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aiMOOC

Beschaffung Einkauf und Lieferanten – Einen Beschaffungsprozess verbessern

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Beschaffung Einkauf und Lieferanten – Einen Beschaffungsprozess verbessern

Einleitung

Wie kannst Du schneller, zuverlässiger und kostengünstiger einkaufen?

In diesem aiMOOC verbesserst Du einen vollständigen Beschaffungsprozess. Du vergleichst Produkte und Lieferanten, berechnest Kosten, führst Einkaufsgespräche und entwickelst einen besseren Bestellablauf.

Zielgruppe: Kaufmännische Ausbildung, insbesondere Industrie, Handel, Büromanagement und Logistik.

Lernzeit: 90–120 Minuten einschließlich Praxisaufgaben.

Deine drei Ziele:

Durchlaufzeit: Bestellungen schneller abschließen.
Qualität: Fehlerhafte Lieferungen reduzieren.
Bestandskosten: Kapitalbindung und Lagerkosten senken.

Alle Personen, Unternehmen, Produkte, Angebote, Gespräche und Geschäftszahlen des Ausbildungsfalls sind frei erfunden. Die Zahlen sind Modellannahmen und keine Marktpreise oder tatsächlichen Lieferantenbewertungen.

Bildimpuls: Betrachte die Lieferkette. An welchen Übergängen können Wartezeiten, Fehler oder zusätzliche Kosten entstehen?

Dein Lernpfad

Lerneinheit	Thema	Ergebnis
1	Beschaffungsprozess verstehen	Engpässe erkennen
2	Produkte vergleichen	Bedarf richtig festlegen
3	Lieferanten auswählen	Angebote bewerten
4	Wareneingang und Rechnung	Fehler sicher bearbeiten
5	Bestände und Kosten	Wirtschaftlich nachbestellen
6	Prozess verbessern	Verbesserungsplan erstellen

Der Ausbildungsfall: Lernwerk Nordblick

Situation:

Du arbeitest mit der fiktiven Auszubildenden Sam im Einkauf der erfundenen Übungsfirma Lernwerk Nordblick.

Für neue Schulungsplätze werden regelmäßig Tastaturen benötigt.

Kennzahl	Fiktive Ausgangsdaten
Bedarf	120 Tastaturen pro Modellmonat
Durchschnittlicher Tagesverbrauch	6 Stück je Arbeitstag
Aktueller Lagerbestand	50 Stück
Sicherheitsbestand	24 Stück
Bisherige Bestellmenge	240 Stück
Bisherige Prozessdurchlaufzeit	14 Arbeitstage
Bisherige Reklamationsquote	6 %

Der Auftrag Deiner Ausbildungsleitung:

Verbessere die Durchlaufzeit auf höchstens 8 Arbeitstage, reduziere die Reklamationsquote auf höchstens 2 % und überprüfe die jährlichen Bestandskosten.

Modellannahmen: Ein Jahr hat hier 12 Modellmonate mit jeweils 20 Arbeitstagen. Der Verbrauch bleibt gleichmäßig. Sämtliche Einkaufspreise sind Netto-Modellpreise. Lieferzeiten und Bearbeitungszeiten werden in Arbeitstagen gerechnet.

Lerneinheit 1: Den Beschaffungsprozess verstehen

Lernzeit: 8 Minuten

Video: Einkauf von der Bedarfsmeldung bis zur Bestellung

Beobachtungsauftrag: Notiere zwei Schritte, die in Deiner Übungsfirma unnötig lange dauern könnten.

Die acht Prozessschritte

Bedarf erkennen → Anforderungen festlegen → Angebote einholen → Lieferanten vergleichen → Bestellung freigeben → Bestellung auslösen → Wareneingang kontrollieren → Rechnung prüfen.

Das SIPOC-Modell zeigt den Zusammenhang zwischen Lieferanten, benötigten Informationen, Prozess, Ergebnis und Kunden.

Kennzahl Durchlaufzeit:

Durchlaufzeit = interne Bearbeitungszeit + externe Lieferzeit + Wareneingangsbearbeitung.

Prozessschritt	Bisher	Verbessert
Interne Freigabe	3 Tage	1 Tag
Lieferzeit	9 Tage	5 Tage
Wareneingang	2 Tage	1 Tag
Gesamt	14 Tage	7 Tage

Die modellierte Durchlaufzeit sinkt damit um 50 %.

