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Güter beschaffen - Fachkraft für Lagerlogistik - LF 11

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Einleitung

Du arbeitest im dritten Ausbildungsjahr als angehende Fachkraft für Lagerlogistik. In diesem aiMOOC bearbeitest du eine vollständige Beschaffung: Du klärst den Bedarf, untersuchst Bezugsquellen, formulierst eine Anfrage, vergleichst Angebote, bereitest eine Bestellung vor, kontrollierst Wareneingang und Rechnung und veranlasst eine freigegebene Zahlung. Ziel ist nicht allein der niedrige Stückpreis, sondern eine wirtschaftliche, rechtssichere, sichere und nachhaltige Versorgung des Betriebs.

Das Lernfeld 11 „Güter beschaffen“ umfasst im KMK-Rahmenlehrplan (S. 18) 40 Unterrichtsstunden. Es fordert die Erkundung von Bezugsquellen, die Unterscheidung von Marktformen, Anfragen, Angebotsvergleiche, Bestellungen, Bezugskalkulationen, Maße, Gewichte und Währungen, ausgewählte Incoterms, kaufvertragliche Grundlagen und den bargeldlosen Zahlungsverkehr. Die BIBB-Berufebeschreibung und die Ausbildungsrahmenplan-Anlage 2 verbinden diese Aufgaben mit Dokumentation, Kooperation, Datenschutz, Umweltschutz und Qualitätssicherung. Prüfe zusätzlich den betrieblichen Ausbildungsplan, den Landeslehrplan und die Hinweise deiner zuständigen Kammer. Dieser Kurs ist kein amtlicher Prüfungs- oder Zulassungsnachweis.

Dein Lernziel: Du kannst einen Beschaffungsauftrag eigenständig analysieren, einen begründeten Arbeitsplan erstellen, geeignete Lieferanten anhand prüfbarer Daten auswählen, Preise und Zahlung berechnen, Risiken absichern und Ergebnisse nachvollziehbar dokumentieren. Sämtliche Firmen, Personen, Dokumente und Zahlen des Praxisfalls sind erfunden; du arbeitest nur mit Simulationsdaten. Reale Bestellungen, Zahlungsfreigaben, Fahrzeugbewegungen oder Prüfungen an Lagereinrichtungen erfolgen ausschließlich durch berechtigte und unterwiesene Personen.

Beschaffungsauftrag, Informationsfluss und Bedarf

Vom Bedarf zum Güterfluss

Beschaffung umfasst die wirtschaftliche und termingerechte Bereitstellung benötigter Güter. Materialfluss bezeichnet physische Bewegung und Lagerung; Informationsfluss umfasst Bedarfsanforderung, Stammdaten, Anfrage, Angebot, Bestellung, Lieferavis und Buchungen; Wertefluss beschreibt Rechnungen, Zahlungen und Kosten. Ohne korrekte Stammdaten kann selbst eine pünktliche Lieferung falsch sein: Ein Zahlendreher in der Artikelnummer führt zu ungeeigneten Kisten, eine falsche Maßeinheit zu Überbestand.

Abbildung: Lieferkette eines Unternehmens. Zeichnung: Stern; SVG-Bearbeitung: Voskos, Commons, CC BY-SA 3.0. Frage dich, an welchen Stellen Beschaffungsinformationen vor den Waren eintreffen müssen.

Schritt	Verantwortung und prüfbares Dokument	Kontrollfrage
Bedarf	Lager meldet Bestand, offene Reservierungen und Bedarf	Welche Menge ist tatsächlich verfügbar?
Markt erkunden	Einkauf führt Bezugsquellenliste und Kriterienkatalog	Gibt es Alternativen und Abhängigkeiten?
Anfragen und vergleichen	Einkauf archiviert gleichartige Angebote	Sind Bezugspreise und Leistungen vergleichbar?
Bestellen	Zeichnungsberechtigte Stelle gibt Bestellung frei	Stimmt die Spezifikation mit der Freigabe überein?
Wareneingang und Zahlung	Lager prüft Lieferung, Buchhaltung Rechnung	Passen Bestellung, Wareneingang und Rechnung zusammen?

Bedarf richtig berechnen

Bruttobedarf ist die geplante Verbrauchsmenge einschließlich gewünschter Sicherheitsreserve. Verfügbarer Bestand entsteht aus physisch vorhandenem Bestand abzüglich gesperrter und bereits fest reservierter Mengen; Zugänge dürfen nur berücksichtigt werden, wenn sie gesichert und rechtzeitig eintreffen. Nettobedarf = Bruttobedarf minus verfügbarer Bestand minus sichere rechtzeitige Zugänge, mindestens null. Bestelle unter Beachtung von Verpackungseinheiten, Mindestmengen, Lieferzeit, Liquidität und vorhandener Lagerkapazität. Beachte den Unterschied zwischen rechnerischem Bedarf und wirtschaftlich sinnvoller Bestellmenge.

Mini-Beispiel: 180 Behälter liegen im Lager, 40 sind beschädigt oder gesperrt, 120 für einen anderen Auftrag reserviert. Verfügbar sind 180 − 40 − 120 = 20 Stück. Geplanter Verbrauch 500 Stück plus Ziel-Sicherheitsbestand 100 Stück ergibt 600 Stück Bruttobedarf. Ohne sichere Zugänge beträgt der Nettobedarf 600 − 20 = 580 Stück. Eine fiktive Verpackungseinheit von 50 Stück führt zur Bestellmenge 600 Stück; der rechnerische Mehrbestand von 20 Stück muss begründet werden. Typische Fehler: gesperrte Ware mitzählen, Reservierungen ignorieren, zwei Verpackungseinheiten mit zwei Einzelstücken verwechseln.

