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Datenschutzbeauftragter an der Schule – Aufgaben, Rechte und Grenzen

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Datenschutzbeauftragter an der Schule – Aufgaben, Rechte und Grenzen

Zielgruppe: behördliche Datenschutzbeauftragte an öffentlichen Schulen und Schulleitungen in Baden-Württemberg.

Kernidee: Der behördliche Datenschutzbeauftragte (bDSB) berät, unterrichtet und überwacht. Die verantwortliche Schule beziehungsweise Schulleitung entscheidet, organisiert und verantwortet die Datenverarbeitung.

Das Video des Europäischen Parlaments führt in die DSGVO ein. Für die Rollenverteilung sind besonders Art. 37 bis 39 DSGVO wichtig.

Lernziele

Nach diesem Kurs kannst Du die Rolle des bDSB von der Verantwortung der Schulleitung trennen, typische Aufgaben nach Art. 39 DSGVO zuordnen, Rechte aus Art. 38 DSGVO erklären, Interessenkonflikte erkennen und schulische Entscheidungsfälle strukturiert bearbeiten.

Rollenmodell: Verantwortung und Kontrolle trennen

Situation	Verantwortliche Schule / Schulleitung	bDSB
Datenschutzkonzept und rechtmäßige Verarbeitung	entscheidet, organisiert und weist die Rechtmäßigkeit nach	berät und überwacht
Neue Software mit personenbezogenen Daten	prüft Bedarf, entscheidet über Einsatz und schließt erforderliche Verträge	wird frühzeitig eingebunden, berät und kontrolliert
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten	stellt Erstellung und Aktualität sicher	berät und prüft im Rahmen der Überwachung
Betroffenenrechte	erfüllt Auskunft, Berichtigung, Löschung und weitere Rechte	ist ansprechbar und berät
Datenschutz-Folgenabschätzung	prüft Erforderlichkeit, führt sie durch und entscheidet über Maßnahmen	berät auf Anfrage und überwacht die Durchführung
Datenschutzverletzung	bewertet, dokumentiert und veranlasst gegebenenfalls Meldung und Benachrichtigung	berät und überwacht
Zusammenarbeit mit der Aufsicht	bleibt für die Einhaltung verantwortlich	kooperiert mit der Aufsichtsbehörde und dient ihr als Anlaufstelle

Merksatz: Der bDSB ist kein „Datenschutz-Entscheider“ neben der Schulleitung. Seine Unabhängigkeit schützt die Kontroll- und Beratungsfunktion, sie überträgt ihm nicht die Gesamtverantwortung.

Aufgaben nach Art. 39 DSGVO

Beratung und Unterrichtung

Der bDSB unterrichtet und berät die Schule, die Schulleitung und Beschäftigte zu ihren datenschutzrechtlichen Pflichten. Er erklärt Anforderungen und zeigt Handlungsoptionen auf. Die Entscheidung bleibt beim Verantwortlichen.

Überwachung der Einhaltung

Der bDSB überwacht die Einhaltung der DSGVO, weiterer Datenschutzvorschriften und interner Strategien. Dazu gehören auch Zuständigkeitsverteilung, Sensibilisierung, Schulungsrahmen und datenschutzbezogene Überprüfungen.

Sensibilisierung und Schulung

Der bDSB achtet darauf, dass Sensibilisierung und Schulung in der Organisation wirksam verankert sind. Die konkrete Durchführung jeder Schulung ist nach der Auslegung des LfDI Baden-Württemberg nicht automatisch alleinige Pflichtaufgabe des bDSB. Sie kann organisatorisch von der Schule sichergestellt und dem bDSB zusätzlich übertragen oder von ihm übernommen werden, solange kein Interessenkonflikt entsteht.

Beratung bei der Datenschutz-Folgenabschätzung

Die Schule als Verantwortliche führt eine erforderliche DSFA durch. Der bDSB wird dazu konsultiert, berät und überwacht die Durchführung. Das Bild zeigt nur ein allgemeines Risikomatrix-Prinzip und ist kein amtliches DSFA-Schema.

Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde

Der bDSB arbeitet mit der zuständigen Aufsichtsbehörde zusammen. Für öffentliche Stellen in Baden-Württemberg ist dies grundsätzlich der LfDI Baden-Württemberg.

Tätigkeit als Ansprechpartner

Betroffene Personen wie Schülerinnen und Schüler, Eltern oder Beschäftigte können sich wegen der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und zur Wahrnehmung ihrer Rechte an den bDSB wenden. Der bDSB ist außerdem Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde.

Rechte und organisatorische Stellung des bDSB

Grundsatz	Was er praktisch bedeutet
Frühzeitige Einbindung	Der bDSB wird rechtzeitig in alle Fragen mit Bezug zum Schutz personenbezogener Daten einbezogen – bei neuer Software also vor der Entscheidung.
Weisungsfreiheit	Niemand darf dem bDSB für seine Aufgaben nach Art. 39 DSGVO vorgeben, welches Prüfungsergebnis er erzielen oder welche datenschutzrechtliche Position er vertreten soll.
Unmittelbare Berichtslinie	Der bDSB berichtet unmittelbar an die höchste Leitungsebene; im schulischen Kontext ist die Schulleitung daher seine direkte Berichtsebene.
Ressourcen und Zugang	Die Schule stellt erforderliche Zeit, Informationen, Zugänge, Fachkunde und weitere Ressourcen für die Aufgabenerfüllung bereit.
Schutz der Funktion	Wegen der Erfüllung seiner gesetzlichen Aufgaben darf der bDSB nicht abberufen oder benachteiligt werden.
Vertraulichkeit	Für den bDSB gelten die einschlägigen Geheimhaltungs- und Vertraulichkeitspflichten.

Grenzen und Interessenkonflikte

Der bDSB darf andere Aufgaben übernehmen, wenn dadurch kein Interessenkonflikt entsteht. Kritisch sind Funktionen, in denen dieselbe Person Zwecke und Mittel einer Datenverarbeitung festlegt und anschließend die eigene Entscheidung kontrollieren müsste.

Für Baden-Württemberg formuliert die offizielle KM-FAQ besonders praxisnah: Ein Mitglied der Schulleitung oder ein Netzwerkbetreuer sollte nicht zum behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellt werden.

Der bDSB …	Der bDSB …
berät zu einer geplanten Verarbeitung	entscheidet nicht anstelle der Schulleitung über deren Einführung
kontrolliert die Einhaltung	genehmigt nicht seine eigene zu kontrollierende Entscheidung
weist auf Risiken hin	übernimmt nicht die Rechenschaftspflicht des Verantwortlichen
begleitet eine DSFA	ist nicht automatisch deren verantwortlicher Verfasser
ist Kontaktstelle	ersetzt nicht die Schule bei der Erfüllung von Betroffenenrechten

Prozessmodell: Frühzeitig statt nachträglich

Phase	Schule / Schulleitung	bDSB
Idee	Zweck und Bedarf klären	frühzeitig informieren
Prüfung	Daten, Rechtsgrundlage, Empfänger und Risiken beschreiben	Anforderungen, Risiken und Alternativen beraten
DSFA-Frage	Notwendigkeit prüfen und erforderlichenfalls DSFA durchführen	beraten und Durchführung überwachen
Entscheidung	Einsatz freigeben oder ablehnen, Verträge und Schutzmaßnahmen festlegen	Empfehlung dokumentieren und Einhaltung prüfen
Betrieb	Verfahren verantwortlich betreiben	risikoorientiert überwachen und sensibilisieren

Entscheidungsfälle aus der Schulpraxis

Fall A: Neue Lernplattform

Eine Lehrkraft möchte eine Cloud-Lernplattform mit Namen und Arbeitsergebnissen der Lernenden nutzen.