Gesprächsmedium: Im Einkaufsbüro

Fiktiver Dialog – Rollenkarte

Sam, Auszubildende: „Warum warten wir drei Tage auf eine Unterschrift?“

Einkaufsleitung: „Weil unsere Freigabe erst am Ende der Woche bearbeitet wird.“

Sam: „Könnten wir einen digitalen Freigabeprozess mit klaren Zuständigkeiten nutzen?“

Einkaufsleitung: „Ja, wenn Budgetkontrolle und Berechtigungen erhalten bleiben.“

Deine Mini-Aufgabe: Spiele das Gespräch zu zweit. Begründe eine Verbesserung, die schneller ist, ohne interne Kontrollen abzuschaffen.

Feedback: Eine digitale Freigabe kann Wartezeiten reduzieren. Eine Bestellung ohne notwendige Budgetprüfung wäre dagegen kein zuverlässig verbesserter Prozess.

Lerneinheit 2: Produkte richtig vergleichen

Lernzeit: 8 Minuten

Eine Bestellung ist nur sinnvoll, wenn das Produkt den Bedarf erfüllt.

Die Übungsfirma benötigt Tastaturen für feste Ausbildungsplätze. Vorgegeben sind USB-A-Anschluss, Kabelbetrieb und keine zusätzliche Funkkopplung.

Produktvergleich: Zwei fiktive Tastaturen

Merkmal	Modell T1	Modell T2
Verbindung	Kabel mit USB-A	Bluetooth
Zusätzliche Funkkopplung	Nein	Ja
Energieversorgung	USB	Batterie
Netto-Modellpreis bei Anbieter B	9,20 €	8,90 €
Erfüllt die Vorgabe	Ja	Nein

Entscheidung: Modell T1 erfüllt alle festgelegten Muss-Kriterien.

Ein niedrigerer Produktpreis ist kein Vorteil, wenn dadurch der betriebliche Bedarf nicht erfüllt wird.

Gesprächsmedium: Bedarf klären

Sam: „Modell T2 kostet weniger. Warum bestellen wir es nicht?“

Ausbildungsleitung: „Unsere Rechner sollen ohne Funkkopplung funktionieren.“

Sam: „Dann muss ich erst die Anforderungen prüfen und anschließend den Preis vergleichen.“

Sprechaufgabe: Formuliere eine kurze, sachliche Rückfrage an die anfordernde Abteilung, falls eine technische Anforderung unklar ist.

Feedback: Gute Bedarfsklärung verhindert Fehlbestellungen und zusätzliche Rücksendungen.

Lerneinheit 3: Lieferanten und Angebote vergleichen

Lernzeit: 12 Minuten

Video: Bezugskalkulation

Arbeitsauftrag: Achte darauf, warum der Listenpreis und der tatsächliche Bezugspreis unterschiedlich sein können.

Drei fiktive Angebote für Modell T1

Alle drei Anbieter liefern dieselbe vereinbarte Produktspezifikation. Alle Daten sind ausdrücklich erfundene Übungswerte.

Merkmal	Anbieter A	Anbieter B	Anbieter C
Netto-Stückpreis	8,50 €	9,20 €	10,10 €
Fracht je Bestellung	40,00 €	12,00 €	0,00 €
Lieferzeit	9 Tage	5 Tage	3 Tage
Erwartete Reklamationsquote	6 %	2 %	1 %
Netto-Gesamtkosten für 120 Stück	1.060,00 €	1.116,00 €	1.212,00 €

Rechenweg für Anbieter B:

120 × 9,20 € + 12,00 € = 1.116,00 € netto.

Bewertung:

Anbieter A ist am günstigsten, verfehlt aber die vorgegebenen Qualitäts- und Zeitziele.

Anbieter B erfüllt beide Ziele zum niedrigeren Preis als Anbieter C.

Anbieter C eignet sich als mögliche besonders schnelle Alternative.

Lieferantenbewertung mit Nutzwertanalyse

Die Nutzwertanalyse berücksichtigt mehrere Kriterien. Die folgenden Gewichtungen und Punktwerte sind subjektive Modellannahmen, keine objektiven Lieferantenbewertungen.

Kriterium	Gewicht	A	B	C
Preis	40 %	5	4	2
Qualität	35 %	1	4	5
Liefergeschwindigkeit	25 %	1	4	5
Gewichteter Nutzwert	100 %	2,60	4,00	3,80

Bewertungsskala: 1 Punkt = ungünstig; 5 Punkte = sehr günstig.

Modellentscheidung: Anbieter B.

Feedback: Die Entscheidung berücksichtigt wirtschaftliche und qualitative Ziele. Ändern sich Gewichtungen oder Anforderungen, muss die Auswahl erneut geprüft werden.

