Die Druckversion wird nicht mehr unterstützt und kann Darstellungsfehler aufweisen. Bitte aktualisiere deine Browser-Lesezeichen und verwende stattdessen die Standard-Druckfunktion des Browsers.

aiMOOC

Beschaffung Einkauf und Lieferanten – Bestellvorgänge nachvollziehbar dokumentieren

QR-Code

Beschaffung Einkauf und Lieferanten – Bestellvorgänge nachvollziehbar dokumentieren

Ausbildungs-Lernkurs | Einkauf und Beschaffung | Stand: 11.10.2026

Kurzbeschreibung: Freigabe, Menge und Liefertermin – Du lernst, Bestellungen korrekt vorzubereiten, Lieferantenangebote zu vergleichen und jeden Schritt nachvollziehbar zu dokumentieren.

Zielgruppe: Kaufmännische Ausbildung, insbesondere Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann sowie Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement.

Lernzeit: Rund 60 Minuten in sieben kurzen Lerneinheiten zuzüglich Projekt- und Vertiefungsaufgaben.

Lernziele: Am Ende kannst Du eine Bedarfsmeldung prüfen, einen Angebotsvergleich durchführen, eine Bestellfreigabe einholen, eine Bestellung erstellen, den Liefertermin überwachen und Abweichungen dokumentieren.

Lernweg:

Bedarf erkennen → Angebote vergleichen → Freigabe prüfen → Bestellung dokumentieren → Bestätigung kontrollieren → Lieferung prüfen → Rechnung abgleichen → Unterlagen aufbewahren.

Wichtig: Alle betrieblichen Daten, Personen, Lieferanten, Preise, Bestellnummern und Geschäftsvorgänge dieses Ausbildungskurses sind fiktiv. Sämtliche Beispiele sind Modellannahmen und keine echten Geschäftsunterlagen. Eingebundene Fotos und Videos sind allgemeine Lernmedien und zeigen keine Beteiligten des Übungsfalls.

Einleitung

Ein Unternehmen benötigt Waren rechtzeitig, in der passenden Menge, in geeigneter Qualität und zu wirtschaftlichen Kosten.

Der Einkauf organisiert die Beschaffung. Eine nachvollziehbare Dokumentation zeigt, wer entschieden hat, was bestellt wurde und wann die Lieferung erfolgen soll.

Drei Kontrollfragen begleiten Dich:

Freigabe	Menge	Liefertermin
Wer darf bestellen?	Wie viele Einheiten werden benötigt?	Wann muss die Ware eintreffen?

Praxisregel: Keine Bestellung ohne geklärten Bedarf, dokumentierte Zuständigkeit und geprüfte Lieferbedingungen.

Dein Ausbildungsfall

Fall: 24 USB-C-Hubs für einen Schulungsraum

Du arbeitest als Auszubildende oder Auszubildender im Einkauf des vollständig erfundenen Musterbetriebs Lernwerk.

Die interne IT-Abteilung benötigt 24 USB-C-Hubs für einen ebenfalls fiktiven Schulungsraum.

Auftrag der Ausbildungsleitung: Wähle ein geeignetes Angebot und dokumentiere die Bestellung vollständig.

Merkmal	Fiktive Vorgabe
Bestellbedarf	24 USB-C-Hubs
Technische Anforderungen	Mindestens ein USB-A-Anschluss, HDMI-Anschluss und USB-C-Power-Delivery-Passthrough
Spätester Liefertermin	03.11.2026
Budget	Maximal 1.400,00 € brutto
Lieferort	Schulungsraum S1 des fiktiven Musterbetriebs
Anfordernde Abteilung	IT-Abteilung
Zuständige Person	Alex, fiktive Person in der Ausbildung
Freigabestelle	Teamleitung Einkauf

Modellannahmen: Alle Anbieter und der Musterbetrieb gelten als in Deutschland ansässige, regelbesteuerte Unternehmen. Alle Angebote betreffen dieselbe Bestellmenge. Alle Waren und Versandkosten werden im Modell mit 19 % Umsatzsteuer berechnet. Es gibt keine weiteren Rabatte, Skonti oder Bezugskosten. Die betrieblichen Freigabegrenzen gelten ausschließlich für diesen Ausbildungsfall.

Lerneinheit 1 – Bedarf und Menge klären

Dauer: 5 Minuten

Eine Bestellanforderung entsteht zunächst innerhalb des Betriebs. Sie ist noch keine Bestellung an einen Lieferanten.

Im Fall prüfst Du, ob die benötigten 24 Hubs tatsächlich beschafft werden müssen.

Mini-Fall:

Die IT-Abteilung meldet einen Bedarf von 24 Hubs. Im Lager befinden sich noch vier passende, sofort nutzbare Geräte.

Bedarfsrechnung	Ergebnis
Gesamtbedarf	24 Stück
Verfügbarer Bestand	4 Stück
Tatsächlicher Beschaffungsbedarf	20 Stück

Beachte: Dies ist eine zusätzliche Übungsvariante. Für den durchgehenden Hauptfall gilt ausdrücklich ein verfügbarer Bestand von null Stück und damit eine Bestellmenge von 24 Stück.

Basisaufgabe: Erkläre den Unterschied zwischen Gesamtbedarf und Beschaffungsbedarf.