Digitalisierung und Nachhaltigkeit: ERP und Lagerverwaltungssystem können Buchungen, Mindestbestände und Lieferavise verbinden. Vergleiche digitale Anzeige und Stichprobe; pflege Zugriffsrechte und Änderungen nachvollziehbar. Vermeide zusätzliche Bestellungen, unnötige Eiltransporte und Wegwerfverpackung, prüfe aber auch Haltbarkeit, Umlaufzahl, Reinigung und Rücknahme einer Mehrweglösung.

Bezugsquellen und Angebotsentscheidung

Märkte und Lieferanten systematisch erkunden

Bezugsquellen sind Hersteller, Großhandel, spezialisierte Händler, Branchenverzeichnisse, Messen, digitale B2B-Plattformen und bestehende Lieferanten. Suche nicht nur nach einem Preis, sondern verifiziere die Firma, erreichbare Kontaktwege, Produktspezifikation, Nachweise, Lieferfähigkeit, Rücknahmeoptionen und Ausfallrisiken. Polypol bedeutet viele Anbieter und Nachfrager; Angebotsoligopol wenige Anbieter bei vielen Nachfragern; Angebotsmonopol ein Anbieter. Die Marktform verändert Verhandlungsspielraum und Versorgungsrisiko: Bei Monopol oder starkem Oligopol werden Alternativmaterialien und Sicherheitsbestand besonders wichtig. Märkte können regional, national oder international sein.

Abbildung: Lieferantennetz mit alternativen Wegen; aalhyster, Commons, CC BY-SA 3.0. Identifiziere Engpässe und prüfe, wo ein Zweitlieferant Ausfallsicherheit erhöht.

Eine präzise Anfrage formulieren

Eine Anfrage dient der Einholung vergleichbarer Konditionen. Sie sollte Artikelbeschreibung, Maße und Toleranzen, Material und Belastbarkeit, Stückzahl, Verpackungseinheit, Lieferadresse als Musterort, benötigten Liefertermin, erwartete Nachweise, Transport- und Verpackungskonzept, Preisbasis, Rabatte, Skonto, Zahlungsziel und Angebotsgültigkeit enthalten. Gib bei internationalen Geschäften eine Lieferklausel nur mit benanntem Ort und Fassung an. Fordere keine personenbezogenen Kontaktdaten, die für eine Übung nicht notwendig sind.

Fiktive Musteranfrage: „Bitte bieten Sie uns 600 stapelbare, wiederverwendbare Lagerboxen Typ M mit Außenmaß 600 × 400 × 320 mm, dokumentierter Tragfähigkeit von mindestens 20 kg je Box und sicherer Stapelbarkeit an. Anlieferung bis zum vereinbarten Projekttag an unser Übungslager, inklusive Angabe von Fracht, Versicherung, Rabatt, Skonto, Verpackungseinheit, Nachweisen und Rücknahmeoptionen. Alle Daten dienen ausschließlich einer schulischen Simulation.“ Die Maße sind eine Aufgabenannahme, keine Zusicherung der Austauschbarkeit mit Normbehältern. Bei echten Produkten wären Herstellerunterlagen und Einsatzbedingungen maßgeblich.

Quantitativer und qualitativer Angebotsvergleich

Der quantitative Angebotsvergleich setzt alle Angebote auf dieselbe Menge, Währung, Steuerbetrachtung und den gleichen Leistungsumfang um; er berücksichtigt etwa Rabatt, vertraglich erzielbares Skonto, Fracht, Versicherung und gegebenenfalls Währungsumrechnung. Der qualitative Angebotsvergleich bewertet überprüfbare Faktoren wie Termintreue, Belastbarkeit, Reklamationsabwicklung, Umweltwirkung, Datenqualität und Ersatzlieferfähigkeit. Ein Punktesystem muss Kriterien vor Einsicht in das Ergebnis festlegen und seine Datenbasis offenlegen.

Nutzwertanalyse als Übungsmodell: Vier Kriterien erhalten insgesamt 100 % Gewicht; die Bewertung reicht von 1 (schwach) bis 5 (sehr gut). Gesamtpunkte = Summe aus Gewicht × Note. Ein Preisunterschied von 130 € kann angesichts höherer Versorgungsrisiken sinnvoll oder nicht sinnvoll sein; rechne, begründe und dokumentiere, statt die günstigste Zeile automatisch anzukreuzen.

Vollständiger Praxisauftrag: Mehrwegboxen beschaffen

Ausgangslage und Arbeitsplan

Die MusterLog GmbH (rein fiktiv) benötigt für einen simulierten November-Auftrag 500 einsatzfähige Boxen und anschließend 100 Stück Sicherheitsbestand. Lagerbestand 180, davon 40 gesperrt und 120 anderweitig reserviert. Es gibt keine sicheren Zugänge. Die Verpackungseinheit aller drei fiktiven Lieferanten beträgt 50 Stück. Du ermittelst 580 Stück Nettobedarf und schlägst 600 Stück = 12 Verpackungseinheiten vor; nach Einsatz der 500 Stück verbleiben rechnerisch 120 einsatzfähige Boxen statt der Zielreserve von 100.

Phase	Konkrete Handlung	Prüfnachweis
1 Analyse	Bedarf, gesperrte Ware, Termin und Produktanforderungen prüfen	Bedarfsblatt mit 580 Stück Nettobedarf
2 Planung	Lieferquellen und Gewichte der Auswahlkriterien festlegen	Gleichartige Anfrage und Kriterienmatrix
3 Entscheidung	Drei Bezugspreise berechnen, Nutzwert bewerten, Risiken prüfen	Kalkulation und Vergabevermerk
4 Durchführung als Simulation	Bestellung entwerfen und Freigabestufe markieren	Bestellformular ohne echten Versand
5 Kontrolle	Fiktiven Wareneingang und Rechnung abgleichen	Drei-Wege-Abgleich und Freigabevermerk
6 Reflexion	Skonto, Lagermehrbestand und Lieferleistung beurteilen	Abschlussbericht und Verbesserungsmaßnahme

Abbildung: Hochregallager mit Paletten. Erik1980, Commons, CC BY-SA 3.0. Die tatsächliche Eignung einer Lagerbox hängt auch von Lagertechnik, Traglast, Höhe, sicherem Stapeln und Herstellerangaben ab; Bild und Musterauftrag sind nicht identisch.

