Eine Mahnung ist nicht in jedem Einzelfall erforderlich; auch ein bestimmter Kalendertermin kann Bedeutung haben. Dokumentiere Bestellung, Termin, Kommunikation und Auswirkungen. Bei Schlechtleistung prüfst du Abweichungen von vereinbarter Beschaffenheit oder Funktion und informierst den Lieferanten sachlich. Mögliche Rechte können insbesondere Nacherfüllung und unter gesetzlichen Voraussetzungen weitere Ansprüche sein; genaue Reihenfolge, Fristen, B2B-Besonderheiten und Vertragsart sind zu prüfen. Fordere keine rechtlichen Maßnahmen ohne interne Rücksprache an.

Muster für eine sachliche Reklamation (fiktiv): „Bei der Wareneingangsprüfung zur Bestellung B-17 wurde statt 120 nur eine Menge von 112 Packungen festgestellt. Bitte bestätigen Sie uns die dokumentierte Differenz und teilen Sie mit, wann die fehlenden acht Packungen nachgeliefert werden können. Wir prüfen den Vorgang intern.“ Das ist eine neutrale Klärungsanfrage, keine pauschale juristische Anspruchsfeststellung.

Beschaffung ökologisch und sozial optimieren

Ein wirtschaftlich gutes Angebot berücksichtigt neben Anschaffungspreis auch Transport, Lagerplatz, Lebensdauer, Reparierbarkeit, Abfall, Energieverbrauch und möglichst nachweisbare Sozialstandards. Verwende überprüfbare Zertifikate oder Lieferantendokumentationen, statt Werbeaussagen als Tatsachen zu übernehmen. Erstelle aus deinem Tabellenvergleich ein Säulendiagramm der Bezugspreise und ein zweites der Nutzwerte. Dokumentiere, warum möglicherweise ein etwas teurerer, aber schnellerer und nachweislich nachhaltigerer Lieferant wirtschaftlich die angemessenere Wahl ist.

Typische Fehler: Reklamation ohne Belege; Mahnfristen pauschal behaupten; Lieferanten vorschnell öffentlich beschuldigen; Öko-Angaben ungeprüft bewerten; die Nutzwertzahl als Rechtsprüfung missverstehen.

Fachkapitel 6: Durchgängiger Modellfall mit Lösung

Ausgangslage und Arbeitsauftrag

Die BüroPro Nord GmbH ist eine vollständig fiktive Ausbildungsfirma. Sie benötigt Recyclingpapier A4 für eine Geschäftsstelle. Jahresbedarf: 960 Packungen; durchschnittlicher Tagesverbrauch: 4 Packungen; verfügbarer Lagerbestand: 26 Packungen; Sicherheitsbestand: 12 Packungen; Bestellkosten: 20,00 € je Auftrag; Lagerkosten: 1,50 € je durchschnittlich gelagerter Packung und Jahr. Die zwei nachstehenden Angebote sind für 120 Packungen, je ohne Umsatzsteuer, mit Fracht als nicht skontierbarem Posten und rechtzeitiger Zahlung gerechnet.

Kriterium	Angebot A: PapierWest fiktiv	Angebot B: OfficeSüd fiktiv
Listenpreis je Packung	12,50 €	12,00 €
Liefererrabatt	10 %	5 %
Skonto auf rabattierten Warenwert	2 %	3 %
Fracht netto	48,00 €	30,00 €
Lieferzeit	4 Arbeitstage	8 Arbeitstage
Qualität und dokumentierte Umweltangaben	Prüfmuster freigegeben, Nachweise vollständig	Prüfmuster geeignet, Nachweise teilweise offen

Arbeitsauftrag: Berechne Meldebestände und drei Bestellmengen-Varianten, führe die Bezugskalkulation für beide Anbieter durch, bewerte sie zusätzlich mit einer Nutzwertanalyse, formuliere eine freizugebende Bestellung, erstelle eine Wareneingangscheckliste und ermittle den fristgerechten Zahlbetrag für Angebot A. Lege deine Ergebnisse als Beschaffungsakte mit Tabellenblatt, zwei Diagrammen, Empfehlung und Musterbrief ab. Keine Daten oder Bestellungen werden real übertragen.