Gesprächsmedium: Ein Lieferantengespräch führen

Sam: „Können Sie eine Lieferung innerhalb von fünf Arbeitstagen zusagen?“

Anbieter B: „Ja, für das vereinbarte Tastaturmodell.“

Sam: „Wie werden Transportschäden und fehlerhafte Artikel dokumentiert?“

Anbieter B: „Wir möchten dazu einen klaren Reklamationsablauf vereinbaren.“

Rollenspiel: Übernehmt die beiden Rollen. Ergänzt Fragen zu Liefertermin, Qualität, Fracht und Reklamationsbearbeitung.

Feedback: Eine schriftlich bestätigte, eindeutige Vereinbarung erleichtert spätere Kontrollen.

Lerneinheit 4: Wareneingang und Rechnung prüfen

Lernzeit: 12 Minuten

Video: Wareneingangskontrolle

Beobachtungsauftrag: Achte besonders auf Mengenprüfung und sichtbare Beschädigungen.

Medienfrage: Wie kann ein Barcode-Scanner Fehler bei der Bestandserfassung verringern?

Interaktiver Ausbildungsfall: Eine fehlerhafte Lieferung

Fiktiver Wareneingang:

Prüfpunkt	Ergebnis
Bestellte Menge	120 Tastaturen
Gelieferte Menge	118 Tastaturen
Davon sichtbar beschädigt	3 Tastaturen
Berechnete Menge auf der Musterrechnung	120 Tastaturen

Deine Entscheidung: Gibst Du die Rechnung sofort zur Zahlung frei?

Musterfeedback: Nein. Bestellung, dokumentierter Wareneingang und Rechnung stimmen nicht überein. Die Fehlmenge und die beschädigten Artikel müssen geklärt werden.

Beim Handelskauf ist § 377 HGB zu beachten: Wenn der Kauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft ist, muss die Ware grundsätzlich unverzüglich untersucht werden, soweit dies nach ordnungsgemäßem Geschäftsgang möglich ist; erkennbare Mängel sind unverzüglich anzuzeigen. Für später erkannte verdeckte Mängel gelten die dort geregelten Besonderheiten.

Es gibt keine allgemeingültige feste Zahl von Tagen, die Du einfach als gesetzliche Rügefrist ansetzen darfst.

Gesprächsmedium: Eine sachliche Reklamation

Sam: „Bei unserer Lieferung fehlen zwei Stück. Drei weitere Tastaturen sind beschädigt.“

Anbieter B: „Können Sie die Abweichung dokumentieren?“

Sam: „Ja. Wir senden Ihnen die Mengenprüfung und die Schadensbeschreibung und bitten um eine Klärung.“

Praxisauftrag: Sprich die Reklamation ein oder führe das Gespräch mit einer anderen lernenden Person.

Feedback: Sachlichkeit, eindeutige Mengenangaben und zeitnahe Dokumentation unterstützen die Bearbeitung.

Rechnungsprüfung: Der Drei-Wege-Abgleich

Bestellung ↔ Wareneingang ↔ Rechnung

Vergleiche Artikel, Menge, Preis, Fracht und Abweichungen. Bei ungeklärten Differenzen wird die Zahlung nach betrieblichem Verfahren zurückgestellt und die Rechnung geklärt.

Rechenfall ohne Lieferabweichung:

Netto 1.116,00 € + 19 % Umsatzsteuer 212,04 € = 1.328,04 € brutto.

Dies ist ein reiner Modellfall mit einheitlichem Regelsteuersatz, vollständig steuerpflichtiger Inlandsleistung und ohne Skonto oder weitere Preisnachlässe.

Rechtscheck: Rechnung und Umsatzsteuer, Stand Oktober 2026

In Deutschland beträgt der reguläre Umsatzsteuersatz nach § 12 UStG 19 %. Der ermäßigte Satz beträgt für gesetzlich begünstigte Umsätze 7 %. Bei den fiktiven Tastaturen wird der reguläre Satz angenommen.

Für eine reguläre Rechnung nach § 14 Absatz 4 UStG gehören grundsätzlich dazu: vollständige Namen und Anschriften von Leistendem und Leistungsempfänger, Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, Ausstellungsdatum, einmalige Rechnungsnummer, Menge und Art der Gegenstände, Lieferdatum, Entgelt einschließlich relevanter vereinbarter Minderungen sowie Steuersatz und Steuerbetrag beziehungsweise Befreiungshinweis. Für Sonderfälle können weitere Angaben vorgeschrieben sein.

Seit 2025 ist eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn eine Rechnung in einem geeigneten strukturierten elektronischen Format. Eine einfache PDF-Datei allein ist keine solche E-Rechnung.