Fiktive, vollständig vergleichbare Angebote

Alle Preise sind EUR netto für 600 identische, angenommene Boxen. Lieferzeit ist für alle ausreichend. Der Skonto gilt laut Musterangebot nur auf den bereits rabattierten Warenwert, nicht auf Fracht oder Versicherung, und nur bei fristgerechter Zahlung. Alle nicht genannten Nebenkosten seien null. Die Prozentwerte für Recyclinganteil und Termintreue sind erfundene Übungswerte, keine geprüften Anbieterangaben.

Merkmal	Lieferant A	Lieferant B	Lieferant C
Listenpreis je Stück	22,80 €	22,20 €	21,50 €
Liefererrabatt	10 %	6 %	2 %
Skonto auf rabattierten Warenwert	2 %	3 %	1 %
Fracht	420,00 €	250,00 €	850,00 €
Transportversicherung	100,00 €	60,00 €	0,00 €
Lieferzeit in Arbeitstagen	5	7	10
Annahme: Termintreue	97 %	92 %	80 %
Annahme: Recyclinganteil	60 %	85 %	45 %

Bezugskalkulation: Listeneinkaufspreis − Liefererrabatt = Zieleinkaufspreis; minus nutzbarer Liefererskonto = Bareinkaufspreis; plus Bezugskosten = Bezugspreis bzw. Einstandspreis netto. Skonto ist keine automatische Preisminderung; ohne Zahlung innerhalb der Frist muss der Vergleich entsprechend korrigiert werden.

Lieferant A: 600 × 22,80 € = 13.680,00 €; Rabatt 10 % = 1.368,00 €; Zielpreis 12.312,00 €; Skonto 2 % = 246,24 €; Barpreis 12.065,76 €; Fracht und Versicherung 520,00 €; Bezugspreis 12.585,76 €, also rund 20,98 € je Box.

Lieferant B: 600 × 22,20 € = 13.320,00 €; Rabatt 6 % = 799,20 €; Zielpreis 12.520,80 €; Skonto 3 % = 375,624 € und kaufmännisch auf Cent gerundet 375,62 €; Barpreis 12.145,18 €; Fracht und Versicherung 310,00 €; Bezugspreis 12.455,18 €, also rund 20,76 € je Box. Für diese Übung werden Rabatt, Skonto und Bezugskosten je Gesamtauftrag gerundet, nicht zunächst alle Stückwerte.

Lieferant C: 600 × 21,50 € = 12.900,00 €; Rabatt 2 % = 258,00 €; Zielpreis 12.642,00 €; Skonto 1 % = 126,42 €; Barpreis 12.515,58 €; Fracht 850,00 €; Bezugspreis 13.365,58 €, rund 22,28 € je Box. Fehlerprobe: Der niedrigste Listenpreis ist nicht der günstigste Bezugspreis! B ist gegenüber A um 130,58 € und gegenüber C um 910,40 € günstiger.

Lieferantenauswahl mit Nutzwert, Ergebnis und Bestellung

Gewichtung: Preis 40 %, Liefersicherheit 30 %, Qualität 20 %, Nachhaltigkeit 10 %. Die Übungsnoten beruhen auf fiktiven Dokumenten und zuvor vereinbarten Bewertungskriterien, nicht auf realen Zertifikaten.

Lieferant	Preis	Liefersicherheit	Qualität	Nachhaltigkeit	Rechnung	Nutzwert
A	4	5	5	3	4 × 0,40 + 5 × 0,30 + 5 × 0,20 + 3 × 0,10	4,40
B	5	4	4	5	5 × 0,40 + 4 × 0,30 + 4 × 0,20 + 5 × 0,10	4,50
C	2	2	3	2	2 × 0,40 + 2 × 0,30 + 3 × 0,20 + 2 × 0,10	2,20

Begründete Entscheidung: B ist unter den getroffenen Annahmen sowohl beim Bezugspreis als auch beim gewichteten Nutzwert vorn. Der Vermerk muss die Bedingungen offenlegen: ausreichende Lieferfrist, tatsächlich belegte Produkttauglichkeit, Skontoberechtigung, stabile Stammdaten und eine Freigabe. Fällt B unter eine vereinbarte Mindest-Liefersicherheit, wird nicht mechanisch bestellt; es folgt eine neue Prüfung oder ein Ausweichplan.

Prüfbares Arbeitsergebnis – simulierte Bestellung: „Bestellvorschlag ÜB-011; MusterLog GmbH an fiktiven Lieferanten B; 600 stapelbare Mehrwegboxen Typ M, 600 × 400 × 320 mm, Tragfähigkeit gemäß angefragtem Nachweis; 600 × 22,20 € = 13.320,00 € netto vor Rabatt; 6 % Rabatt = 799,20 €; rabattierter Warenwert = 12.520,80 €; Fracht 250,00 € und Versicherung 60,00 €; Rechnung netto vor Skonto 12.830,80 €; Zahlungsbedingung 3 % Skonto nur auf rabattierten Warenwert bei Zahlung binnen zehn Kalendertagen, sonst vereinbartes Zahlungsziel; Liefertermin und Ort gemäß Anfrage; Mindestliefermenge 600; technische Nachweise beifügen; Freigabestatus: NICHT FREIGEGEBEN – ÜBUNG.“ Keine echten Kontonummern oder Personen eintragen.