Vollständiger Rechenweg und Entscheidung

Bestellmengenvergleich: Bei 80, 120 und 240 Packungen entstehen jährliche Gesamtkosten von 300,00 €, 250,00 € und 260,00 €. Im untersuchten Raster ist die Menge 120 Packungen am günstigsten.

Meldebestand: Anbieter A: 4 × 4 + 12 = 28 Packungen; Anbieter B: 4 × 8 + 12 = 44 Packungen. Der Bestand von 26 liegt unter beiden Schwellen. Bei B würde der gewöhnliche Acht-Tage-Verbrauch bereits 32 Packungen ausmachen und damit den verfügbaren Bestand übersteigen. A ist hinsichtlich der normalen Lieferzeit deutlich geeigneter; auch A benötigt wegen des niedrigen Bestands sofortige Prüfung und interne Freigabe.

Rechenschritt bei 120 Packungen	Angebot A	Angebot B
Listenwert	120 × 12,50 = 1.500,00 €	120 × 12,00 = 1.440,00 €
Rabatt	150,00 €	72,00 €
Zieleinkaufspreis	1.350,00 €	1.368,00 €
Skonto	27,00 €	41,04 €
Bareinkaufspreis	1.323,00 €	1.326,96 €
Fracht	48,00 €	30,00 €
Bezugspreis netto	1.371,00 €	1.356,96 €
Preis je Packung gerundet	11,43 €	11,31 €

Ergebnis des quantitativen Vergleichs: B ist um 14,04 € netto preisgünstiger. Für die qualitative Analyse gelten die folgenden didaktisch begründeten, fiktiven Bewertungen; die Punkte wären in einem echten Betrieb erst nach Dokumentenprüfung festzulegen.

Kriterium	Gewicht	A: Punkte von 5	A: gewichtet	B: Punkte von 5	B: gewichtet
Bezugspreis	40 %	3	1,20	5	2,00
Lieferzeit	25 %	5	1,25	2	0,50
dokumentierte Nachhaltigkeit	25 %	5	1,25	3	0,75
Zuverlässigkeit laut Übungsakte	10 %	4	0,40	4	0,40
Gesamt	100 %		4,10		3,65

Entscheidung: Obwohl B beim Bezugspreis 14,04 € günstiger wäre, empfiehlt die Übungsakte Anbieter A aufgrund der kürzeren Lieferzeit, der belegten Mindestqualität und des höheren Nutzwerts. Vor der echten Beauftragung wäre die Freigabe des Budgets erforderlich. Für A beträgt der fiktive Rechnungsbetrag vor Skonto (1.350,00 € + 48,00 €) × 1,19 = 1.663,62 € brutto. Skonto 27,00 € netto zuzüglich 5,13 € Umsatzsteuerkorrektur ergibt den fristgerechten Zahlbetrag 1.631,49 € brutto.

Musterarbeitsprodukte und Bewertungsraster

Musterprodukt 1 – Entscheidungsvorlage: „120 Packungen Recyclingpapier beschaffen; Angebot A bevorzugen. Bezugspreis A 1.371,00 € netto, B 1.356,96 € netto. B ist 14,04 € günstiger, benötigt aber acht statt vier Arbeitstage. Nutzwerte: A 4,10 und B 3,65. Empfehlung: A nach Genehmigung; Liefertermin ausdrücklich bestätigen lassen.“

Musterprodukt 2 – Wareneingangscheckliste: Vorgangsnummer und Bestellfreigabe vorhanden; Artikelbezeichnung identisch; 120 Packungen gezählt; sichtbare Schäden dokumentiert; Lieferdatum erfasst; Lieferschein abgeglichen; mögliche Differenz an Einkauf gemeldet; Rechnung zur Sach- und Rechenprüfung weitergeleitet. Alle Häkchen sind im Übungsblatt simuliert.

Musterprodukt 3 – Tabellenblatt: Spalten „Anbieter“, „Listenwert“, „Rabatt“, „Zieleinkaufspreis“, „Skonto“, „Fracht“, „Bezugspreis“, „Lieferzeit“, „Nutzwert“ sowie ein Säulendiagramm mit 1.371,00 € und 1.356,96 € und ein Diagramm mit 4,10 und 3,65 Punkten. Formeln müssen nachvollziehbar bleiben, nicht durch fest eingetippte Ergebnisse ersetzt werden.