Feedback: Wenn Du den vorhandenen Lagerbestand abziehst, vermeidest Du unnötige Bestellungen. Prüfe aber auch, ob Reservierungen oder Mindestbestände berücksichtigt werden müssen.

Lerneinheit 2 – Lieferanten und Angebote vergleichen

Dauer: 8 Minuten

Beim Angebotsvergleich berücksichtigst Du den Preis und weitere wichtige Kriterien wie Produktqualität, Ausstattung, Versandkosten und Liefertermin.

Die drei folgenden Angebote sind vollständig erfunden.

Angebotsmerkmal	Lieferant Alpha	Lieferant Beta	Lieferant Gamma
Stückpreis netto	45,00 €	47,00 €	42,00 €
Menge	24	24	24
Versandkosten netto	35,00 €	0,00 €	55,00 €
USB-A und HDMI	Ja	Ja	Ja
Power Delivery	Ja	Ja	Nein
Zugesagtes Lieferdatum im Modell	05.11.2026	29.10.2026	27.10.2026
Gesamtpreis netto	1.115,00 €	1.128,00 €	1.063,00 €
Umsatzsteuer 19 %	211,85 €	214,32 €	201,97 €
Gesamtpreis brutto	1.326,85 €	1.342,32 €	1.264,97 €
Alle Anforderungen erfüllt?	Nein	Ja	Nein

Rechenregel:

Gesamtpreis netto = Menge × Stückpreis netto + Versandkosten netto.

Gesamtpreis brutto = Gesamtpreis netto × 1,19.

Entscheidung: Lieferant Beta ist unter den Modellannahmen geeignet. Alpha liefert zu spät. Gamma erfüllt eine zwingende technische Anforderung nicht.

Merke: Das preisgünstigste Angebot ist nicht immer das wirtschaftlich passende Angebot.

Videoimpuls: Das Video von Wucato zeigt eine digitale Beschaffungsplattform. Es ist eine kommerzielle Unternehmensdarstellung.

Beobachtungsauftrag: Welche Informationen müssten im digitalen Bestellprozess gespeichert werden, damit eine Entscheidung später überprüft werden kann?

Gestufte Hilfen zum Angebotsvergleich

Hilfestufe	Unterstützung
Hilfe 1 – Orientierung	Markiere zuerst die geforderte Menge, die technischen Mindestmerkmale und den spätesten Liefertermin.
Hilfe 2 – Rechenhilfe	Multipliziere 24 mit dem jeweiligen Nettostückpreis und addiere die Versandkosten.
Hilfe 3 – Entscheidungshilfe	Nur Beta erfüllt Ausstattung, Liefertermin und Budget gleichzeitig. Dokumentiere, warum Alpha und Gamma ausscheiden.

Anwendungsaufgabe: Begründe die Auswahl von Beta in drei kurzen Sätzen.

Feedback: Eine vollständige Begründung nennt die technische Eignung, die rechtzeitige Lieferung und den Gesamtpreis inklusive Versand und Umsatzsteuer.

Lerneinheit 3 – Bestellfreigabe dokumentieren

Dauer: 5 Minuten

Die Freigabe stellt sicher, dass eine berechtigte Person den geplanten Einkauf genehmigt.

Für unseren fiktiven Betrieb gelten folgende interne Modellregeln:

Geplanter Bruttobestellwert	Freigabeberechtigung im Modell
Bis 1.000,00 €	Zuständige Person im Einkauf
Über 1.000,00 € bis 1.500,00 €	Teamleitung Einkauf
Über 1.500,00 €	Kaufmännische Leitung

Entscheidungsfall:

Der Auftrag an Beta beträgt 1.342,32 € brutto.

Die Teamleitung Einkauf muss deshalb im Modell die Bestellung freigeben.

Fiktives Freigabeprotokoll:

Dokumentationsfeld	Eintrag
Vorgang	BANF-2026-104
Freigabeanfrage	14.10.2026
Beantragte Menge	24 Stück
Lieferant	Beta
Bruttobetrag	1.342,32 €
Freigabestelle	Teamleitung Einkauf
Entscheidung	Freigegeben
Freigabezeitpunkt	14.10.2026, 10:15 Uhr
Vermerk	Technik, Budget und Liefertermin geprüft

Wichtig: Diese betrieblichen Freigabeschwellen sind keine gesetzlichen Grenzen. Eine interne Freigabe ist außerdem nicht mit der Annahme eines Vertragsangebots durch den Lieferanten gleichzusetzen.

Feedback: Der Vermerk „freigegeben“ allein ist unzureichend. Stelle sicher, dass Person beziehungsweise berechtigte Rolle, Zeitpunkt, Betrag, Vorgang und Entscheidungsgrund nachvollziehbar sind.

Lerneinheit 4 – Bestellung erstellen und Gespräche dokumentieren

Dauer: 10 Minuten

Eine gute Bestellung nennt den Lieferanten, den Besteller, die Warenbeschreibung, die Menge, den Preis und die Lieferbedingungen eindeutig.