Unternehmen müssen im betroffenen inländischen B2B-Bereich seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsregelungen: grundsätzlich bis Ende 2026 und bei den vorgesehenen Voraussetzungen, etwa einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 €, bis Ende 2027. Ausnahmen und weitere Voraussetzungen sind zu beachten.

Wichtig: Die Übungsfirma besitzt keine hier angegebenen realen Anschriften, Steuernummern oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Alle praktischen Rechnungsübungen verwenden ausdrücklich fiktive Platzhalter.

Rechtsquellen: § 12 UStG, § 14 UStG, § 377 HGB, § 433 BGB und E-Rechnungs-FAQ des Bundesfinanzministeriums, Stand März 2026.

Lerneinheit 5: Bestände und Beschaffungskosten verbessern

Lernzeit: 12 Minuten

Bildimpuls: Was kostet es, wenn Waren lange gelagert werden, obwohl sie erst später benötigt werden?

Bestellpunktverfahren: Rechtzeitig bestellen

Der Meldebestand zeigt an, wann nachbestellt werden sollte.

Meldebestand = Tagesverbrauch × Wiederbeschaffungszeit + Sicherheitsbestand.

Die Wiederbeschaffungszeit umfasst in dieser Übung einen Tag interne Freigabe und fünf Tage Lieferzeit bei Anbieter B.

Rechnung:

6 × (1 + 5) + 24 = 60 Tastaturen.

Der aktuelle Bestand beträgt nur 50 Stück.

Entscheidung: Sofort eine Bestellung einleiten und prüfen, ob bis zum Eintreffen zusätzlich abgesichert werden muss.

Feedback: 50 Stück reichen bei gleichmäßigem Verbrauch von sechs Stück am Tag noch für die modellierte Lieferzeit, aber der Sicherheitsbestand könnte unterschritten werden. Der Sicherheitsbestand ist ein Risikopuffer, keine beliebig zu verbrauchende Zielmenge.

Freies ergänzendes Lernvideo: Bestellpunktverfahren, HubbS / mebis Tube, CC BY-SA 4.0.

Bestellmengen und Kapitalbindung

Modellannahme für einen isolierten Losgrößenvergleich: Beide Varianten verwenden Anbieter B, denselben Stückpreis von 9,20 €, einen jährlichen Bestandkostensatz von 20 % und einen unveränderten Sicherheitsbestand von 24 Stück.

Der gesamte Jahresbedarf beträgt 1.440 Tastaturen.

Kennzahl	Bisher	Neu
Bestellmenge	240 Stück	120 Stück
Bestellungen pro Jahr	6	12
Durchschnittsbestand im vereinfachten Modell	144 Stück	84 Stück
Jährliche modellierte Bestandskosten	264,96 €	154,56 €
Jährliche Frachtkosten	72,00 €	144,00 €
Summe dieser beiden Kostenarten	336,96 €	298,56 €

Ergebnis: Die modellierten Jahreskosten dieser beiden Kostenarten sinken um 38,40 €.

Die kleineren Bestellmengen reduzieren die durchschnittliche Kapitalbindung. Allerdings steigen bei häufigeren Lieferungen die Frachtkosten.

Wichtig: Das ist keine vollständige Gesamtkostenrechnung. Weitere Bestellabwicklungs-, Verwaltungs-, Ausfall- und Handhabungskosten wurden nicht modelliert.

ABC-Analyse als Ergänzung

Mit einer ABC-Analyse kannst Du Materialien nach ihrem Verbrauchswert priorisieren.

A-Güter haben häufig einen hohen Anteil am Verbrauchswert und sollten besonders sorgfältig gesteuert werden.

B-Güter liegen im mittleren Bereich.

C-Güter machen häufig nur einen kleinen Anteil am Verbrauchswert aus.

Die genaue Zuordnung benötigt betriebliche Daten; feste allgemeingültige Prozentgrenzen gibt es dafür nicht.

Lerneinheit 6: Den Prozess nachhaltig verbessern

Lernzeit: 10 Minuten

Vom Problem zur Verbesserung

Problem	Maßnahme	Kontrollgröße
Lange Freigabezeit	Digitale Freigabe mit Berechtigungsprüfung	Arbeitstage je Freigabe
Verspätete Lieferung	Terminbestätigung und Lieferantenbewertung	Termintreue
Beschädigte Ware	Wareneingangsprüfung und Reklamationsauswertung	Reklamationsquote
Hohe Bestände	Meldebestand und kleinere Bestelllose prüfen	Durchschnittsbestand und relevante Kosten

Verbesserungsziel im Modell:

Durchlaufzeit: 14 → 7 Arbeitstage.