Bewertungskriterium	Punkte	Volle Leistung
Bedarf und Meldebestand	4	beide Meldebestände und Engpass richtig, Zeitpunkt begründet
Mengenplanung und Diagramm	3	Gesamtkosten 300/250/260 und Diagramm korrekt
Bezugskalkulation	5	beide vollständigen Rechenketten samt 14,04 € Differenz fehlerfrei
Nutzwert und Entscheidung	3	Gewichte, Punkte, Risiko und Empfehlung nachvollziehbar
Schriftstück und Belegprüfung	3	vollständige freizugebende Bestellung und prüfbare Checkliste
Zahlung und Reflexion	2	Bruttozahlung 1.631,49 € und belegte Nachhaltigkeitsabwägung
Summe	20	18–20 sehr sicher; 14–17 sicher; 10–13 teilweise; unter 10 erneute Übung

Bewertungsgrundsatz: Anerkenne fachlich richtige alternative Rechenwege und gut begründete Entscheidungen. Eine andere Lieferantenauswahl kann mit veränderter, transparenter Gewichtung vertretbar sein, sofern Lieferfähigkeit und interne Mindestkriterien nachgewiesen sind. Nicht bloß das Endergebnis, sondern Kriterien, Dokumentation und plausible Berechnungen zählen.

Interaktive Aufgaben

Multiple-Choice-Quiz: Fachwissen anwenden

Wodurch entsteht in der vereinfachten Planung ein Meldebestand? (Durch Tagesverbrauch mal Lieferzeit plus Sicherheitsbestand) (!Nur durch die aktuell vorhandene Lagermenge) (!Durch den Listenpreis plus Umsatzsteuer) (!Durch den Jahresumsatz geteilt durch Lagerfläche)

Rückmeldung: Der Meldebestand kombiniert den erwarteten Verbrauch während der Wiederbeschaffung mit einer zusätzlichen Reserve.

Welche Kostenkombination wird bei der untersuchten optimalen Bestellmenge minimiert? (Bestellkosten und Lagerhaltungskosten) (!Personalnebenkosten und Umsatzsteuer) (!Werbekosten und Mietkaution) (!Umsatz und Rohgewinn)

Rückmeldung: Häufige kleine Bestellungen erhöhen Bestellkosten; große Lose erhöhen die durchschnittlichen Lagerkosten.

Welcher Betrag ist bei 1350 Euro Zieleinkaufspreis und 2 Prozent Skonto der Skontobetrag? (27 Euro) (!2 Euro) (!13 Euro und 50 Cent) (!270 Euro)

Rückmeldung: Zwei Prozent von 1.350 Euro sind 1.350 mal 0,02 und damit 27 Euro.

Welche Reihenfolge ist bei der einfachen Bezugskalkulation korrekt? (Listenpreis dann Rabatt dann Skonto dann Bezugskosten) (!Listenpreis dann Bezugskosten dann Rabatt dann Umsatz) (!Nutzwert dann Rabatt dann Lagerplatz dann Skonto) (!Skonto dann Umsatzsteuer dann Bestellwert dann Rabatt)

Rückmeldung: Rabatt und Skonto mindern nacheinander den Warenpreis; anschließende Bezugskosten erhöhen den Bezugspreis.

Was ist ein wichtiges Merkmal einer Nutzwertanalyse? (Gewichtete Kriterien werden mit einheitlichen Punkteskalen bewertet) (!Nur der niedrigste Listenpreis darf einfließen) (!Die Gewichte müssen in der Summe 200 Prozent ergeben) (!Rechtliche Anforderungen werden durch hohe Punkte ersetzt)

Rückmeldung: Transparente Gewichte und begründete Bewertungen erleichtern Entscheidungen, ersetzen aber keine Mindestanforderungen.

Welche Aussage beschreibt das Zustandekommen eines Kaufvertrags grundsätzlich richtig? (Übereinstimmendes Angebot und Annahme können einen Vertrag bilden) (!Jede unverbindliche Anfrage begründet sofort einen Kaufvertrag) (!Nur eine handschriftliche Unterschrift macht Warenkäufe wirksam) (!Eine bloße Lagerentnahme ersetzt die Willenserklärungen)

Rückmeldung: Die rechtliche Bedeutung einer Bestellung hängt davon ab, ob zuvor ein bindendes Angebot abgegeben wurde.