Eingangskontrolle im Testdatensatz: Lieferschein und Bestellung nennen 600 Boxen; bei Sichtprüfung sind 590 unbeschädigt und 10 beschädigt. Es werden 600 angelieferte, aber zunächst nur 590 verwendbare Boxen gebucht; 10 werden gesperrt, dokumentiert und als Mangel an den zuständigen Einkauf gemeldet. Nicht ohne Genehmigung bezahlen und keine gesperrten Boxen in den Warenbestand als verfügbar übernehmen. Bei beiderseitigem Handelsgeschäft beachte insbesondere die Untersuchungs- und Rügeobliegenheit nach § 377 HGB; Fristen sind sachverhaltsabhängig und nicht pauschal „14 Tage“.

Bewertungsraster für den Praxisauftrag

Kriterium	Punkte	Nachweis für volle Punktzahl
Bedarf und Arbeitsplan	20	580 Stück Nettobedarf, 600 Stück begründet, alle sechs Phasen und Zuständigkeiten korrekt
Anfrage und Vergleichbarkeit	15	Spezifikation, Termin, Nebenkosten, Zahlungsbedingungen und Datenquellen vollständig
Rechenwege	25	A 12.585,76 €, B 12.455,18 €, C 13.365,58 €; Rechenweg und Rundung nachvollziehbar
Nutzwert und Entscheidung	15	4,40 / 4,50 / 2,20 Punkte; Preis und Risiken begründet
Bestellung, Eingang und Zahlung	15	Freigabevorbehalt, 10 beschädigte Stück, drei Belege und Skontofrist berücksichtigt
Nachhaltigkeit, Sicherheit und Reflexion	10	Nachweise, Herstellerhinweise, Datenschutz, Mehrweg und Verbesserungsmaßnahme dokumentiert
Gesamt	100	90–100 sehr sicher; 75–89 sicher; 60–74 überwiegend; unter 60 gezielt nacharbeiten (didaktische Übungsbewertung)

Selbstkontrolle: Vergleiche die sechs Artefakte mit dem Raster und begründe Abweichungen. Die veröffentlichte Musterlösung für den Fachtext ersetzt nicht deinen eigenen Prüfpfad; die Antworten der interaktiven Quizfragen sind in ihren unterstützten Aufgabenformaten hinterlegt.

Kaufvertrag, internationale Beschaffung und Schutzpflichten

Angebot, Annahme und Kaufvertrag

Eine Anfrage ist im Regelfall noch kein bindendes Kaufangebot. Prüfe ein eingehendes Angebot auf Verbindlichkeit, Geltungsdauer, Leistungsbeschreibung und etwaige Vorbehalte. Mit zueinander passenden Willenserklärungen kommt ein Kaufvertrag zustande; nach § 433 BGB schuldet der Verkäufer insbesondere mangelfreie Übergabe und Eigentumsverschaffung, der Käufer Abnahme und Bezahlung. In der betrieblichen Praxis kläre Einkaufsberechtigungen, Vier-Augen-Prinzip, Einkaufsbedingungen und Zuständigkeit für Reklamationen. Bei Mängeln sind Bestellung, Warenprüfung und Reklamationsweg sorgfältig zu dokumentieren; Entscheidungen über Rechte und Fristen treffen zuständige Stellen.

Maße, Gewichte, Währungen und Incoterms

Eine Anfrage muss konsistente Einheiten und eindeutig vereinbarte Toleranzen enthalten. Eine Palette mit 24 Kartons à 12,5 kg Ware wiegt ohne Verpackung 300 kg; bei 25 kg Verpackungs- und Palettengewicht beträgt das Bruttogewicht 325 kg. Bei 20 Paletten sind dies 6.500 kg brutto; ergänze Tragfähigkeit, Abmessungen und Transportkapazität. Bei internationalen Preisen rechne nur mit einem benannten Stichtagskurs und dokumentiere Bankgebühren, Wechselkursrisiko und mögliche Zoll- bzw. Einfuhrkosten. Übungsbeispiel: 1.000 USD bei einem ausdrücklich angenommenen Kurs von 1 EUR = 1,10 USD ergeben 909,09 EUR vor Gebühren. Ein realer Wechselkurs ist zeitabhängig.

Incoterms® 2020 der ICC klären vertraglich Kosten-, Risiko- und Aufgabenverteilung bei der Lieferung, nicht von selbst den Eigentumsübergang, die Zahlungsfrist oder alle Rechtsfolgen. Verwende Klausel + genau benannten Ort + „Incoterms® 2020“. EXW (Ab Werk) legt sehr viele Transportaufgaben beim Käufer ab und kann bei internationalen Verkehren Abwicklungsprobleme verursachen. FOB (frei an Bord) gilt nur für See- und Binnenschiffstransport; Risiko geht grundsätzlich mit Bereitstellung an Bord im Verschiffungshafen über. CIF (Kosten, Versicherung und Fracht) gilt ebenfalls nur für See- und Binnenschiff; Verkäufer übernimmt Kosten für Fracht und eine vorgesehene Transportversicherung bis zum Bestimmungshafen, das Risiko geht aber schon bei Verladung an Bord über. DDP (geliefert verzollt) bringt dem Verkäufer weitgehende Einfuhr- und Transportpflichten bis zum benannten Bestimmungsort. Prüfe Einfuhrfähigkeit und tatsächliche Vertragserfüllung. Dies sind Lernzusammenfassungen, keine Vervielfältigung geschützter Incoterms-Regeltexte. Maßgeblich ist die aktuelle ICC-Übersicht.

Abbildung: Containerschiff als Beispiel für grenzüberschreitende See-Beschaffung; Syukrimsw, Commons, CC BY-SA 4.0. FOB und CIF sind keine allgemeinen Straßentransportklauseln.