Erwartete Reklamationsquote: 6 % → 2 %.

Jährliche Kosten im isolierten Bestands- und Frachtmodell: 336,96 € → 298,56 €.

Das sind simulierte Zielwerte. Ob die Maßnahmen tatsächlich erfolgreich sind, müsste anhand späterer realer Prozessdaten gemessen werden.

Freies Kurzvideo: Warenbewegung beobachten

Datei:Amazon warehouse BHX4 loading docks 2.webm

Filmauftrag: Beobachte die Verladestelle. An welcher Stelle würdest Du die Übernahme einer Lieferung dokumentieren?

Gestufte Hilfen zum Ausbildungsfall

Hilfe 1 – Denkfrage:

Welche drei Ziele muss die Entscheidung gleichzeitig berücksichtigen? Was passiert, wenn nur der niedrigste Preis zählt?

Hilfe 2 – Methode:

Berechne zuerst die vollständigen Nettobezugskosten. Prüfe anschließend Lieferzeit und Reklamationsquote. Berechne dann Meldebestand und Bestandskosten.

Hilfe 3 – Rechenhilfe:

Für Anbieter B ergibt sich 120 × 9,20 € + 12,00 € = 1.116,00 € netto. Die neue Prozessdurchlaufzeit beträgt 1 + 5 + 1 = 7 Arbeitstage. Die neue Bestellschwelle liegt bei 60 Stück.

Begründetes Feedback:

Anbieter B erfüllt die festgelegten Zeit- und Qualitätsziele zu geringeren Bezugskosten als Anbieter C. Die kleinere Bestellmenge kann im vereinfachten Modell Lager- und Frachtkosten zusammen reduzieren. Die Entscheidung muss bei geänderten Bedarfen oder Lieferbedingungen überprüft werden.

Interaktive Aufgaben

Quiz: Teste Dein Wissen

Womit beginnt ein sinnvoller Beschaffungsprozess? (Mit der Bedarfsermittlung) (!Mit der Rechnungszahlung) (!Mit der Warenlagerung) (!Mit der Reklamation)

Warum wird im Ausbildungsfall Modell T1 ausgewählt? (Es erfüllt alle festgelegten Muss-Kriterien) (!Es ist immer das günstigste Produkt) (!Es benötigt eine Bluetooth-Verbindung) (!Es verursacht grundsätzlich keine Lagerkosten)

Warum erfüllt Anbieter A die vereinbarten Qualitätsziele nicht? (Seine modellierte Reklamationsquote beträgt sechs Prozent) (!Seine Lieferzeit beträgt drei Tage) (!Seine Frachtkosten betragen null Euro) (!Sein Nettopreis liegt über dem von Anbieter C)

Wie hoch sind die Nettobezugskosten für 120 Tastaturen bei Anbieter B? (1116 Euro) (!1104 Euro) (!1060 Euro) (!1212 Euro)

Wie lang ist die verbesserte Prozessdurchlaufzeit? (Sieben Arbeitstage) (!Vierzehn Arbeitstage) (!Neun Arbeitstage) (!Zwölf Arbeitstage)

Was gilt seit 2025 für betroffene Unternehmen beim Empfang von E-Rechnungen im inländischen B2B-Bereich? (Sie müssen E-Rechnungen empfangen können) (!Ein einfaches PDF ist immer eine strukturierte E-Rechnung) (!E-Rechnungen sind ausschließlich Papierrechnungen) (!Alle Unternehmen dürfen E-Rechnungen grundsätzlich ablehnen)

Was bedeutet ein aktueller Bestand von 50 Stück bei einem Meldebestand von 60 Stück? (Die Nachbestellung sollte bereits ausgelöst sein) (!Eine Nachbestellung ist grundsätzlich verboten) (!Der Sicherheitsbestand beträgt 60 Stück) (!Der Jahresbedarf beträgt 50 Stück)

Wie hoch ist der modellierte Durchschnittsbestand bei einer Bestellmenge von 120 Stück und einem Sicherheitsbestand von 24 Stück? (84 Stück) (!120 Stück) (!144 Stück) (!24 Stück)

Wie hoch ist die jährliche Einsparung des vereinfachten Bestands- und Frachtkostenvergleichs? (38 Euro und 40 Cent) (!110 Euro und 40 Cent) (!72 Euro) (!154 Euro und 56 Cent)

Welche drei Belege beziehungsweise Nachweise werden beim Drei-Wege-Abgleich verglichen? (Bestellung Wareneingang und Rechnung) (!Anfrage Werbung und Preisliste) (!Personalakte Lohnabrechnung und Dienstplan) (!Lagerplan Werbung und Arbeitsvertrag)

Memory

Finde die fachlich zusammengehörenden Begriffe und Bedeutungen.