Rollenlösung: Die Lehrkraft entscheidet dies nicht allein. Die Schulleitung muss den Einsatz verantworten, die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen einschließlich einer gegebenenfalls erforderlichen Auftragsverarbeitung klären und den bDSB frühzeitig beteiligen. Der bDSB berät und überwacht.

Fall B: Verarbeitung mit voraussichtlich hohem Risiko

Ein neues Verfahren soll sensible oder besonders eingriffsintensive Schülerdaten systematisch auswerten.

Rollenlösung: Die Schule prüft, ob eine DSFA nach Art. 35 DSGVO erforderlich ist, und führt sie gegebenenfalls durch. Der bDSB berät und überwacht die Durchführung. Bleibt trotz Maßnahmen ein hohes Risiko, ist eine vorherige Konsultation der Aufsichtsbehörde nach Art. 36 DSGVO Aufgabe des Verantwortlichen; der bDSB dient dabei als Anlaufstelle.

Fall C: Auskunftsersuchen eines Elternteils

Ein Elternteil verlangt Auskunft zu gespeicherten personenbezogenen Daten.

Rollenlösung: Der bDSB kann beraten und als Ansprechpartner dienen. Die Pflicht zur ordnungsgemäßen Bearbeitung des Betroffenenrechts bleibt bei der verantwortlichen Schule.

Fall D: Datenschutzverletzung

Eine Datei mit personenbezogenen Schülerdaten wurde versehentlich an einen falschen Empfänger versandt.

Rollenlösung: Die Schule bewertet Risiko und Meldepflicht, dokumentiert den Vorfall und veranlasst erforderliche Meldungen beziehungsweise Benachrichtigungen. Der bDSB sollte unverzüglich einbezogen werden, berät und überwacht.

Fall E: bDSB ist zugleich Netzwerkbetreuer

Dieselbe Person soll technische Systeme administrieren und anschließend deren Datenschutzkonformität kontrollieren.

Rollenlösung: Das birgt ein strukturelles Risiko der Selbstkontrolle. Die KM-FAQ Baden-Württemberg empfiehlt, Netzwerkbetreuung und bDSB-Funktion nicht in derselben Person zu verbinden.

Fall F: Weisung zum Prüfungsergebnis

Die Schulleitung verlangt, dass der bDSB einen kritischen Befund aus einem Bericht entfernt.

Rollenlösung: Eine Vorgabe zum Ergebnis seiner Aufgabenwahrnehmung ist mit der Weisungsfreiheit nicht vereinbar. Die Schulleitung darf entscheiden, wie sie mit einer Empfehlung umgeht; die Verantwortung für diese Entscheidung bleibt bei ihr.

Baden-Württemberg: Praxiskarte für Schulleitung und bDSB

Prüffrage	Praxisantwort
Braucht jede öffentliche Schule einen bDSB?	Ja. Gemeinsame bDSB für mehrere Schulen sind unter den gesetzlichen Voraussetzungen möglich.
Wer benennt den bDSB?	Nach der Verwaltungsvorschrift erfolgt dies durch die Schulleitung; personalvertretungsrechtliche Vorgaben sind zu beachten.
Was wird veröffentlicht?	Die Kontaktdaten des bDSB. Nach Nr. 1.11.5 der VwV Datenschutz an öffentlichen Schulen soll der Name nicht veröffentlicht werden.
Wer wird informiert?	Die Kontaktdaten werden dem LfDI Baden-Württemberg und nach der VwV auch der Schulaufsichtsbehörde mitgeteilt.
Wann muss der bDSB eingebunden werden?	Ordnungsgemäß und frühzeitig; im Schulalltag besonders vor Entscheidungen über neue Verfahren oder Software mit personenbezogenen Daten.
Welche Doppelrollen sind problematisch?	Nach der KM-FAQ sollen insbesondere Mitgliedschaft in der Schulleitung und Netzwerkbetreuung vermieden werden.