Fachvideo auf Deutsch: „Incoterms 2020 einfach erklärt – alle 11 Klauseln“ von Q-LOG Lernmedien (2026). Vergleiche die gezeigten Kosten- und Gefahrübergänge mit der ICC-Originalübersicht; Videos ersetzen keine Vertragsprüfung.

Arbeits-, Umwelt-, Gesundheits- und Datenschutz

Sicherheit: Vor Beschaffung von Ladungsträgern prüfe die bestimmungsgemäße Verwendung, zulässige Nutzlast, Auflast, Stapelhöhe und Herstelleranweisungen. Die DGUV Information 208-061 (aktualisierte Fassung Juli 2024) behandelt Lagereinrichtungen und Ladungsträger; DGUV Information 208-043 behandelt Regalsicherheit. Normen wie DIN EN 15635 sind in ihrem aktuellen Geltungsbereich zu prüfen, nicht durch auswendig gelernte alte Grenzwerte zu ersetzen. Keine praktischen Stapel-, Last-, Gabelstapler- oder Regalprüfversuche ohne Befugnis und Aufsicht. Sichere Alternative: Tragfähigkeitskennzeichnungen in Hersteller-Musterblättern vergleichen und Lasten auf Papier oder in einer Tabellenkalkulation simulieren.

Umwelt: Prüfe Lebensdauer, reparierbare Bauteile, Wiederverwendung, Rücknahme, Entfernungen, Transportauslastung und nachprüfbare Umweltangaben. Die gesetzliche Einordnung von Transport- und Mehrwegverpackungen hängt von ihrer tatsächlichen Verwendung ab. „Recyclingfähig“ und „aus Recyclingmaterial“ sind verschieden; behaupte ohne Nachweis keine pauschal bessere CO₂-Bilanz.

Datenschutz und IT-Sicherheit: Verwende im Kurs nur anonymisierte Testdaten. Echte Kontaktdaten natürlicher Personen sind nach DSGVO-Grundsätzen zweckgebunden und datensparsam zu verarbeiten. Überprüfe Bankdatenänderungen über einen unabhängigen, intern vorgesehenen Kontaktweg; keine Rechnungen oder Mitarbeiterlisten in öffentliche KI-Tools hochladen. Zugriffsrechte, Änderungsprotokolle und Vier-Augen-Freigaben helfen, Betrug und Fehlbuchungen zu vermeiden.

Wareneingang, Rechnung, Zahlungsverkehr und Verbesserung

Drei-Wege-Abgleich und Rechnungskontrolle

Drei-Wege-Abgleich bedeutet: (1) freigegebene Bestellung, (2) bestätigter Wareneingang und (3) Rechnung werden nach Artikel, Menge, Preis, Steuern, Bezugskosten und Konditionen verglichen. Lieferabweichungen werden gesperrt beziehungsweise reklamiert und erst nach sachlicher Klärung freigegeben. Erfasse Lieferavis, Lieferschein, Prüfprotokoll, Rechnung, Fälligkeit und Entscheidung mit Datum, aber ohne unnötige personenbezogene Daten.

Abbildung: Mobiles Barcode-Lesegerät für die Erfassung und Prüfung von Artikelkennungen; © Raimond Spekking, Commons, CC BY-SA 4.0. Scans erhöhen Nachvollziehbarkeit, ersetzen aber weder beschädigungsbezogene Sichtprüfung noch Berechtigungsprüfung.

Skonto und SEPA-Zahlung nachvollziehbar rechnen

Bargeldlose Zahlungsarten sind zum Beispiel SEPA-Überweisung, SEPA-Lastschrift mit Mandat und Kartenzahlung. Bei der Überweisung löst der Zahlende den Auftrag aus; eine Lastschrift geht grundsätzlich vom autorisierten Zahlungsempfänger aus. Die Bundesbank erläutert diese Unterschiede. Bezahle eine Rechnung nicht allein deshalb, weil ein QR-Code oder eine IBAN aufgedruckt ist. Stimmt das Konto nicht mit verifizierten Stammdaten überein, wird die Auszahlung angehalten.

Rechenbeispiel für Lieferant B unter der Annahme einer vollständig berechtigten, mängelfrei geklärten Rechnung und 19 % Regelsteuersatz: Netto-Warenwert nach Rabatt 12.520,80 € + Fracht und Versicherung 310,00 € = 12.830,80 €. Beispielhafte Umsatzsteuer 19 % = 2.437,85 €; Rechnungsbetrag brutto = 15.268,65 €. Bei fristgerechtem Skonto nur auf den rabattierten Warenwert: 12.520,80 € × 3 % = 375,62 € Skonto netto; Umsatzsteuerkorrektur zu dieser Bemessungsminderung = 71,37 €; zu überweisender Bruttobetrag = 15.268,65 € − 375,62 € − 71,37 € = 14.821,66 €. Netto-Einstandspreis nach Skonto = 12.830,80 € − 375,62 € = 12.455,18 €. Grundlagen des Beispiels: § 12 UStG. Die konkrete Rechnung, Steuerbehandlung und Rundungsmethode sind in der Praxis von Buchhaltung beziehungsweise Steuerfachleuten zu prüfen. Nach der simulierten Teilbeschädigung ist eine Zahlung zunächst nicht freigegeben; die Zahl zeigt nur den rechnerischen Soll-Betrag nach erfolgreicher Klärung.

Typische Fehler: Skonto und Rabatt addieren statt nacheinander berechnen; Skonto ohne Fristprüfung abziehen; Skonto von nicht begünstigten Versandkosten berechnen; Nettobetrag als Überweisungsbetrag behandeln; beschädigte Ware ungeprüft vollständig buchen; einen offenen Mangel bei der Zahlung ignorieren; auf abweichende Bankverbindung ohne Rückfrage überweisen.

Fachvideo auf Deutsch: „Bezugskalkulation – Einstandspreis bzw. Bezugspreis berechnen“ von Wirtschaft gaaanz einfach! (2021). Halte das Video nach jedem Kalkulationsschritt an und führe die Beispielrechnung aus dem Kurs unabhängig durch.