Welcher Vertrag richtet sich typischerweise auf einen bestimmten Arbeitserfolg? (Werkvertrag) (!Dienstvertrag ohne Erfolgsversprechen) (!Unverbindliche Anfrage) (!Rahmenbudget)

Rückmeldung: Beim Werkvertrag ist ein vereinbartes Ergebnis wesentlich; beim Dienstvertrag steht die Tätigkeit im Vordergrund.

Welche Unterlagen müssen bei einer sachlichen Warenprüfung besonders abgeglichen werden? (Bestellung und Lieferschein und tatsächlicher Wareneingang) (!Nur ein Werbeprospekt des Lieferanten) (!Nur die Kontonummer auf der Rechnung) (!Ausschließlich die letzte Lagerinventur)

Rückmeldung: Erst der Abgleich von Soll und Ist macht Fehlmengen und Beschädigungen nachvollziehbar.

Welcher Lieferant ist im Modellfall bei 120 Packungen rein nach Netto-Bezugspreis günstiger? (Anbieter B um 14 Euro und 4 Cent) (!Anbieter A um 14 Euro und 4 Cent) (!Beide sind exakt gleich teuer) (!Anbieter A um 140 Euro und 40 Cent)

Rückmeldung: B kostet 1.356,96 Euro und A 1.371,00 Euro; die Differenz beträgt 14,04 Euro, während die Gesamtentscheidung auch Lieferzeit berücksichtigt.

Was ist bei einer verspäteten Lieferung die fachlich angemessene erste Reaktion? (Vereinbarte Termine und Belege prüfen und den Vorgang dokumentieren) (!Ohne Prüfung sofort öffentlich vor dem Lieferanten warnen) (!Die Rechnung unabhängig von der Lieferung ungeprüft bezahlen) (!Alle vertraglichen Ansprüche pauschal ausschließen)

Rückmeldung: Kläre zunächst Vertragslage, Termin und tatsächliche Abweichung; rechtliche Schritte hängen von den Voraussetzungen des Einzelfalls ab.

Memory: Fachbegriffe verbinden

Meldebestand	Schwellenwert zur rechtzeitigen Auslösung einer Bestellung
Bezugspreis	Warenpreis nach Nachlässen zuzüglich Beschaffungsnebenkosten
Nutzwertanalyse	Entscheidungsmethode mit gewichteten Bewertungskriterien
Wareneingang	dokumentierte Überprüfung angelieferter Waren
Nacherfüllung	mögliche Abhilfe bei einer mangelhaften Leistung
Sicherheitsbestand	Reserve gegen schwankenden Bedarf oder verspätete Lieferung

Drag-and-drop: Prozessschritte zuordnen

Ordne den Prozessschritt zu.	Passende Tätigkeit
Bedarfsmeldung	Anforderungen und verfügbare Bestände erfassen
Anfrage	Konditionen mehrerer Lieferanten ermitteln
Bestellung	Freigegebenen Auftrag verbindlich erklären
Warenannahme	Gelieferte Menge und sichtbaren Zustand prüfen
Zahlungsfreigabe	Geprüfte Rechnung autorisiert zur Zahlung geben

Kreuzworträtsel: Einkauf und Recht

Bedarf	Welche benötigte Gütermenge wird zu Beginn ermittelt?
Anfrage	Wie heißt die Bitte um Auskunft zu Preis und Konditionen?
Rabatt	Welcher Preisnachlass wird oft vor dem Skonto abgezogen?
Skonto	Welcher Nachlass setzt üblicherweise eine schnelle Zahlung voraus?
Lieferung	Wie heißt das Bereitstellen bestellter Sachgüter am Zielort?
Eigentum	Wie heißt die rechtliche Zuordnung einer Sache?

LearningApps: Weitere Übungen finden

Wähle eine thematisch passende, von der Lehrkraft überprüfte Anwendung. Die Einbindung führt zur LearningApps-Suche; einzelne externe Übungen können eigene Rechte und Datenschutzbedingungen haben.