Aktuelle offizielle Quellen für Baden-Württemberg

Quellenprüfung: 07.10.2026. Die folgenden amtlichen Portale wurden für diesen Kurs geprüft. Einzelne dort weiterhin bereitgestellte PDF-Handreichungen tragen ältere Standangaben; maßgeblich bleiben die jeweils aktuellen Rechtsvorschriften und amtlichen Veröffentlichungen.

IT.KULTUS-BW: Datenschutz an Schulen – zentrale amtliche Übersichtsseite mit aktuellen Verweisen, unter anderem auf DSGVO, LDSG, VwV, FAQ und Hinweise.
Kultusministerium Baden-Württemberg: FAQ Datenschutz an Schulen, Stand 05/2024 – Verantwortung der Schulleitung, Aufgaben des bDSB, Interessenkonflikte und Softwareeinsatz.
Kultusministerium Baden-Württemberg: Hinweise zum behördlichen Datenschutzbeauftragten an Schulen, Stand 06/2018 – Aufgaben, Weisungsfreiheit und frühzeitige Einbindung.
Landesrecht BW: VwV Datenschutz an öffentlichen Schulen – insbesondere Nr. 1.11 zum behördlichen Datenschutzbeauftragten.
LfDI Baden-Württemberg: Praxishilfen – amtliche Materialien zu Datenschutzbeauftragten, DSFA und weiteren Datenschutzfragen.
LfDI Baden-Württemberg: Datenschutzbeauftragte online melden – Meldemöglichkeit für Kontaktdaten.
LfDI Baden-Württemberg: Datenschutz-Folgenabschätzung zur Konsultation vorlegen – Hinweise zur vorherigen Konsultation bei verbleibendem hohen Risiko.
EUR-Lex: Datenschutz-Grundverordnung – insbesondere Art. 35 sowie Art. 37 bis 39.

Das kurze Video des Europäischen Parlaments ergänzt den Blick auf europäischen Datenschutz. Es ersetzt nicht die schulrechtlichen Hinweise Baden-Württembergs.

Interaktive Aufgaben

Quiz: Teste Dein Wissen

Wer trägt nach der KM-FAQ Baden-Württemberg die Verantwortung für den Datenschutz an der Schule? (Die Schulleitung) (!Der behördliche Datenschutzbeauftragte allein) (!Der Netzwerkbetreuer) (!Die Aufsichtsbehörde)

Welche Kernaufgabe hat der bDSB nach Art. 39 DSGVO? (Beraten und Überwachen) (!Alle Datenverarbeitungen selbst genehmigen) (!Die Schulleitung ersetzen) (!Alle IT-Systeme selbst administrieren)

Wer trägt die Verantwortung für die Durchführung einer erforderlichen Datenschutz-Folgenabschätzung? (Die verantwortliche Schule) (!Der bDSB allein) (!Die Aufsichtsbehörde) (!Der Personalrat)

Wann ist der bDSB bei einer neuen Verarbeitung einzubeziehen? (Frühzeitig vor der maßgeblichen Entscheidung) (!Erst nach einer Beschwerde) (!Erst nach Abschluss aller Verträge) (!Nur bei einer Kontrolle der Aufsicht)

Was bedeutet Weisungsfreiheit des bDSB? (Keine Vorgaben zum Ergebnis seiner gesetzlichen Aufgabenwahrnehmung) (!Er entscheidet anstelle der Schulleitung) (!Er ist von allen dienstlichen Regeln befreit) (!Er darf jede Verarbeitung stoppen)

An welche Ebene berichtet der bDSB unmittelbar? (An die höchste Leitungsebene) (!An den Netzwerkbetreuer) (!An die Schülervertretung) (!An einen beliebigen Fachbereich)

Welche Doppelrolle soll nach der KM-FAQ Baden-Württemberg wegen möglicher Interessenkonflikte vermieden werden? (Mitglied der Schulleitung und bDSB) (!Lehrkraft und Klassenleitung) (!Sekretariat und Poststelle) (!Elternvertretung und Förderverein)