Fiktiver Bestellauszug – kein versandfähiges Originaldokument:

Bestellfeld	Beispiel
Bestellnummer	SIM-2026-104
Bestelldatum	14.10.2026
Bestellender Betrieb	Musterbetrieb Lernwerk
Lieferant	Beta
Angebotsbezug	ANG-BETA-104
Artikel	USB-C-Hub mit USB-A, HDMI und Power-Delivery-Passthrough
Menge	24 Stück
Preis pro Stück netto	47,00 €
Warenwert netto	1.128,00 €
Versand netto	0,00 €
Gesamtbetrag brutto	1.342,32 €
Gewünschter Liefertermin	Spätestens 03.11.2026
Angebotsseitig zugesagter Termin	29.10.2026
Lieferort	Fiktiver Schulungsraum S1
Zahlungsbedingungen	Vor verbindlicher Bestellung aus dem Angebot übernehmen und prüfen
Interne Freigabereferenz	BANF-2026-104
Version	1.0

Praxisregel: Für reale Bestellungen müssen die erforderlichen betrieblichen Stammdaten, Lieferadresse und vereinbarten Konditionen vollständig ergänzt werden. Die Tabelle ist eine Simulation.

Gesprächsmedium – Telefonat mit einem Lieferanten

Rollenspiel: Du übernimmst die Rolle von Alex aus dem Einkauf. Eine andere Person spielt die fiktive Kontaktperson von Lieferant Beta.

Alex: „Guten Tag. Ich rufe zu unserem Angebot über 24 USB-C-Hubs an. Können Sie den Liefertermin am 29. Oktober bestätigen?“

Lieferant Beta: „Der Termin ist bei uns derzeit eingeplant. Wir senden Ihnen die schriftliche Auftragsbestätigung.“

Alex: „Vielen Dank. Bitte bestätigen Sie darin auch die Menge, die technischen Merkmale und den Gesamtpreis.“

Lieferant Beta: „Wir prüfen die Angaben und melden uns schriftlich.“

Alex: „Vielen Dank. Ich dokumentiere unser Gespräch mit Datum und Vorgangsnummer.“

Deine Medienaufgabe: Sprecht den Dialog nach und erstellt eine eigene Audioaufnahme von höchstens 90 Sekunden. Verwendet ausschließlich fiktive Rollen und keine echten Kontaktdaten. Eine Aufnahme ist nur mit Einverständnis aller Beteiligten vorzusehen.

Gesprächsnotiz:

Feld	Fiktiver Eintrag
Datum und Uhrzeit	14.10.2026, 11:20 Uhr
Gesprächspartner	Einkauf und Lieferant Beta
Vorgangsnummer	SIM-2026-104
Gesprächsanlass	Liefertermin abstimmen
Ergebnis	Schriftliche Bestätigung angekündigt
Noch offen	Eingang und Prüfung der Auftragsbestätigung

Feedback: Ein Telefongespräch ersetzt nicht automatisch eine eindeutige schriftliche Bestätigung. Die Gesprächsnotiz belegt, was besprochen wurde, ist aber kein Nachweis, dass die Ware bereits geliefert wurde.

Lerneinheit 5 – Liefertermin überwachen

Dauer: 6 Minuten

Ein Liefertermin hilft, den Betriebsbedarf zeitlich abzusichern.

Im Ausbildungsfall liegt der zugesagte Termin 29.10.2026 vor dem spätesten Bedarfstermin 03.11.2026.

Fiktive Terminübersicht:

Datum	Vorgang	Bearbeitungsstatus
14.10.2026	Bestellung nach Freigabe angelegt	Dokumentiert
15.10.2026	Unveränderte Auftragsbestätigung im Hauptfall eingegangen	Geprüft
27.10.2026	Lieferstatus beim Lieferanten abgefragt	Rückmeldung dokumentiert
29.10.2026	Erwarteter Wareneingang	Bei Eintreffen zu prüfen
03.11.2026	Spätester betrieblicher Bedarfstermin	Einhaltung kontrollieren

Interaktiver Fall:

Statt des vereinbarten Datums bestätigt der Lieferant in einer alternativen Fallvariante plötzlich den 06.11.2026.

Deine Entscheidung: Sollst Du diese Änderung ohne Rücksprache akzeptieren?

Lösungshinweis: Nein. Prüfe zunächst die Auswirkungen, hole die erforderliche interne Entscheidung ein, kommuniziere die Rückmeldung und dokumentiere die vereinbarte Lösung.

Eine Auftragsbestätigung mit Änderungen darf nicht unbesehen als unveränderte Annahme behandelt werden. Rechtlich kann eine abändernde Annahme ein neuer Antrag sein; maßgeblich sind die konkreten Erklärungen und Vertragsbedingungen.

Feedback: Ein späterer Termin kann den Schulungsstart gefährden. Frühzeitiges Nachfragen schafft Handlungsspielraum.

Videoimpuls: Würth Industrie Service erklärt elektronische Beschaffungslösungen aus Anbieterperspektive.

Medienauftrag: Achte darauf, wie Bestellstatus, Lieferantenkommunikation und digitale Übermittlung zusammenspielen könnten.

Lerneinheit 6 – Wareneingang und Rechnung prüfen

Dauer: 8 Minuten

Im Wareneingang prüfst Du, ob die gelieferte Ware mit der Bestellung übereinstimmt.

Fiktiver Problemfall:

Am 29.10.2026 kommen 22 USB-C-Hubs an. Bestellt wurden 24 Stück.