Bedarfsmeldung	Auslöser der Bedarfsermittlung
Meldebestand	Bestellauslösende Bestandsgrenze
Reklamation	Beanstandung einer Leistung
Durchlaufzeit	Zeitspanne zwischen Prozessbeginn und Prozessende
Bezugspreis	Warenpreis einschließlich relevanter Bezugskosten
E-Rechnung	Strukturierter elektronischer Rechnungsdatensatz

Drag and Drop

Ordne die kaufmännischen Vorgänge den passenden Fachbegriffen zu.

Ordne die richtigen Begriffe zu.	Thema
Bedarfsklärung	Anforderungsprüfung
Angebotsvergleich	Lieferantenauswahl
Bestellfreigabe	Genehmigungsprozess
Wareneingangskontrolle	Mängelfeststellung
Rechnungsprüfung	Dreiwegeabgleich

Kreuzworträtsel

Einkauf	Welche betriebliche Funktion ist für die Beschaffung verantwortlich?
Lieferant	Wie heißt das Unternehmen, das die bestellte Ware liefert?
Bestand	Wie bezeichnet man die vorhandene Warenmenge?
Rechnung	Welcher Beleg dokumentiert die Abrechnung einer Lieferung?
Freigabe	Wie heißt die notwendige Genehmigung einer Bestellung?
Mangel	Wie nennt man eine Abweichung von der vereinbarten Beschaffenheit?

LearningApps

Bearbeite ergänzende interaktive Aufgaben zum Beschaffungsprozess. Die Suche kann auch von Dritten erstellte Inhalte enthalten; prüfe deshalb fachliche Aussagen mit den angegebenen Quellen.

Lückentext

Ein Beschaffungsprozess beginnt mit der

.

Vor der Bestellung müssen geeignete

verglichen werden.

Bei der Auswahl spielt neben dem Preis die

eine wichtige Rolle.

Anbieter B verlangt im Modell 1.116 Euro

.

Die verbesserte Durchlaufzeit beträgt sieben

.

Der Bestand zur Auslösung einer Nachbestellung heißt

.

Bei der Warenannahme wird ein erkannter

dokumentiert.

Bei einer strukturierten elektronischen Rechnung spricht man von einer

.

Durch kleinere Bestelllose kann der durchschnittliche

sinken.

Zur Prüfung der Lieferanten kann eine

eingesetzt werden.

Offene Aufgaben

Bearbeite die Aufgaben von Leicht = Basis über Standard = Anwendung bis Schwer = Transfer. Du darfst Text, Tabellen, Diagramme, Gesprächsaufzeichnungen oder kurze Videos erstellen. Verwende ausschließlich fiktive Unternehmens- und Personendaten.

Leicht

Prozessskizze: Zeichne die acht Beschaffungsschritte als Ablaufdiagramm und markiere zwei mögliche Wartezeiten.
Produktcheckliste: Erstelle eine Vergleichskarte für T1 und T2 und begründe die Produktauswahl.
Begriffskarten: Gestalte sechs Karten zu Bedarf, Lieferant, Durchlaufzeit, Qualität, Meldebestand und Reklamation.
Gesprächsaufnahme: Nimm mit einer zweiten Person ein fiktives 60-Sekunden-Gespräch zwischen Einkauf und anfordernder Abteilung auf.

Standard

Angebotsvergleich: Erstelle eine Kalkulation für 120 Tastaturen bei allen drei Anbietern und begründe Deine Auswahl.
Lieferantengespräch: Führe ein dreiminütiges Verhandlungsgespräch zu Lieferzeit, Fracht und Fehlerbearbeitung.
Bestellentscheidung: Berechne den Meldebestand für Anbieter B und stelle den Zusammenhang mit dem aktuellen Lagerbestand dar.
Belegprüfung: Erstelle für die fehlerhafte Lieferung ein Prüfprotokoll mit Fehlmenge, Beschädigungen und offenen Klärungsschritten.

Schwer

Verbesserungsprojekt: Entwickle einen neuen Beschaffungsablauf mit Zuständigkeiten, Freigaberegeln und drei messbaren Kennzahlen.
Lieferengpass: Angenommen, Anbieter B benötigt plötzlich acht statt fünf Liefertage. Berechne den neuen Meldebestand und entwickle einen Absicherungsplan.
Bestellmengensimulation: Vergleiche die beiden Losgrößen 120 und 240 mit den gegebenen Modellkosten und zeige, bei welchen zusätzlichen Prozesskosten die bisherige Einsparung verschwindet.
Managementpräsentation: Erstelle ein dreiminütiges Video oder eine Präsentation mit Deiner Entscheidung, den Kostenfolgen, den Risiken und einem Kontrollplan.