Lückentext: Fachliche Zusammenhänge sichern

Am Beginn der Beschaffung ermittelst du den

. Ein Puffer für unvorhergesehene Verzögerungen heißt

. Für die Schwelle zur Nachbestellung berechnest du den

. Den Preisnachlass auf den Listenpreis nennst du

. Der Nachlass bei schneller Zahlung heißt

. Den Preis nach Nachlässen und zuzüglich Bezugskosten nennst du

. Eine Bewertung mit gewichteten Kriterien ist die

. Ein Vertrag über die Herstellung eines bestimmten Erfolgs ist ein

. Die Überprüfung der eingetroffenen Ware heißt

. Bei mangelhafter Ware prüfst du vorrangig die Voraussetzungen der

.

Offene Aufgaben

Bearbeite die Aufgaben in deiner Niveaustufe. Erstelle ausschließlich fiktive Dokumente und nutze nachvollziehbare Rechenwege; die Kriterien zur Selbstkontrolle stehen unter den Aufgaben.

Leicht

Bedarfsliste: Erstelle für ein Büro mit 6 Arbeitsplätzen eine Liste von mindestens fünf benötigten Sachgütern mit Menge, Verwendungszweck und vorhandener Reserve. Produkt: Bedarfstabelle; Kriterium: Vollständigkeit und Einheiten.
Angebot lesen: Markiere in einem selbst erfundenen Angebot Artikel, Preis, Lieferzeit, Fracht und Zahlungsziel. Produkt: annotierter Angebotsbogen; Kriterium: fünf sachlich richtige Markierungen.
Rabatt rechnen: Ein fiktives Produkt kostet 400,00 € netto und erhält 5 Prozent Rabatt. Rechne Rabatt und Zieleinkaufspreis aus. Produkt: Rechenkarte; Kriterium: 20,00 € und 380,00 € mit Rechenweg.
Belege prüfen: Vergleiche fiktive Bestellung über 20 Ordner mit einem Lieferschein über 18 Ordner und formuliere einen kurzen Prüfvermerk. Produkt: Vermerk; Kriterium: Fehlmenge zwei und nachvollziehbare Meldung.

Standard

Zwei Angebote kalkulieren: Vergleiche fiktive Listenwerte 600,00 € mit 10 Prozent Rabatt und 15,00 € Fracht sowie 570,00 € ohne Rabatt mit 20,00 € Fracht, jeweils ohne Skonto. Produkt: Kalkulation; Kriterium: 555,00 € gegen 590,00 € und begründete Wahl.
Bestellzeitpunkt bestimmen: Bei drei Stück Tagesverbrauch, fünf Arbeitstagen Lieferzeit und acht Stück Sicherheit berechne den Meldebestand und skizziere ein einfaches Bestandsdiagramm. Produkt: Tabelle und Grafik; Kriterium: 23 Stück mit richtiger Achsenbeschriftung.
Fiktive Anfrage schreiben: Formuliere eine sachliche Anfrage für zehn ergonomische Bürostühle ohne verbindliche Bestellung. Produkt: normbewusste E-Mail; Kriterium: Betreff, Menge, Qualitätsmerkmale, Konditionen und Frist.
Vertragstypen vergleichen: Ordne Kopiererkauf, Gebäudereinigung, gemietete Besprechungsräume und individuell gefertigte Bürotheke passenden Vertragsarten zu und begründe jede Zuordnung. Produkt: Vierfeldertabelle; Kriterium: Kauf, Dienst, Miete und Werk mit Merkmal.