Kontrollgröße	Wert
Bestellte Menge	24 Stück
Tatsächlich erhaltene Menge	22 Stück
Fehlmenge	2 Stück
Liefertermin	29.10.2026
Status	Teilmenge eingetroffen

Deine kaufmännische Entscheidung:

Dokumentiere die tatsächlich gelieferte Menge, prüfe den Lieferschein, melde die Fehlmenge und kläre die Nachlieferung mit dem Lieferanten.

Bei einem beidseitigen Handelsgeschäft ist außerdem die Untersuchungs- und Rügepflicht nach § 377 HGB zu beachten.

Drei Belege vergleichen

Das Bild zeigt lediglich eine allgemeine Rechnungsoberfläche und kein nach deutschem Steuerrecht geprüftes Rechnungsmuster.

Drei-Wege-Abgleich:

Bestellung	Wareneingang	Fiktive Eingangsrechnung
24 Hubs	22 Hubs	24 Hubs
1.342,32 € brutto	Zwei Hubs fehlen	1.342,32 € brutto
Bestellmenge bekannt	Abweichung dokumentieren	Zahlung vorerst zur Klärung zurückstellen

Rechenhilfe: Der reine Warenwert für 22 Hubs beträgt 1.034,00 € netto beziehungsweise 1.230,46 € brutto. Dies ist ein rechnerischer Vergleichswert und noch keine automatisch geschuldete oder freizugebende Teilzahlung.

Wichtig: Eine Rechnung über 24 Stück wird nicht einfach als vollständig sachlich geprüft freigegeben, wenn erst 22 Stück eingetroffen sind. Zuerst ist zu klären, ob Nachlieferung, Rechnungsberichtigung oder eine vereinbarte Teilabrechnung vorgesehen ist.

Feedback: Die Bestellnummer verbindet die Belege. Eine dokumentierte Abweichung schützt vor ungeklärten Zahlungen und fehlender Ware.

Lerneinheit 7 – Recht, E-Rechnung und sichere Ablage

Dauer: 7 Minuten

Rechtsstand für den deutschen Ausbildungsfall: 11.10.2026.

Thema	Das musst Du wissen
Kaufvertrag	Rechte und Pflichten ergeben sich insbesondere aus § 433 BGB. Ob eine konkrete Bestellung bereits eine Annahme oder erst ein Angebot ist, hängt von der vorherigen Kommunikation ab.
Umsatzsteuer	Für die modellierten USB-C-Hubs gilt der Regelsteuersatz von 19 % nach § 12 Absatz 1 UStG.
Bestelldaten	Bestellnummer, Menge, Artikel, Preis, Lieferort, Termin und Freigabereferenz sind wichtige Dokumentationsfelder. Sie sind nicht pauschal ein gesetzlicher Pflichtangabenkatalog für jede Bestellung.
Rechnungsangaben	Bei einer regulären Rechnung über diesen Betrag sind unter anderem vollständige Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Menge und Art der Ware, Lieferzeitpunkt, Nettoentgelt, Steuersatz und Steuerbetrag zu prüfen.
E-Rechnung	Seit 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten 2026 noch gesetzliche Übergangsregelungen.
Rechnungsformat	Eine einfache PDF-Rechnung gilt seit 2025 nicht als strukturierte E-Rechnung im Sinne des UStG.
Aufbewahrung	Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Für empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe gelten regelmäßig sechs Jahre; Einordnung und Sonderregeln sind zu prüfen.

Wichtig zur E-Rechnung: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller im Anwendungsbereich der allgemeinen Übergangsregelung noch sonstige Rechnungen verwenden. Papierrechnungen sind dabei grundsätzlich möglich; für eine einfache PDF-Rechnung ist regelmäßig die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Für bestimmte Rechnungsaussteller verlängern sich Übergangsfristen bis Ende 2027. Einzelheiten und Ausnahmen erläutert das Bundesfinanzministerium.

Dokumentation bedeutet: Belege geordnet, unverändert beziehungsweise mit nachvollziehbarer Änderungshistorie, lesbar und dem konkreten Geschäftsvorgang zugeordnet aufbewahren.

Merksatz: Bestellungen nachvollziehbar dokumentieren heißt nicht nur Informationen speichern, sondern Entscheidungen, Änderungen und Prüfungen später erklären können.

Interaktives Falltraining

Du hast den Beschaffungsprozess kennengelernt. Jetzt bearbeitest Du Entscheidungen aus dem fiktiven Musterbetrieb.

Fall	Deine Herausforderung	Passender Wissenstest
Bedarf	Welche Menge wird wirklich gebraucht?	Quizfrage 1 und 2
Angebotsvergleich	Welcher Lieferant ist geeignet?	Quizfrage 3 und 4
Freigabe	Wer darf den Einkauf genehmigen?	Quizfrage 5
Bestellung	Welche Angaben sichern die Nachvollziehbarkeit?	Quizfrage 6
Liefertermin	Wie reagierst Du auf Änderungen?	Quizfrage 7 und 8
Wareneingang und Rechnung	Wie gehst Du mit einer Mengenabweichung um?	Quizfrage 9 und 10

Hilfen für die Fallbearbeitung

Stufe	Hilfe
Basis	Lies die jeweils betroffene Tabelle und markiere die Ausgangsdaten.
Anwendung	Vergleiche Istwert und Sollwert. Prüfe, ob eine Entscheidung dokumentiert oder neu freigegeben werden muss.
Transfer	Überlege, welche weiteren Abteilungen betroffen sind und wie Du Kosten, Termine und Vertragsbedingungen absicherst.