Rückmeldung und Verbesserungszyklus

Erstelle eine kleine Kennzahlenkarte: Anteil fristgerechter Lieferungen, Beanstandungsquote, tatsächlicher Bezugspreis je verwendbarer Einheit, Mehrweg-Umläufe und Zahl an Rechnungsabweichungen. Für den fiktiven Wareneingang gilt: 10 beschädigte von 600 angelieferten Boxen ergeben 10 ÷ 600 × 100 = 1,67 % Beanstandungsquote. Die Kosten je sofort verwendbarer Box betragen vor Gutschriften rechnerisch 12.455,18 € ÷ 590 = rund 21,11 € statt 20,76 € je bestellter Box; beachte, dass Erstattungen das Ergebnis verändern. Besprich Ursachen, Reklamation und vorbeugende Maßnahmen mit Lager, Einkauf und Buchhaltung. Dokumentiere den Status sachlich: „Bestellvorschlag erstellt“, „Eingang mit Abweichung“ und „Zahlung gesperrt bis Klärung“ – nicht „alles erledigt“.

Interaktive Aufgaben

Multiple-Choice-Quiz

Welcher Bedarf ergibt sich bei 600 Stück Bruttobedarf und 20 verfügbaren Stück ohne sichere Zugänge? (580 Stück) (!600 Stück) (!620 Stück) (!20 Stück)

Welche Reihenfolge beschreibt eine vollständige Beschaffung am besten? (Bedarf klären dann anfragen dann vergleichen dann freigeben und bestellen dann Eingang und Rechnung prüfen) (!Rechnung bezahlen dann Bedarf bestimmen dann Anbieter auswählen dann anfragen) (!Ware einlagern dann Anfrage schreiben dann Rechnung prüfen dann bestellen) (!Bestellung versenden dann Artikelmerkmale festlegen dann Angebot vergleichen dann Bestand prüfen)

Welche Marktform kennzeichnet einen einzigen Anbieter? (Angebotsmonopol) (!Angebotspolypol) (!Nachfragepolypol) (!Vollständige Konkurrenz)

Welche Größe ist für einen quantitativen Vergleich der drei Musterangebote entscheidend? (Netto-Bezugspreis bei gleichen Lieferbedingungen und erreichbarem Skonto) (!Nur der niedrigste Listenpreis pro Box) (!Nur der höchste angenommene Recyclinganteil) (!Nur die größte Anzahl an Katalogseiten)

Welcher Anbieter erzielt in der Musterrechnung den niedrigsten Netto-Bezugspreis für 600 Boxen? (Lieferant B mit 12455,18 Euro) (!Lieferant A mit 12585,76 Euro) (!Lieferant C mit 13365,58 Euro) (!Alle drei sind gleich teuer)

Was regeln die Incoterms in einem Warenkauf vor allem? (Lieferaufgaben sowie Kosten und Gefahr des Transports) (!Immer den Eigentumsübergang und die Fälligkeit der Rechnung) (!Die gesetzliche Höhe des Umsatzsteuersatzes) (!Automatisch die Qualität jeder gelieferten Ware)

Für welche Beförderung ist CIF in den Incoterms 2020 vorgesehen? (Für See- und Binnenschiffstransport) (!Für jeden innerbetrieblichen Staplertransport) (!Ausschließlich für Paketlieferungen auf der Straße) (!Ausschließlich für digitale Dienstleistungen)

Was ist bei zehn beschädigten Boxen einer Lieferung von sechshundert zuerst sachgerecht? (Beschädigte Boxen sperren dokumentieren und zuständige Stelle informieren) (!Alle Boxen ohne Prüfung als verfügbar buchen) (!Die gesamte Rechnung sofort ohne Freigabe überweisen) (!Die beschädigten Boxen unbemerkt an Kunden weitergeben)

Wann darf vereinbarter Skonto bei der Musterkalkulation berücksichtigt werden? (Wenn die vereinbarte Zahlungsfrist und Skontobasis tatsächlich erfüllt werden) (!Immer unabhängig von Frist und Vertragsinhalt) (!Nur wenn der Listenpreis höher als die Frachtkosten ist) (!Schon bei bloßer Anfrage ohne Rechnung)

Welches Vorgehen unterstützt den Schutz vor Rechnungsbetrug am besten? (Neue Bankdaten unabhängig prüfen und Zahlung nach Vier-Augen-Prinzip freigeben) (!Neue Bankdaten in jeder E-Mail ungeprüft übernehmen) (!Zahlungen durch öffentlich geteilte Zugangsdaten beschleunigen) (!Eine Rechnung allein anhand des QR-Codes akzeptieren)

Memory

Nettobedarf	Fehlmenge nach Abzug des verfügbaren Bestands und sicherer Zugänge vom Bruttobedarf
Anfrage	Ersuchen um die Mitteilung von Warenmerkmalen und Konditionen
Rabatt	Preisnachlass vor Ermittlung des rabattierten Zieleinkaufspreises
Skonto	Nachlass bei Erfüllung einer vereinbarten Zahlungsbedingung
Lieferschein	Dokument zur Zuordnung und Kontrolle angelieferter Waren
Freigabe	Berechtigte Entscheidung vor verbindlicher Bestellung oder Zahlung

Drag-and-drop

Ordne jeder Phase genau den passenden prüfbaren Arbeitsnachweis zu.