Gestufte Hilfen für die offenen Aufgaben

Stufe 1 – Orientierung: Trenne zunächst das Problem in Zeit, Qualität und Kosten. Kennzeichne alle Muss-Kriterien.

Stufe 2 – Rechenweg: Nutze für die Bezugskosten Menge × Preis + Fracht. Für den Meldebestand nutze Verbrauch × Wiederbeschaffungszeit + Sicherheitsbestand.

Stufe 3 – Musteransätze: Bei Anbieter B ergeben sich 1.116 € netto. Bei einer Wiederbeschaffungszeit von sechs Tagen beträgt der Meldebestand 60 Stück. Steigt die externe Lieferzeit auf acht Tage, beträgt die modellierte Wiederbeschaffungszeit neun Tage.

Begründetes Feedback nach Kompetenzstufen

Basis-Feedback: Gut gelöst ist eine Aufgabe, wenn Du zwischen Produktanforderung, Lieferantenangebot und Prozessschritt unterscheiden kannst. Eine reine Preisentscheidung reicht nicht, weil die Erfüllung der Anforderungen Vorrang hat.

Anwendungs-Feedback: Deine Rechnung sollte vollständig sein. Bei Anbieter B ist die Fracht Bestandteil der Bezugskosten. Bei der fehlerhaften Lieferung sind die Differenzen von zwei fehlenden und drei beschädigten Tastaturen zu dokumentieren; eine ungeklärte Rechnung wird nicht einfach freigegeben.

Transfer-Feedback: Bei acht Liefertagen von Anbieter B gilt im Modell 6 × (1 + 8) + 24 = 78 Stück als neuer Meldebestand. Ein überzeugender Maßnahmenplan kann eine frühere Auslösung, eine Terminabsprache, eine begrenzte Ersatzbeschaffung bei Anbieter C oder einen angemessen angepassten Sicherheitsbestand enthalten. Jede Lösung muss Kosten und Risiken gegeneinander abwägen.

Kosten-Feedback: Die Bestandskostenersparnis beträgt im Modell 110,40 € pro Jahr, die zusätzlichen Frachtkosten 72,00 €. Verursacht die häufigere Bestellung weitere zusätzliche Prozesskosten von 38,40 € pro Jahr, ist der berechnete Netto-Vorteil aufgebraucht.

Lernkontrolle

Bearbeite die folgenden Aufgaben ohne direktes Übernehmen der Musterlösungen. Begründe jede Entscheidung schriftlich oder mündlich.

Zielkonflikte: Erkläre, warum der günstigste Anbieter nicht zwangsläufig die wirtschaftlich beste Gesamtentscheidung ermöglicht. Nutze den fiktiven Fall als Beleg.
Lieferzeitänderung: Stelle dar, wie eine um drei Arbeitstage längere Wiederbeschaffungszeit den notwendigen Meldebestand verändert und welche Entscheidung daraus folgt.
Mängelmanagement: Entwickle einen Ablauf für eine Lieferung mit Fehlmenge und sichtbaren Schäden. Erkläre, weshalb Wareneingangsdokumentation und rechtzeitige Mängelanzeige wichtig sind.
Kosten-Zielkonflikt: Prüfe, ob eine zusätzliche feste Bestellbearbeitungsgebühr von 5 € pro Bestellung die Entscheidung zwischen 120er- und 240er-Losen verändert.
Wirksamkeitskontrolle: Beschreibe, wie Du nach drei Monaten beurteilen würdest, ob digitale Freigaben, neuer Lieferant und veränderte Bestellmengen die Ziele tatsächlich erreicht haben.
Robustheit: Begründe, warum eine Verbesserung der durchschnittlichen Durchlaufzeit allein nicht ausreicht, um die Versorgungssicherheit nachzuweisen.

Beurteilungshinweise: Eine gute Lösung zeigt Zusammenhänge, nennt überprüfbare Annahmen, rechnet nachvollziehbar und bewertet auch Nachteile.

Kontrollimpuls zur vierten Aufgabe: Sechs zusätzliche Bestellungen verursachen bei 5 € je Bestellung weitere 30 € jährliche Bearbeitungskosten. Die modellierte Einsparung von 38,40 € sinkt dadurch auf 8,40 €. Weitere Kosten können das Ergebnis umkehren.