Interaktive Aufgaben

Quiz: Teste Dein Wissen

Genau zehn Fragen zu Bedarf, Freigabe, Menge, Liefertermin und Dokumentation.

1. Wozu dient eine interne Bestellanforderung? (Zur Mitteilung eines konkreten betrieblichen Bedarfs) (!Zur Bestätigung einer vollständig bezahlten Rechnung) (!Zum Nachweis einer bereits gelieferten Ware) (!Zur automatischen Freigabe aller Einkaufsbudgets)

2. Welche Information hilft besonders dabei, die benötigte Beschaffungsmenge zu ermitteln? (Verfügbarer Lagerbestand und tatsächlicher Bedarf) (!Farbe des Einkaufsbüros) (!Anzahl der Werbeanzeigen des Lieferanten) (!Name der verwendeten Tabellenkalkulation)

3. Wie hoch ist der Nettogesamtpreis für 24 Hubs von Lieferant Beta einschließlich Versand? (1128 Euro) (!1063 Euro) (!1115 Euro) (!1400 Euro)

4. Warum ist Lieferant Beta im Hauptfall die geeignete Wahl? (Weil Ausstattung Liefertermin und Budget passen) (!Weil Beta den niedrigsten Nettostückpreis besitzt) (!Weil die schriftliche Bestellung keine Freigabe benötigt) (!Weil alle Lieferanten die gleichen Merkmale anbieten)

5. Wer muss den Auftrag über 1342 Euro brutto nach den fiktiven Freigaberegeln genehmigen? (Teamleitung Einkauf) (!Ausschließlich die anfordernde Abteilung) (!Jede beliebige Person im Unternehmen) (!Nur die zuständige Transportfirma)

6. Welche Kombination verbessert die Nachvollziehbarkeit der Bestellung besonders? (Bestellnummer Freigabereferenz und dokumentierte Konditionen) (!Nur Produktfoto und Lieblingsfarbe) (!Nur Firmenlogo und Schriftgröße) (!Nur Werbetext und Verpackungsdesign)

7. Welchen Liefertermin nennt das ursprüngliche Angebot von Beta? (29 Oktober 2026) (!5 November 2026) (!6 November 2026) (!27 Oktober 2026)

8. Was ist richtig wenn die Auftragsbestätigung einen späteren Liefertermin enthält? (Abweichung prüfen abstimmen und Entscheidung dokumentieren) (!Änderung ohne Prüfung als vereinbart behandeln) (!Originalbestellung löschen und den Vorgang vergessen) (!Automatisch eine zweite identische Bestellung absenden)

9. Was ist bei einer Lieferung von nur 22 statt 24 Hubs richtig? (Fehlmenge dokumentieren und Nachlieferung klären) (!Alle 24 Hubs als erhalten eintragen) (!Lieferschein ohne Prüfung vernichten) (!Bestellung heimlich auf 22 Stück ändern)

10. Was ist bei einer Rechnung über 24 Hubs trotz Lieferung von nur 22 Hubs zunächst zu tun? (Abweichung im Belegabgleich klären und Zahlungsfreigabe prüfen) (!Rechnung ungeprüft vollständig bezahlen) (!Wareneingang auf 24 Stück erhöhen) (!Rechnung ohne Dokumentation löschen)

Begründetes Feedback zum Quiz

Frage	Fachliche Rückmeldung
1	Die Bestellanforderung dokumentiert den internen Bedarf. Eine externe Bestellung entsteht erst in einem späteren Prozessschritt.
2	Der tatsächliche Beschaffungsbedarf ergibt sich aus dem Bedarf unter Berücksichtigung verfügbarer Bestände und weiterer Dispositionsgrößen.
3	Die Berechnung lautet 24 × 47,00 € + 0,00 € = 1.128,00 € netto.
4	Beta erfüllt alle verbindlichen Kriterien. Ein niedriger Preis allein ersetzt keine technische Eignung und keinen passenden Termin.
5	Das Modell verlangt bei über 1.000,00 € bis 1.500,00 € brutto die Freigabe der Teamleitung.
6	Mit Bestellnummer, Konditionen und Freigabereferenz ist eine spätere Zuordnung der Belege möglich.
7	Beta nennt den 29.10.2026. Das Datum liegt vor dem spätestens benötigten 03.11.2026.
8	Eine Terminänderung darf nicht unbemerkt übernommen werden. Sie kann betrieblich und rechtlich erheblich sein.
9	Die tatsächliche Lieferung muss korrekt erfasst werden. Nur so wird die Fehlmenge sichtbar und eine Nachlieferung kontrollierbar.
10	Beim Drei-Wege-Abgleich fallen die unterschiedlichen Mengen auf. Eine Klärung ist vor der abschließenden sachlichen Freigabe notwendig.

Selbstkontrolle: Begründe jede gewählte Antwort mündlich mit einem Dokument, einem Rechenschritt oder einer betrieblichen Entscheidung.

Memory

Ordne jedem Fachbegriff die passende Bedeutung zu.