Beschaffungsphase	Richtiger Arbeitsnachweis
Bedarfsermittlung	Bestands- und Reservierungsblatt
Anfrage	Einheitliche Beschreibung der gewünschten Ware und Konditionen
Angebotsvergleich	Bezugspreiskalkulation und Kriterienmatrix
Bestellfreigabe	Zeichnungsberechtigter Prüfvermerk
Wareneingang	Lieferscheinabgleich und Mängelprotokoll

Kreuzworträtsel

Anfrage	Wie heißt das Ersuchen um ein Angebot?
Rabatt	Welcher Preisnachlass reduziert den Listeneinkaufspreis?
Skonto	Wie heißt der an eine Zahlungsbedingung gebundene Nachlass?
Polypol	Wie heißt eine Marktform mit vielen Anbietern und Nachfragern?
Rechnung	Welches Dokument fordert den geschuldeten Zahlungsbetrag an?
Lieferant	Wie nennt man ein Unternehmen, das angeforderte Güter liefert?

LearningApps

Hier findest du eine thematische Suche zu Beschaffung, Angeboten und Bezugskalkulation. Prüfe die Herkunft und Eignung einzelner, von Dritten eingestellter Übungen vor der Nutzung; die Suchseite ist selbst keine geprüfte Unterrichtsaufgabe.

Lückentext

Vor der Bestellung ermittelt das Lager den verfügbaren

. Eine unverbindliche Erkundigung nach Konditionen heißt

. Mehrere gleichartige Angebote werden mit einer

vergleichbar gemacht. Der Abzug vom Listenpreis vor dem Zieleinkaufspreis heißt

. Ein fristgebundener Zahlungsnachlass wird

genannt. Bei vielen Anbietern und vielen Nachfragern liegt ein

vor. Die internationale Lieferklausel frei an Bord wird mit

abgekürzt. Der Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung heißt

. Vor der Überweisung ist die vereinbarte

erforderlich. Um schadhafte Güter nicht irrtümlich zu verwenden, werden sie zunächst

.

Offene Aufgaben

Leicht

Bestandsblatt: Erstelle mit den fiktiven Mengen 180 vorhanden, 40 gesperrt, 120 reserviert und 600 Bruttobedarf eine Ein-Seiten-Tabelle mit verfügbarem Bestand und Nettobedarf; erläutere den Unterschied in zwei Sätzen.
Quellenlandkarte: Zeichne auf Papier drei Arten möglicher Bezugsquellen für Lagerboxen und notiere jeweils einen überprüfbaren Eignungsnachweis; verwende keine echten Personendaten.
Musteranfrage: Formuliere eine sachliche B2B-Anfrage mit mindestens acht präzisen Angaben aus der Spezifikation des Übungsfalls und markiere jede fehlende Vertragsinformation.
Datenfluss-Skizze: Zeichne, wie fiktive Artikelnummer, Lieferschein und Wareneingangsprüfung in einer Lagerverwaltungssoftware zusammenhängen; markiere eine Datenschutzmaßnahme.

Standard

Kalkulationstabelle: Rechne die drei Lieferantenangebote in einer Tabellenkalkulation mit eigenen Formeln nach und führe eine Plausibilitätskontrolle ohne Programm durch.
Bewertungswerkstatt: Entwickle mit einer Partnergruppe ein eigenes, zu 100 % summierendes Kriterienraster; vergleiche das Ergebnis mit der 40-30-20-10-Gewichtung und begründe Abweichungen.
Dokumentenprüfung: Erstelle fiktive Anfrage, Angebot, Bestellung und Wareneingangsprotokoll und kennzeichne, an welcher Stelle ein Vertrag zustande kommen kann; bespreche den Fall im Rollenspiel ohne reale Bestellungen.
Zahlungsprüfung: Errechne den Übungs-Bruttorechnungsbetrag, die Netto- und Steuerkorrektur bei Skonto und einen gesperrten Zahlungsstatus; erläutere das Vier-Augen-Prinzip.

Schwer

Störfallsimulation: Simuliere, dass Lieferant B drei Tage verspätet liefert und zehn Behälter beschädigt sind; entwickle einen Alternativplan mit Prioritäten, Dokumenten und zwei Kostenfolgen.
Internationales Vertragsmodell: Vergleiche EXW, FOB, CIF und DDP für ein beispielhaftes Überseegeschäft in einer selbst gezeichneten Risiko- und Kostenmatrix; überprüfe, warum FOB und CIF nicht für reine Straßentransporte geeignet sind.
Lebenszyklusprojekt: Entwickle eine Entscheidung zwischen Einweg- und Mehrwegtransportboxen mit fiktiven Umlaufzahlen, Reinigung, Rücklauf, Beschädigungsrate und transparenten Annahmen; erhebe keine geschützten Betriebsdaten.
Audit und Lernvideo: Produziere ein kurzes eigenes Erklärvideo oder Storyboard des Beschaffungsablaufs mit simuliertem Drei-Wege-Abgleich, Berechtigungen, Reklamation und einem messbaren Verbesserungsvorschlag.

Lernkontrolle

Transferfall Bedarf: Für 450 benötigte Stück, 35 gesperrte, 40 reservierte und 110 physisch vorhandene Stück berechne den Nettobedarf bei 50 Stück Sicherheitsreserve und wähle eine begründete Verpackungseinheit von 20; weise jeden Rechenschritt aus.
Preisfalle: Erläutere an zwei selbst erfundenen Angeboten, warum ein niedriger Listenpreis trotz Rabatt teurer sein kann, und benenne die erforderlichen Vergleichskonditionen.
Entscheidung unter Unsicherheit: Prüfe, welche Veränderungen bei den Liefersicherheitsnoten den Vorsprung von B gegenüber A aufheben; dokumentiere die neue Rechnung und eine Handlungsoption.
Rechtsfall: Nach einer Lieferung wird ein sichtbarer Mangel erkannt; erkläre am Beispiel eines beiderseitigen Handelsgeschäfts die Schritte der Prüfung, Meldung und rechtlichen Einordnung mit Quellenbezug.
Rechnungsabweichung: Auf einer simulierten Rechnung steht eine neue IBAN und ein nicht vereinbarter Frachtaufschlag. Beschreibe die Prüf- und Freigabekette einschließlich der richtigen Sperrentscheidung.
Produktwahl: Ein Lieferant bietet Stapelboxen ohne nachgewiesene zulässige Auflast an. Begründe die Ablehnung oder Nachforderung sowie eine gefahrlose Tabellen-Simulation.
Nachhaltigkeit und Kosten: Schlage zwei überprüfbare Umweltkriterien neben dem Preis vor und erkläre, warum bloße Werbeaussagen für die Auswahl nicht genügen.