Schwer

Lieferantenentscheidung: Erstelle für den Modellfall eine gewichtete Nutzwertanalyse mit Preis, Lieferzeit, Nachhaltigkeit und Service. Erkläre den Unterschied zwischen preisgünstigstem und geeignetstem Angebot. Produkt: Kalkulationsdatei und Empfehlung; Kriterium: Gewichte 100 Prozent, Datenbelege und Entscheidungslogik.
Vertragsstörung bearbeiten: Ein erfundener Liefertermin wurde überschritten. Erstelle eine dokumentierte Chronologie, liste rechtlich zu prüfende Voraussetzungen auf und entwirf eine sachliche Anfrage an den Lieferanten. Produkt: Fallakte; Kriterium: keine pauschalen Rechtsbehauptungen.
Lebenszykluskosten prüfen: Vergleiche zwei fiktive Druckerlösungen über drei Jahre mit Kaufpreis, Verbrauchsmaterial, Energie und Entsorgung. Produkt: Kostenmatrix; Kriterium: transparente Annahmen, richtige Summen und begründeter Transfer.
Beschaffungsprozess verbessern: Entwickle ein Soll-Prozessdiagramm mit Bedarfsmeldung, Freigabe, Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung und Zahlung sowie zwei Kontrollpunkten gegen Fehler. Produkt: Flussdiagramm und Kurzpräsentation; Kriterium: Zuständigkeiten, Datenschutz und Vier-Augen-Prinzip.

Musterlösungen und Bewertungshinweise

Leicht: Bedarfsliste mit fünf zweckmäßigen Positionen; Angebot mit fünf erkennbaren Konditionen; 400,00 € × 0,05 = 20,00 € und 400,00 € − 20,00 € = 380,00 €; beim Lieferschein sind zwei Ordner nachzufragen. Beurteile korrekte Einheiten, klare Belegverweise und verständliche Sprache.
Standard: 600,00 € − 60,00 € + 15,00 € = 555,00 €; Konkurrenz 570,00 € + 20,00 € = 590,00 €. Meldebestand 3 × 5 + 8 = 23 Stück. Die Anfrage nennt insbesondere zehn Stühle, überprüfbare Anforderungen und erbetene Liefer- und Zahlungsbedingungen. Bei der Vertragszuordnung sind Kauf, Dienst, Miete und Werk passend zu erklären.
Schwer: Beim Modellfall ergeben sich A = 4,10 und B = 3,65 Punkte; der Preisvorteil von B beträgt 14,04 € netto. Die Fallakte unterscheidet tatsächliche Lieferabweichung, Belege und erst zu prüfende Rechtsfolgen. Lebenszykluskosten enthalten sämtliche benannten Posten über dieselbe Laufzeit. Das Soll-Prozessbild zeigt Genehmigung vor Bestellung und Belegabgleich vor Zahlung.
Musterprodukt für eine kurze interne Mitteilung: „Betreff: Freigabe Recyclingpapier. Mengenraster: 120 Packungen. Netto-Bezugspreis A 1.371,00 €, B 1.356,96 €. Wegen vier statt acht Arbeitstagen Lieferzeit und besser dokumentierter Nachhaltigkeitskriterien empfehlen wir A. Bitte interne Freigabe vor einer Bestellung erteilen.“
Selbstkontrolle: Rechenweg mit korrekten Bezugsgrößen, sachlich passende Fachwörter, klare Quellenkennzeichnung, datensparsame fiktive Dokumente und nachvollziehbare Empfehlung sind wichtiger als stilistische Ausschmückung.

Lernkontrolle

Bedarfsanalyse: Für 5 Einheiten Tagesverbrauch, 7 Arbeitstage Lieferzeit und 10 Sicherheit bestimme die Schwelle und erläutere die Wirkung eines zusätzlichen Liefertags. Erwartung: 45 Einheiten, zusätzlicher Liefertag erhöht sie auf 50.
Kostenvergleich: Berechne den Bezugspreis aus 800,00 € Listenwert, 5 Prozent Rabatt, 2 Prozent Skonto auf den rabattierten Wert und 25,00 € Fracht. Erwartung: 760,00 €, 744,80 €, insgesamt 769,80 € netto.
Begründung: Darf der höchste Nutzwert automatisch eine gesetzliche Beschaffungsvorschrift ersetzen? Erwartung: nein; Musskriterien und Zuständigkeiten zuerst prüfen.
Vertragsfall: Erläutere, warum eine unverbindliche Angebotsanfrage nicht mit einem angenommenen bindenden Angebot gleichzusetzen ist. Erwartung: Rechtsbindungswille und Erklärungsinhalt unterscheiden.
Abweichung: Eine fiktive Lieferung enthält beschädigte und fehlende Packungen. Nenne Dokumentation, Informationsweg und die zu prüfenden nächsten Schritte. Erwartung: Soll-Ist, Beweissicherung, interne Meldung, geeignete Nacherfüllung prüfen.
Zahlung: Berechne den Zahlbetrag für einen ausdrücklich vollständig skontierbaren Bruttorechnungsbetrag von 1.190,00 € bei 2 Prozent fristgerechtem Skonto. Erwartung: 23,80 € Abzug, 1.166,20 € Zahlung; Zahlungsfrist nachweisen.
Transfer: Begründe an einem selbst entwickelten Kriterienset, wann das teurere Angebot wirtschaftlich sinnvoll sein kann. Erwartung: Lieferfähigkeit, Qualität, dokumentierte Nachhaltigkeit und langfristige Kosten belegen.