Bestellanforderung	Interne Bedarfsmeldung
Angebotsvergleich	Bewertung von Lieferantenangeboten
Bestellfreigabe	Betriebliche Genehmigung
Bestellnummer	Eindeutige Vorgangskennzeichnung
Liefertermin	Vereinbarter Anlieferungszeitpunkt
Auftragsbestätigung	Rückmeldung zum Bestellauftrag
Wareneingang	Kontrolle der angekommenen Waren
Rechnungsabgleich	Prüfung von Belegen und Beträgen

Drag and Drop

Ordne die Dokumente und Vorgänge ihrer Funktion zu.

Ordne die richtigen Begriffe zu.	Funktion im Beschaffungsprozess
Bedarfsmeldung	Bedarf innerhalb des Unternehmens erfassen
Angebot	Konditionen eines potenziellen Lieferanten darstellen
Genehmigung	Einkaufsentscheidung intern autorisieren
Bestellung	Ware zu vereinbarten Konditionen anfordern
Bestätigung	Rückmeldung zum erhaltenen Auftrag prüfen
Lieferschein	Gelieferte Artikel und Mengen nachvollziehen
Rechnung	Berechnete Leistung und Zahlungsbetrag kontrollieren
Archivierung	Unterlagen geordnet und nachvollziehbar aufbewahren

Kreuzworträtsel

Freigabe	Wie heißt die betriebliche Genehmigung eines Einkaufs?
Liefertermin	Welcher Begriff bezeichnet den vereinbarten Anlieferungszeitpunkt?
Lieferschein	Welches Dokument begleitet üblicherweise eine Warenlieferung?
Angebotsvergleich	Wie heißt die Gegenüberstellung verschiedener Lieferantenangebote?
Bestellnummer	Welche Kennzeichnung ermöglicht die eindeutige Zuordnung einer Bestellung?
Rechnung	Welches Dokument wird mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen?

LearningApps

Suche nach weiteren Übungen zum Bestellvorgang:

Dies ist eine thematische Suchansicht und kein Nachweis für eine bereits vorhandene einzelne Lern-App.

Lückentext

Eine interne

beschreibt den betrieblichen Bedarf.

Vor dem Einkauf wird die benötigte

festgestellt.

Mit einem

werden unterschiedliche Lieferantenangebote bewertet.

Für elektronische Hubs gilt im Modell ein Umsatzsteuersatz von

Prozent.

Die betriebliche Genehmigung heißt

.

Jede Bestellung erhält eine eindeutige

.

Das gewünschte Datum für die Warenanlieferung nennt man

.

Eine Rückmeldung des Lieferanten zum Auftrag kann als

erfolgen.

Beim Eintreffen der Waren erfolgt die

.

Das Dokument mit den gelieferten Positionen heißt

.

Die Gegenüberstellung von Bestellung, Lieferung und Rechnung nennt man

.

Geschäftsunterlagen müssen entsprechend den geltenden Vorschriften

werden.

Offene Aufgaben

Bearbeite die Aufgaben selbstständig, in Partnerarbeit oder als Ausbildungsprojekt. Nutze für alle schriftlichen und medialen Produkte nur fiktive Geschäftsdaten.

Leicht – Basisaufgaben

Bedarfsermittlung: Zeichne ein einfaches Schaubild, das erklärt, wie aus dem Gesamtbedarf und dem Lagerbestand der Beschaffungsbedarf entsteht.
Bestellanforderung: Gestalte eine digitale Bedarfsmeldung für 24 USB-C-Hubs mit Artikel, Menge, Termin und anfordernder Abteilung.
Bestellfreigabe: Entwirf eine Freigabe-Checkliste mit mindestens sechs überprüfbaren Feldern.
Geschäftskommunikation: Verfasse eine kurze fiktive E-Mail, in der Du den Lieferanten um schriftliche Bestätigung von Menge und Liefertermin bittest.

Basisfeedback: Deine Unterlagen sind gelungen, wenn ein anderer Auszubildender den Bedarf und die zuständige Freigabestelle ohne zusätzliche Rückfragen erkennen kann.

Standard – Anwendungsaufgaben

Angebotsvergleich: Berechne alle drei Bruttogesamtpreise selbst und erstelle eine visuelle Vergleichstabelle mit einer begründeten Lieferantenentscheidung.
Bestellung: Erstelle ein vollständiges internes Muster einer Bestellung für Beta mit Freigabereferenz, Artikelbeschreibung, Menge, Konditionen und Termin.
Telefontraining: Produziere ein fiktives Audio-Rollenspiel von höchstens 90 Sekunden über die Klärung einer Lieferterminabweichung und fertige anschließend eine Gesprächsnotiz an.
Wareneingangskontrolle: Dokumentiere die Lieferung von 22 statt 24 Hubs in einem Wareneingangsprotokoll und formuliere eine sachliche Nachricht zur Fehlmenge.

Anwendungsfeedback: Gute Arbeit erkennst Du daran, dass Deine Berechnungen stimmen, Du nichts ohne Freigabe änderst und jeder Vorgang einer Bestellnummer zugeordnet ist.