Lernnachweis

Abgabeprodukt: Ein zusammenhängendes „Beschaffungsdossier – LF 11“ mit (a) datensparsamem Bedarfsblatt und sechsphasigem Arbeitsplan, (b) Musteranfrage, (c) drei nachvollziehbaren Bezugskalkulationen mit Excel- oder LibreOffice-Formeln, (d) begründeter Nutzwertentscheidung, (e) nicht versandtem Bestellvorschlag, (f) fiktivem Lieferscheinabgleich und Reklamationsmeldung, (g) Rechnungskontrolle samt Skonto- und Umsatzsteuerrechnung, (h) Risiko- und Umweltcheck und (i) eigener Reflexion auf maximal zwei Seiten. Alle Materialien bleiben fiktiv und werden datensparsam bearbeitet.

Prüfbarkeit: Der Lernnachweis nennt die Eingabewerte, Rechenregeln, Einheiten, Quellen mit Abrufdatum, Freigabezustände und verantwortliche Rolle. Eine zweite Person muss 580 Stück Nettobedarf, 600 Stück Bestellvorschlag, die drei Vergleichspreise und die 1,67 % Beanstandungsquote reproduzieren können. Nutze das 100-Punkte-Bewertungsraster im Praxisfall zur Selbst- und Partnerkontrolle. Eine Schwäche wird mit einer konkreten Überarbeitung belegt. Optional kannst du ein eigenes Erklärvideo ohne Abbildung fremder Betriebsinterna ergänzen.

Kompetenztransfer: Erkläre, wie sich die Lösung bei fehlendem Skonto, Wechselkursänderung, engerem Liefertermin, geänderter Verfügbarkeit oder zusätzlichem Umweltkriterium verändert. Beschaffungs- und Zahlungsverantwortliche müssen vor jeder realen Umsetzung ausdrücklich freigeben. Der Kurs ist eine Lernhilfe, keine amtliche Anerkennung und keine Prüfungszulassung.

OER und Wikipedia

Rahmen und Recht – geprüfte öffentliche Originalquellen:

KMK-Rahmenlehrplan Fachkraft für Lagerlogistik, S. 18: Lernfeld 11 (Beschluss 25.03.2004).
BIBB: Profil und geltende Ausbildungsordnung und Ausbildungsrahmenplan.
BGB § 433, HGB § 377, UStG § 12; Volltexte auf den amtlichen Seiten selbst prüfen.
ICC Germany: Incoterms® 2020 – urheberrechtlich geschützter Regeltext wird hier nicht kopiert.
Deutsche Bundesbank: Überweisungen und Lastschriften.
DGUV Information 208-061 (Fassung 07/2024) und DGUV Information 208-043; Hersteller- und betriebliche Sicherheitsvorgaben zusätzlich prüfen.
Bundesumweltministerium: Verpackungsabfälle und Bundesjustizministerium: DSGVO.

Geprüfte Bildnachweise und Lizenzen:

Verwendete Commons-Datei	Urheber beziehungsweise Bearbeitung	Lizenz	Quelldatensatz
A company's supply chain (de).svg	Stern; SVG Voskos	CC BY-SA 3.0	Commons
Supply Chain Network Example.png	aalhyster	CC BY-SA 3.0	Commons
Hoogbouw-magazijn.JPG	Erik1980	CC BY-SA 3.0	Commons
ContainerShip.jpg	Syukrimsw	CC BY-SA 4.0	Commons
Barcode scanner Casio DT-800M70E-1117.jpg	Raimond Spekking	CC BY-SA 4.0	Commons

Erklärvideos: Q-LOG Lernmedien, Incoterms 2020, veröffentlicht 2026 und Wirtschaft gaaanz einfach!, Bezugskalkulation, veröffentlicht 2021; die jeweiligen YouTube-Einträge bestätigen Titel, Kanal und Themenbeschreibung. Die Inhalte sind nur verlinkt/eingebettet, nicht als frei lizenziert ausgegeben. Videoeinbettung hängt von den Anbieter- und Browserfreigaben ab. Es werden keine Sofatutor-Inhalte verwendet.

Vertiefung: Wikipedia: Beschaffung und Wikipedia: Incoterms ermöglichen allgemeine, kritisch zu prüfende Wiederholung. Beachte Autoren, Versionsstand und Einzelnachweise der jeweiligen Artikel.

Verknüpfte Lernbereiche

Beschaffung und Logistik

Wirtschaft und Kalkulation

Recht und Zahlung

Berufsübergreifender Transfer

aiMOOC Projekte

Projekt 1 – Lieferantenauswahl-Labor: Teams erhalten identische fiktive Daten, vergleichen zwei Bewertungsgewichte und protokollieren den Dissens. Projekt 2 – Digitale Beschaffung: Erzeuge mit einer lokalen Tabelle einen freigabepflichtigen Ablauf von Bedarfsmeldung bis Rechnungssperre; verwende keinerlei echte Konten oder Stammdaten. Projekt 3 – Nachhaltiges Umlaufsystem: Entwirf eine Simulation, in der Rückgabequote und Lebensdauer der Behälter den Beschaffungspreis beeinflussen. Präsentiere die Ergebnisse als Tabellenplakat oder selbst aufgenommenes Erklärvideo und bewerte sie mit dem Raster.