Lernnachweis

Dein Lernnachweis ist eine fiktive Beschaffungsakte mit (a) Bedarfs- und Meldebestandsrechnung, (b) tabellarischem Angebotsvergleich einschließlich korrekter Rabatt- und Skontorechnung, (c) zwei verständlich beschrifteten Diagrammen, (d) nachvollziehbarer Nutzwertanalyse, (e) genehmigungsbedürftigem Musterbestellschreiben, (f) Wareneingangscheckliste, (g) kontrollierter Rechnung und (h) einer sachlichen Störungsmitteilung. Lege außerdem eine einseitige Reflexion bei: Welcher Fachfehler ist dir zunächst unterlaufen, wie hast du ihn erkannt und welche wirtschaftlichen oder ökologischen Folgen kann er haben? Eine mündliche Kurzvorstellung erläutert den eigenen Lösungsweg. Bewertet werden Fachrichtigkeit, Nachprüfbarkeit, Kommunikationsqualität, Belegbezug und Transfer anhand des 20-Punkte-Rasters im Modellfall.

OER und Wikipedia

Normative und fachliche Ausgangspunkte: KMK-Rahmenlehrplan 2025, Lernfeld 4; BIBB-Berufsprofil 2025; Ausbildungsordnung vom 25. Februar 2025; ZSL-Lernfeldübersicht, CC BY-NC 4.0. Gesetzes- und Rahmenlehrplantexte dienen als Referenz, nicht als frei umzulizenzierende Kursvorlage. Sämtliche Rechnungen und Lehrtexte dieses Kurses sind eigenständig für diesen aiMOOC formuliert.

Lexikonartikel: Beschaffung, Kaufvertrag, Skonto. Der folgende geprüfte deutschsprachige Wikipedia-Artikel dient als freiwillige Vertiefung:

Nachweise der eingebetteten Wikimedia-Commons-Bilder:

Datei	Exakte Commons-Dateiseite	Urheber	Lizenz laut Dateiseite
File:Purchase Order Request Form.jpg	Quelle	Pocketbook Travel	CC BY-SA 4.0
File:P2P Process flow - step Create Purchase Order.jpg	Quelle	JanVajsejtl	CC BY-SA 4.0
File:Legal Contract & Signature - Warm Tones.jpg	Quelle	Blogtrepreneur, Attribution: howtostartablogonline.net/legal	CC BY 2.0
File:Invoice html form screenshot.png	Quelle	Rikulpatel1	CC0 1.0

Eingebettete Fachvideos und Rechte: „Alles rund um die Optimale Bestellmenge“, Bensch erklärt's – Wirtschaft einfach verstehen, 2022; „Bezugskalkulation“, Mathe mit Frau Fromme, 2021. Die Videos werden nur per YouTube-Player eingebunden; die Rechte verbleiben bei den jeweiligen Rechteinhabern. Eine CC-Freigabe für diese Videos wird nicht behauptet. YouTube-Inhalte und externe Angebote können datenschutzrechtliche Hinweise erfordern und sind freiwillige Vertiefungen; alle Aufgaben bleiben allein anhand des Texts lösbar. Bildquellen sind jeweils bei der Bildunterschrift und hier aufgeführt; es wurden keine Medien verändert.

Verknüpfte Lernbereiche

Berufsportal: Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement

Weitere passende Themen im Ausbildungsverbund sind Büroorganisation, Datenschutz, Nutzwertanalyse, Lieferungsverzug und Rechnungswesen. Bereits vorhandene Seiten sind als interne Links verwendbar; fehlende Ziele sollten vor Unterrichtseinsatz von der Lehrkraft geprüft werden.