Schwer – Transferaufgaben

Lieferantenbewertung: Entwickle eine Bewertungsmatrix mit Preis, Qualität, Lieferzuverlässigkeit und Nachhaltigkeit. Begründe die Gewichtung und prüfe, ob die Entscheidung für Beta bestehen bleibt.
Lieferverzug: Der Lieferant kündigt eine Lieferung erst nach dem Schulungsstart an. Entwickle drei realistische Handlungsalternativen und bewerte deren Kosten, Risiken und Auswirkungen.
Internes Kontrollsystem: Entwirf einen digitalen Beschaffungsprozess mit Rollen, Freigaberegeln, dokumentierten Versionen, Terminüberwachung und einer Kontrolle gegen doppelte Bestellungen.
Prozessoptimierung: Erstelle ein dreiminütiges Lernvideo oder ein interaktives Szenario, das zeigt, wie eine fehlende Freigabe, eine falsche Bestellmenge und eine unbemerkte Terminänderung verhindert werden können.

Transferfeedback: Überzeugende Lösungen berücksichtigen nicht nur den Preis, sondern auch Zuständigkeiten, Lieferfähigkeit, dokumentierte Entscheidungen und nachvollziehbare Risiken.

Gestufte Lernunterstützung

Nutze die Hilfen nur so weit, wie Du sie brauchst.

Niveau	Leitfragen	Qualitätsmerkmal
Basis	Was wird benötigt? In welcher Menge? Bis wann?	Bedarf richtig und vollständig erfasst
Anwendung	Welcher Lieferant passt? Wer gibt frei? Welche Belege gehören zusammen?	Rechenweg, Freigabe und Zuordnung nachvollziehbar
Transfer	Was geschieht bei einer Abweichung? Welche Alternativen gibt es?	Entscheidung begründet, Risiken bewertet und Maßnahmen dokumentiert

Peer-Feedback: Tauscht Eure Ergebnisse aus. Prüft gegenseitig, ob die Mengen, Berechnungen, Freigaben und Liefertermine verständlich dokumentiert sind. Nennt jeweils eine Stärke und eine konkrete Verbesserung.

Lernkontrolle

Diese Aufgaben prüfen Zusammenhänge und Transferleistungen, nicht nur auswendig gelerntes Faktenwissen.

Bestellprozess: Erkläre, warum eine fehlerfreie Bestellung trotzdem zu Problemen führen kann, wenn die Auftragsbestätigung nicht geprüft wird.
Qualitativer Angebotsvergleich: Untersuche, weshalb ein günstiger Lieferant mit unpassenden technischen Merkmalen wirtschaftlich nachteilig sein kann.
Vier-Augen-Prinzip: Bewerte, welche Risiken entstehen, wenn dieselbe Person einen Bedarf meldet, den Einkauf freigibt und die Rechnung sachlich prüft.
Lieferterminüberwachung: Entwickle einen Maßnahmenplan für eine angekündigte Terminüberschreitung, bei dem auch die anfordernde Abteilung informiert wird.
Wareneingang: Beschreibe, wie Du vorgehst, wenn zwar die richtige Menge geliefert wird, aber ein Teil der Ware beschädigt ist.
Rechnungsprüfung: Erläutere, warum eine rechnerisch richtige Rechnung sachlich trotzdem falsch sein kann.
Digitale Dokumentation: Vergleiche eine ungeordnete E-Mail-Ablage mit einer vorgangsbezogenen Dokumentation und erkläre die Auswirkungen auf Nachvollziehbarkeit und Fehlerkontrolle.

Bewertungsraster:

Kriterium	Woran Du eine überzeugende Lösung erkennst
Fachliche Richtigkeit	Betriebliche und rechtliche Begriffe werden korrekt unterschieden.
Wirtschaftlichkeit	Die Entscheidung berücksichtigt Kosten, Leistung und Termin.
Nachvollziehbarkeit	Belege und Entscheidungen lassen sich einem Vorgang zuordnen.
Problemlösung	Abweichungen werden erkannt und passende Maßnahmen entwickelt.
Begründung	Die Empfehlung wird anhand konkreter Fakten und möglicher Folgen erklärt.

Lernnachweis

Für Deinen Lernnachweis erstellst Du eine fiktive digitale Beschaffungsakte.

Sie soll Folgendes enthalten:

Bestellanforderung mit Bedarfsbegründung, Menge und Termin.
Angebotsvergleich mit den drei Lieferanten und überprüfbaren Berechnungen.
Lieferantenauswahl mit begründeter Entscheidung.
Freigabeprotokoll mit berechtigter Rolle, Entscheidung und Zeitstempel.
Bestellung mit Bestellnummer, Menge, Artikelbeschreibung, Preis und Lieferbedingungen.
Gesprächsnotiz oder selbst entwickeltes Rollenspiel zur Lieferantenkommunikation.
Auftragsbestätigung und Dokumentation möglicher Änderungen.
Wareneingangsprotokoll mit einer fiktiven Mengenabweichung.
Rechnungsprüfung mit nachvollziehbarem Drei-Wege-Abgleich.
Reflexion über einen möglichen Prozessfehler und eine konkrete Verbesserung.

Bewertung: Fachliche Richtigkeit 30 %, kaufmännische Anwendung 25 %, vollständige Dokumentation 25 %, begründete Problemlösung 20 %.

Erfolgreich abgeschlossen: Wenn Du die fiktive Bestellung vom ursprünglichen Bedarf bis zur Klärung der Rechnungsabweichung anhand Deiner Unterlagen lückenlos erklären kannst.