Lernnachweis

Für Deinen Lernnachweis erstellst Du eine digitale Beschaffungsmappe mit diesen Bestandteilen:

Bedarfsermittlung: Eine nachvollziehbare Bedarfsmeldung und eine Liste der Muss-Kriterien.
Produktvergleich: Einen begründeten Vergleich von T1 und T2.
Angebotsvergleich: Eine vollständige Netto-Bezugskostenrechnung der drei fiktiven Anbieter.
Lieferantenbewertung: Eine begründete Auswahl mit Qualitäts-, Zeit- und Kostenkriterien.
Bestellpunktverfahren: Eine Berechnung des Meldebestands und eine Erklärung der Bestandsrisiken.
Kostenrechnung: Einen Vergleich der beiden Bestellmengen einschließlich Fracht und Bestandskosten.
Reklamation: Ein Dokument zum fehlerhaften Wareneingang und zum weiteren Klärungsprozess.
Prozessmanagement: Eine Darstellung des bisherigen und des verbesserten Ablaufs.
Lernreflexion: Eine kurze Begründung, welche Maßnahme Du zuerst erproben würdest und wie Du ihren Erfolg überprüfst.

Bewertungsmaßstab: Fachliche Richtigkeit, korrekte Berechnung, begründete Entscheidungen, nachvollziehbare Dokumentation und reflektierter Umgang mit Modellannahmen.

Der Lernnachweis enthält keine realen Kunden-, Personen-, Steuer- oder Geschäftsdaten.

Fachliche Quellen und Medienrechte

Geprüfte fachliche Grundlagen

Rechtsstand der Kurserstellung: 11. Oktober 2026.

Quelle	Kursbezug
§ 433 BGB	Pflichten beim Kaufvertrag
§ 377 HGB	Untersuchung und Mängelanzeige beim beiderseitigen Handelskauf
§ 12 UStG	Umsatzsteuersätze
§ 14 UStG	Rechnungen und Pflichtangaben
BMF: E-Rechnung	Rechtslage, elektronische Rechnungsformate und Übergangsregelungen
IHK Ulm: Wareneingang	Wareneingang und kaufmännische Warenwirtschaft
HubbS: Bestellpunktverfahren	Unterrichtsmedium zu Bestellpunkt und Sicherheitsbestand
Beschaffung, Angebotsvergleich, Bestellpunktsystem, ABC-Analyse	Ergänzende Grundlagen aus Wikipedia

Die Berechnungen der Fallstudie sind selbst erstellte didaktische Modelle. Sie sind keine extern erhobenen Unternehmensdaten.

Wikimedia-Commons-Medien und Lizenzen

Die folgenden Dateiseiten wurden für die Kurserstellung geprüft. Die Bilder und das freie Video werden unverändert eingebunden. Die jeweilige Dateiseite nennt Urheber, Lizenzbedingungen und gegebenenfalls zusätzliche Hinweise.

Medium	Urheber und Lizenz
Lieferketten-Diagramm	Stern und Voskos, CC BY-SA 3.0
SIPOC-Diagramm	Peter Gladdish, CC BY 4.0
Warenannahme	Jandrinov, gemeinfrei laut Commons-Dateiseite
Barcode-Kommissionierung	MicroSYST Systemelectronic GmbH, CC BY-SA 4.0
Lagerregale	Shixart1985 / Nenad Stojković, CC BY 2.0
Barcode-Scanner	Ayonitemi22, CC BY-SA 4.0
ABC-Analyse	Hakanhawimu, CC BY-SA 4.0
Freier Videoclip zur Verladestelle	domdomegg, CC BY 4.0

Hinweis zur Nachnutzung: Bei Bearbeitungen sind insbesondere die Namensnennung, die Kennzeichnung von Änderungen und gegebenenfalls die Weitergabe unter gleichen Bedingungen zu beachten.

YouTube-Videos

Thema	Kanal	Verifizierter Link
Beschaffungsprozess im Einkauf	wer liefert was	Video
Bezugskalkulation	Prozubi	Video
Wareneingangskontrolle	Prozubi	Video

Rechtehinweis: Die YouTube-Videos werden nur über ihre veröffentlichten Links eingebettet. Daraus folgt keine freie Lizenz zur Vervielfältigung, Bearbeitung oder erneuten Veröffentlichung. Die Rechte verbleiben bei den jeweiligen Rechteinhabern. Verfügbarkeit und Einbettung können sich ändern.

Die fiktiven Gesprächsskripte, Aufgaben und Modelltabellen wurden für diesen Kurs neu formuliert.