Welche Rolle hat der bDSB gegenüber der Aufsichtsbehörde? (Er arbeitet mit ihr zusammen und dient als Anlaufstelle) (!Er ersetzt die Aufsichtsbehörde) (!Er erteilt der Aufsichtsbehörde Weisungen) (!Er darf keinen Kontakt zu ihr aufnehmen)

Wer darf sich wegen der Verarbeitung eigener personenbezogener Daten an den bDSB wenden? (Betroffene Personen) (!Nur die Schulleitung) (!Nur externe Dienstleister) (!Nur die Schulaufsicht)

Was gilt bei neuer Software mit personenbezogenen Daten an der Schule? (Die Schulleitung verantwortet die Entscheidung und bindet den bDSB frühzeitig ein) (!Eine Lehrkraft darf den Einsatz immer allein freigeben) (!Der bDSB muss den Vertrag als Verantwortlicher abschließen) (!Datenschutzfragen werden erst nach der Einführung geprüft)

Memory

Beratung	Datenschutzrechtliche Einordnung
Überwachung	Kontrolle der Einhaltung
Datenschutz-Folgenabschätzung	Beratung und Durchführungskontrolle
Aufsichtsbehörde	Zusammenarbeit und Anlaufstelle
Weisungsfreiheit	Unabhängige Aufgabenerfüllung
Schulleitung	Datenschutzrechtliche Verantwortung
Frühzeitige Einbindung	Beteiligung vor Entscheidungen
Interessenkonflikt	Selbstkontrolle vermeiden

Drag and Drop

Ordne die richtigen Begriffe zu.	Thema
Schulleitung entscheidet	Einführung neuer Software mit personenbezogenen Daten
bDSB berät	Datenschutzrechtliche Anforderungen an ein geplantes Verfahren
Schule führt durch	Erforderliche Datenschutz-Folgenabschätzung
bDSB überwacht	Durchführung der Datenschutz-Folgenabschätzung
Schule erfüllt	Betroffenenrechte
bDSB kooperiert	Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde

Kreuzworträtsel

Beratung	Welche Kernaufgabe unterstützt Verantwortliche bei der datenschutzrechtlichen Einordnung?
Aufsicht	Mit welcher Stelle arbeitet der bDSB nach Artikel 39 DSGVO zusammen?
Unabhängigkeit	Welche Eigenschaft schützt den bDSB vor Ergebnisweisungen?
Schulleitung	Wer trägt nach der KM-FAQ die Verantwortung für den Datenschutz an der Schule?
Folgenabschätzung	Wozu berät der bDSB bei möglicherweise hohen Datenschutzrisiken?
Interessenkonflikt	Was muss bei zusätzlichen Aufgaben des bDSB vermieden werden?

LearningApps

Lückentext

Nach der KM-FAQ Baden-Württemberg trägt die

die Verantwortung für den Datenschutz an der Schule.

Der bDSB hat vor allem eine beratende und

Funktion.

Bei datenschutzrelevanten Vorhaben ist der bDSB

einzubeziehen.

Bei der Wahrnehmung seiner gesetzlichen Aufgaben arbeitet der bDSB

.

Der bDSB berichtet unmittelbar an die höchste

.

Eine erforderliche Datenschutz-Folgenabschätzung führt die verantwortliche

durch.

In Baden-Württemberg ist der LfDI die zuständige

für öffentliche Stellen.

Zusätzliche Aufgaben des bDSB dürfen keine

verursachen.

Offene Aufgaben

Leicht

Rollenkarte: Erstelle eine Karte mit den Spalten „Schulleitung“ und „bDSB“ und ordne je vier typische Tätigkeiten zu.
Kontaktweg: Prüfe, wie der bDSB Deiner Schule erreichbar ist, und skizziere einen datenschutzfreundlichen Kontaktweg für Betroffene.
Frühzeitige Einbindung: Nenne drei schulische Vorhaben, bei denen der bDSB vor einer Entscheidung beteiligt werden sollte, und begründe kurz.
Interessenkonflikt: Formuliere zwei Beispiele für problematische Doppelrollen und erkläre jeweils das Risiko der Selbstkontrolle.