OERs zum Thema

Wikipedia: Beschaffung

Weitere Grundlagen:

Bestellung – Wikipedia

Angebotsvergleich – Wikipedia

Beschaffungsstrategie – Wikipedia

Videokurs Lehmkuhl: Beschaffung – YouTube-Playlist

Frei zugängliches Unterrichtsmaterial:

HubbS: Kaufleute für Büromanagement – ABC-Analyse, Unterrichtsmaterial der Georg-August-Universität Göttingen, CC BY-SA 4.0.

HubbS: Beschaffungsprozesse optimieren, Zentrum für Schulqualität und Lehrerbildung Baden-Württemberg, CC BY-NC 4.0.

Die Nutzungsrechte externer Unterrichtsmaterialien sind jeweils eigenständig zu beachten.

Videovertiefung – Nachhaltigkeit im Einkauf

Film: „Nachhaltige Beschaffung ist das neue Normal!“ – Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung beim Beschaffungsamt des BMI und beteiligte Bundesländer.

Transferfrage: Welche Umwelt- und Sozialkriterien könntest Du bei einem privaten betrieblichen Einkauf zusätzlich berücksichtigen?

Einordnung: Der Film behandelt nachhaltige öffentliche Beschaffung. Die besonderen Regeln öffentlicher Vergabeverfahren werden nicht auf den fiktiven privaten Musterbetrieb übertragen.

Geprüfte fachliche Quellen

Rechtsstand: 11. Oktober 2026. Die folgenden Quellen sind amtliche Gesetzestexte beziehungsweise Erläuterungen des Bundesfinanzministeriums.

Rechtsquelle	Relevanz für den Kurs
§ 145 BGB	Bindung an einen Vertragsantrag
§ 150 BGB	Abändernde Annahme und neuer Antrag
§ 433 BGB	Pflichten aus dem Kaufvertrag
§ 377 HGB	Untersuchungs- und Rügepflicht beim beiderseitigen Handelsgeschäft
§ 12 UStG	Regelsteuersatz von 19 %
§ 14 UStG	Rechnung und Rechnungsangaben
§ 147 AO	Ordnungsgemäße Aufbewahrung und Fristen
§ 257 HGB	Aufbewahrung kaufmännischer Unterlagen
BMF – Fragen und Antworten zur E-Rechnung	E-Rechnungsformate, Empfang und Übergangsregelungen

Abgrenzung: Die Freigabegrenzen, Geschäftspartner, Angebote, Produktanforderungen, Termine und Belegnummern des Ausbildungsfalls sind bewusst erfunden. Sie sind keine amtlichen Vorgaben. Für echte Geschäftsvorgänge sind die dann geltenden Rechtsvorschriften, betrieblichen Prozesse und Vertragsbedingungen erneut zu prüfen.

Mediennachweise und Nutzungsrechte

Die folgenden Bilddateien wurden anhand ihrer Wikimedia-Commons-Dateiseiten ausgewählt. Die Dateien sind hier unverändert eingebunden. Die verlinkten Lizenzbedingungen, insbesondere Namensnennung und gegebenenfalls Weitergabe unter gleichen Bedingungen, sind bei einer eigenen Weiterverwendung zu beachten.

Bilddatei auf Wikimedia Commons	Urheber und Lizenz
Purchase-order-icon.svg	Pjspacher – CC BY-SA 4.0
USB C Hub.png	Dieter1968 – CC BY-SA 4.0
USB-C Hubb 5 portar.jpg	Khalid Bencherifa – CC BY-SA 4.0
Checkmarkok.svg	VizData – CC0 1.0
P2P Process flow – Create Purchase Order	JanVajsejtl – CC BY-SA 4.0
Telephone fixe.jpeg	Griffoooo94 – CC BY-SA 3.0
Calendar-icon.svg	RainKi – CC0 1.0
Lagerregale und Transportwagen	Nenad Stojković / Shixart1985 – CC BY 2.0
Kommissionieren mit Barcode-Scanner	MicroSYST Systemelectronic GmbH – CC BY-SA 4.0
Invoice html form screenshot.png	Rikulpatel1 – CC0 1.0

Lizenztexte:

YouTube-Medien: Die drei eingebundenen Videos stammen von Wucato, Würth Industrie Service sowie aus dem Projekt zur nachhaltigen Beschaffung des Beschaffungsamts des BMI. Ihre Quellen beziehungsweise Herausgeberseiten wurden recherchiert. Für sie wurde keine freie OER-Lizenz festgestellt. Die Einbettung erfolgt als YouTube-Player, nicht durch Übernahme oder Neuveröffentlichung der Videodateien. Eine dauerhafte Verfügbarkeit und Einbettbarkeit kann nicht garantiert werden.

Datenschutz und Mediennutzung: Externe Videoplayer können Daten an die jeweilige Plattform übertragen. In der Ausbildung sollte die Wiedergabe entsprechend den Datenschutz- und Einwilligungsregeln der Bildungseinrichtung erfolgen. Alle betrieblichen Übungen funktionieren auch ohne Aufruf der externen Videos.

Verknüpfte Lernbereiche

Beschaffung

Das Wichtigste in einem Satz:

Ein guter Bestellvorgang verbindet Bedarf, Menge, Lieferant, Freigabe, Preis, Liefertermin und überprüfbare Belege zu einer nachvollziehbaren kaufmännischen Entscheidung.