Standard

Lernplattform: Zeichne den Entscheidungsweg für eine neue Lernplattform von der Idee bis zum Betrieb und markiere die Rolle des bDSB.
Datenschutzschulung: Entwickle eine zehnminütige Sensibilisierungseinheit für ein Kollegium und trenne Organisationsverantwortung, Schulungsinhalt und Kontrollfunktion.
Rollenanalyse: Untersuche ein fiktives Organigramm und entscheide, welche Person wegen möglicher Interessenkonflikte als bDSB ungeeignet wäre.
Interview: Entwirf fünf Interviewfragen für Schulleitung und bDSB zur Zusammenarbeit, frühen Einbindung und Berichtslinie.

Schwer

DSFA-Fall: Entwirf für ein risikoreiches digitales Schulverfahren einen Ablauf, der klar trennt, wer die DSFA durchführt, wer berät und wer entscheidet.
Auditplan: Entwickle einen risikoorientierten Jahresplan des bDSB mit Prüfbereichen, Prioritäten und einer nachvollziehbaren Berichtslinie.
Aufsichtssimulation: Simuliere eine Anfrage der Aufsichtsbehörde und verteile Aufgaben zwischen Schulleitung, bDSB und betroffener Organisationseinheit.
Governance-Regel: Formuliere eine kurze interne Regel, die frühe Einbindung, Ressourcen, Weisungsfreiheit, Dokumentation abweichender Entscheidungen und Konfliktprüfung sicherstellt.

Lernkontrolle

Cloud-Fall: Eine Fachschaft möchte kurzfristig einen Cloud-Dienst mit Schülerdaten einführen. Entwickle einen rechtmäßigen Entscheidungsprozess und begründe, an welcher Stelle der bDSB beteiligt wird.
Abweichung: Der bDSB rät von einem Verfahren ab, die Schulleitung möchte es dennoch einsetzen. Erkläre, wer entscheiden darf, wer verantwortlich bleibt und welche Dokumentation sinnvoll ist.
DSFA-Transfer: Bei einer DSFA sind Schule und bDSB unterschiedlicher Auffassung über Schutzmaßnahmen. Zeige einen Weg, der Unabhängigkeit und Verantwortlichkeit gleichzeitig wahrt.
Rollenkonflikt: Eine Netzwerkbetreuerin soll zusätzlich bDSB werden. Bewerte die Konstellation anhand der Kontrollfunktion und der Baden-Württemberg-Hinweise.
Beschwerdefall: Ein Schüler wendet sich direkt an den bDSB und verlangt Löschung von Daten. Trenne Ansprechpartnerfunktion des bDSB und Entscheidungspflichten der Schule.
Ressourcenfall: Der bDSB erhält weder Zeit für Prüfungen noch Zugang zu den erforderlichen Informationen. Leite aus Art. 38 DSGVO ab, welche organisatorischen Änderungen notwendig sind.

Lernnachweis

Für einen Lernnachweis zu diesem Thema solltest Du zeigen, dass Du

die Verantwortung von Schule beziehungsweise Schulleitung von Beratung und Überwachung durch den bDSB sicher unterscheiden kannst,
die sechs Kernbereiche aus Art. 39 DSGVO auf schulische Fälle überträgst,
Weisungsfreiheit, frühe Einbindung, unmittelbare Berichtslinie und Ressourcenausstattung erklären kannst,
Interessenkonflikte anhand konkreter Doppelrollen erkennst und begründest,
bei einer DSFA zwischen Durchführung durch den Verantwortlichen und Beratung beziehungsweise Überwachung durch den bDSB unterscheidest,
einen realistischen schulischen Entscheidungsfall mit Bezug auf aktuelle amtliche Quellen aus Baden-Württemberg lösen kannst.